Comment améliorer votre gestion du temps: 5 FONDAMENTAUX - Temps Action

Utilisez-vous les 5 fondamentaux d’une bonne gestion du temps ?

N’avez-vous jamais souhaité avoir plus de temps dans vos journées occupées ?

Chaque jour, la liste des tâches à faire semble s’allonger.

Pour tenir bon, vous faites 10 choses à la fois. Les broutilles se mélangent aux priorités.

Mais le soir venu, seul une fraction de ce qui était prévu est fait, et pas forcément le plus important.

Et vous ne voyez pas très bien comment vous en sortir sans déborder sur les heures en dehors du boulot…

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez accomplir plus de ce qui compte pour vous, sans forcément passer encore plus d’heures à travailler.

En modifiant votre gestion du temps, vous serez surpris de voir à quel point vous pouvez rentabiliser vos journées.

Alors voyons ensemble les 5 fondamentaux pour affûter votre efficacité et trouver une place pour vos priorités dans un quotidien trépidant.

Les fondamentaux de la gestion du tempsRévisons les bases…

1/ Se fixer des objectifs

Comment bien gérer son temps si on ne sait pas où on va ?

Un objectif vous donne une direction, un cap à tenir.

C’est le processus simple qui permet de transformer une vague idée, ou un but trop général, en résultat concret que vous voulez atteindre.

Que ce soit un objectif :

  • Annuel : parler couramment anglais pour réussir mon voyage d’affaire à Londres le 6 décembre
  • Mensuel : développer 3 nouveaux partenariats pour promouvoir mon activité de traiteur à domicile
  • Ou hebdomadaire : rédiger un article de 2000 mots sur les 7 points à vérifier avant d’acheter un terrain

Notez les exemples ci-dessus. Ils permettent de se focaliser précisément sur le résultat voulu.

Pour définir un objectif efficace, la clé est de le rendre spécifique et de l’exprimer clairement.

Pour aller plus loin, consultez l’article « Comment lancer un projet et le mener à terme avec la technique du shunt » qui vous explique en détail comment faire ça.

Mais attention, pas spécifique sur n’importe quoi !

Le but, c’est que les objectifs que vous fixez servent directement vos missions, le développement de vos affaires ou vos aspirations personnelles.

Mais ce n’est pas tout.

Votre objectif à moyen ou long terme (1 an, 3 ans ou même 5 ans) est là aussi pour vous pousser à l’action et vous éviter de remettre au lendemain.

C’est votre principale source de motivation, celle qui vous permet de démarrer et de poursuivre même dans les moments difficiles.

Vous pourrez avoir des revers, mais votre objectif, s’il est bien conçu, fera son job : vous botter l’arrière train pour relancer la machine.

L’idée, c’est qu’en vous remémorant à intervalle régulier ce qui est réellement en jeu, vous soyez enthousiaste à l’idée d’avancer et de progresser dans sa réalisation.

C’est pourquoi il est crucial de le définir de façon claire et précise, pour qu’il vous parle, déclenche une image mentale motivante et nourrisse votre envie d’aller de l’avant.

2/ Définir ses priorités

Ok, vous avez des tas de choses à faire. La vie quotidienne est bourrée de tâches, d’obligations, d’interactions en tout genre.

Mais elle est aussi pleine de distractions, d’urgences déguisées et de choses qui vous font perdre du temps à vos dépens. Et vous éloigne de ce qui compte vraiment.

Ce qu’il faut saisir, c’est que vos journées sont rythmées par les choix directs que vous faites et dont vous prenez la responsabilité.

Autrement dit, décider d’accorder votre temps et votre attention à une tâche, c’est aussi renoncer à une autre.

La question est, faites-vous le bon choix ?

Pour vous faciliter la vie, rien ne vous interdit d’adopter un système qui vous assure :

  1. De passer plus de temps sur les choses les plus utiles et les plus importantes pour vous (et notamment vos objectifs au travail comme dans la vie)
  2. De vous éviter d’être pris (de plein gré ou non) dans des activités qui vous occupent certes, mais au final ne vous apportent pas grand-chose.

Pour ça, vous pouvez utiliser un système simple basé sur la matrice d’Eisenhower :

Cet outil vous aidera à prendre des décisions éclairées et séparer “le bruit” des priorités qui comptent.

Conclusion : avant de vous lancer à corps perdu dans la première activité venue ou de dire oui machinalement, demandez-vous si vous n’allez pas perdre votre temps et surtout, quels bénéfices vous allez en retirer.

3/ Se fixer une limite de temps

Limiter une tâche dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce qu’on fait.

Sans cela, vous pouvez aussi bien mettre 20 minutes que 2 jours pour rédiger un rapport d’une page.

Imaginez un match de football sans limite de temps. Ou bien le facteur qui vous dit « je passerais peut-être demain, ou quand j’aurais le temps. » C’est absurde !

Il en va de même avec vos activités professionnelles et personnelles. Donnez-vous autant que possible une échéance pour les tâches importantes que vous devez réaliser.

Par exemple :

  • Rédaction du rapport sur les indicateurs de performance : 2h
  • Ou encore programmer la nouvelle interface de paiement : 5 fois 60 minutes

Vous vous adapterez naturellement pour faire ce qu’il faut dans le temps imparti.

Et quand bien même vous finissez après la sonnerie, rassurez-vous. Vous avez 9,9 chances sur 10 d’avoir fini plus vite que si vous n’aviez aucune limite.

Et surtout, vous vous évitez une suite de report embarrassante.

4/ Planifier

Le mot qui fait peur. Et pourtant…

Planifier votre semaine et vos journées vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos activités. Et cette vue sera bien meilleure ainsi qu’en gardant tout dans votre tête ou sur des bouts de papier égarés.

En plus de vous faire gagner en sérénité, cela peut faire une grande différence sur la quantité de choses accomplies dans un même laps de temps.

Il est inutile de tout planifier dans vos listes ou dans votre agenda. Assurez-vous d’y mettre les événements datés, les tâches importantes et celles qui vous avancent vers la réalisation de vos objectifs.

Normalement, vous avez déjà fait un tri en priorisant vos activités. Prochaine étape, les planifier.

Souvenez-vous. Ce qui compte, ce n’est pas d’être sans arrêt occupé, c’est de s’attacher à faire les bonnes choses, celles qui vous apportent des résultats concrets dans votre travail et votre vie.

Quelle méthode utilisée en pratique ?

  • Ou une simple liste avec les 3 tâches les plus importantes du jour…

Choisissez celle qui s’adapte à vos besoins personnels et votre activité.

5/ Réaliser une tâche à la fois

De nos jours, on est capable de bosser sur un projet, lire ses e-mails, répondre au téléphone et consulter sa page Facebook en même temps. Bienvenue dans le monde moderne !

Beaucoup pensent être plus efficaces parce qu’ils sont capables de faire plusieurs choses en même temps.

Malheureusement, ce n’est pas en étant “un multi-tâches du 21ème siècle” qu’on réalisera les choses avant les autres, et surtout pas mieux que les autres. La pile d’études menées sur le sujet va dans ce sens.

Bien entendu, il est possible de mener plusieurs projets de front. C’est d’ailleurs le lot quotidien de certains d’entre nous.

Tout comme on peut s’aménager des créneaux quotidiens pendant lesquels on s’autorise à faire plusieurs choses en même temps sans restriction.

Mais les études le montrent : nous sommes bien plus efficaces, alertes et concentrés en finissant chaque tâche avant de passer à une autre.

Les professeurs David L. Strayer et Jason M.Watson de l’université de l’Utah ont démontré que moins de 3% des gens seraient capables de faire plusieurs choses en même temps sans affecter leur vigilance et leur concentration.

Il existe même des astuces pour que toutes ces choses qui appellent au multi-tâches (téléphone, email, etc) soient faites de façon bien plus productives.

Mais pour l’heure, retenez ceci : courir plusieurs lièvres en même temps est le meilleur moyen de se disperser.

Autre effet bénéfique, cela vous évitera de devoir revenir à une tâche oubliée sur laquelle vous n’avez pas travaillé depuis longtemps.

Car faire plusieurs choses en même temps, c’est aussi démarrer des tâches qui seront laissées de côté comme un vieux reste de pizza séché.

Et quand vous voudrez enfin les boucler, il vous faudra retrouver les documents, vous familiariser avec, préparer tout ce dont vous avez besoin, et enfin commencer…

Donc, rappelez-vous que faire une chose à la fois rapporte plus en terme d’efficacité et de satisfaction que de faire du multitâche ou de sauter d’une chose à l’autre toutes les 5 minutes.

D’autant que le monotâche vous permet d’accentuer le plaisir et d’accéder à “l’expérience optimale.”

5 briques qui forment l’ABC d’une gestion du temps optimale

En n’utilisant ne serait-ce qu’un seul de ces éléments, vous pouvez déjà accroître votre capacité à faire plus de ce qui compte pour vous.

Si vous travaillez de façon diffuse tout au long de la journée, ajouter une limite de temps à vos tâches par exemple rendra vos séances de travail plus productives.

Mais c’est en combinant ces 5 éléments que les meilleurs résultats se produiront.

Parce que, soyons franc.

Ce que vous voulez, ce n’est sûrement pas de courir dans tous les sens, d’une urgence à l’autre, sans avoir un temps pour vous. Vous savez, ce sentiment d’être à la merci des événements.

Mais plutôt de retrouver un contrôle sur les choses, en ayant du temps à consacrer à vos projets, à vous-même ou à vos proches.

Parce qu’il ne s’agit pas seulement de gagner en efficacité, mais aussi de donner du sens à ses actions quotidiennes.

Je ne dis pas que c’est facile tous les jours.

Mais si vous mettez en pratique ces 5 briques dans vos activités, vous serez en bonne voie pour être véritablement satisfait de vos journées.

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38 commentaires
Catherine dit

Bonjour,
je participe à l’opération “echange de lien” par Cedric Vimeux et je viens de mettre un lien vers cette page dans mon article : http://www.surleplateau.com/catbuz/?p=1038
j’espère que cette action vous apportera un maximum de visiteur.
cordialement Catherine
Catherine a publié récemment..Un exemple d’annonce pour avoir de nouveaux filleuls (recruter)

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    Clément dit

    Bonjour Catherine,

    Merci d’avoir fait un lien vers cet article. C’est très sympa 🙂

    La gestion du temps est un domaine important, quelle que soit l’activité qu’on exerce.

    Très bonne journée.

    Clément

    Répondre
Linette de lecture active dit

Je confirme, j’ai la même vision : se fixer un objectif est la première des choses à faire

sinon, la perte de temps – pas toujours désagréable cela dit – n’est pas loin
Linette de lecture active a publié récemment..Un premier frein à la lecture rapide : la vocalisation … et la subvocalisation !

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    Clément dit

    Bonjour Linette,

    Oui, la gestion du temps passe aussi par là. Un objectif clair et bien défini, ça aide !

    Bonne journée

    Clément

    Répondre
Gestion du temps dit

Bonjour,

il est vrai qu’il est important de se fixer des objectifs dans le temps. Pour ma part, lorsque je me mets à travailler, pendant une heure je suis assidu à ma tâche puis je prends 15 à 30 minutes pour me détendre. C’est un cycle que j’ai trouvé efficace pour être productif.

Ce qui m’a marqué dans cet article c’est le paragraphe « Réalisez une tâche à la fois ».

C’était un de mes principal problème auparavant, je faisais plein de choses à la fois et j’avais du mal à aboutir. Aujourd’hui en ne faisant qu’une tâche à la fois cela me permet une gestion du temps bien plus pointu car je sais plus ou moins quand ce sera terminé.

À bientôt ; –)
Éric
Gestion du temps a publié récemment..Comment se motiver, 5 conseils pour atteindre vos objectifs, par un coach en communication.

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    Clément dit

    Bonjour Éric,

    Oui, il n’est pas toujours facile de s’en tenir à une tâche à la fois. C’est facile de se disperser, d’avoir envie de faire plein de choses en même temps. Sans compter les distractions qui sont à portée de main.

    Mais c’est pourtant comme ça qu’on avance le mieux 🙂

    Merci pour ton commentaire.

    Clément

    Répondre
Ilyasse dit

je trouve cet article sur la gestion du temps très intéressant!Surtout la recommandation de se donner une limite de temps! Je crois c’est primordiale si on veut gagner ene efficacité!

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    Clément dit

    Merci pour ton commentaire Ilyasse !

    Bonne journée.

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appel d'offre Tunisie dit

J’ai l’habitude d’écrire un certain nombre de tâches sur du papier avec l’intention de pouvoir les terminer tous. La faute commise est que cette liste n’est pas mise à jour. Donc, j’ai l’intention de faire une nouvelle liste chaque dimanche.

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Sinda dit

c’est aussi important de publier les differentes sources de perte de temps. Merci

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Jean-Luc (de Moralotop) dit

Oui, Clément, j’ajoute ceci : bien distinguer l’urgent de l’important.

Les deux n’ont pas la même valeur et se tromper dans le choix des priorités, c’est perdre en efficacité !
Jean-Luc (de Moralotop) a publié récemment..Urgent et important : gestion du temps (suite)

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    Clément dit

    Bonjour Jean-Luc,

    Effectivement, c’est une nuance importante !

    Merci pour ton commentaire.

    Clément

    Répondre
MOUNIR dit

J AI UN PROBLEME DE GETION DE TRAVAIL DE LANGUE

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Tissa dit

Merci pour ces informations, même si on dirait nombreux sont de bonne méthode pour avoir une bonne gestion de temps.

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Arnaud dit

Interessant

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    Clément dit

    Merci Arnaud.

    Répondre
Mike dit

le temps est une ressource rare. le temps libre est du gaspillage.
une bonne gestion du temps permet d’atteindre ses objectifs de vie.
créer des revenus complémentaires consiste aussi à bien utiliser son temps.

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Nicolas dit

Bonjour Clément et merci pour cet excellent article sur la gestion du temps.

Je trouve d’ailleurs que la gestion du temps est une illusion. Je préfère gestion des priorités.

Je suis tout à fait d’accord avec vous sur la focalisation sur une tâche.

En effet, la technologie nous permet de réaliser de plus en plus de choses. En même temps, elle nous maintient dans un état de déconcentration permanente: message par ci, notification par là…

La productivité commence donc par débrancher tout ce bruit et nous concentrer sur une seule tâche importante qui fait réellement avancer notre business.

Qu’en pensez-vous Clément?

Cordialement,
Nicolas

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Armand dit

la gérance de temps est le secret d’une vie équilibre. Merci pour les conseils.

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Otpm dit

Bonjour, intéressant article!
La gestion du temps permet à chacun d’être bien organisé et d’avoir une vie équilibrée!

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@SoulJOfficiel dit

Très intéressant ça
Les cinq fondamentaux du temps http://t.co/YBf6oPRXA7

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@cElissagaray dit

Les 5 fondamentaux d’une bonne gestion du temps | Temps Action http://t.co/rjXJkWcBfI via @TempsAction

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ramzi dit

super article

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HAMMOUDI NEJIB dit

BONJOUR
JE VOUS PRIE DE ME RENSEIGNER SUR LES OUTILS DE GESTION DU TEMPS POUR LES PLANIFICATIONS SUIVANTES :
* planifier les congés du personnel
* planifier les activités journalières du directeur
* planifier votre semaine de travail
* planifier les rendez-vous et les appels téléphoniques
* planifier les réunions du directeur
cordialemnent

Répondre
    Clément dit

    Bonjour,

    Merci pour votre message.

    Pour ce qui concerne les activités du jour, de la semaine… Vous avez plusieurs possibilités et celle qui vous choisirez dépend de votre activité professionnelle, mais aussi de vos préférences :

    – listes de tâches sous Word, sous google (avec google drive), outlook, un petit carnet, un agenda ou encore en utilisant une application de gestion de tâches en ligne

    Pour les rendez-vous et réunions, un agenda papier ou électronique (agenda google ou outlook par exemple)

    En ce qui concerne la gestion des congés du personnel, je n’ai pas d’outil précis à vous conseiller car je ne gère pas une PME.

    Maintenant, vous pouvez vous tourner vers les outils couramment utilisés par les sociétés comme la vôtre.

    Pour commencer, une simple recherche sur Google pourra vous aiguiller.

    Voilà quelques résultats qui pourraient vous intéresser :

    https://www.google.com/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=outil%20planification%20cong%C3%A9%20du%20personnel

    Vous avez déjà au moins 3 outils sur la 1ère page (dont certains gratuits).

    Bonne journée,
    Clément

    Répondre
      Imane dit

      Bonjour tout le monde j’aime cette site et merci pour donner des annonces pour nous

      MERCI

      Répondre
Jonas SEURGONDA PATEDJORE SOUDY dit

Votre article est super. Il aidera vraiment dans la gestion efficace et efficiciente du temps.

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claude-ballard dit

salut
la gestion du temps es simplement notre organisation personnel .lorsque tout est planifier alors notre temps aussi es bien geré

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Isabelle dit

Très bon article qui place l’essentiel au coeur de nos actions. Nous avons tous tendance à nous disperser en tâches inutiles et à souvent prioriser les tâches plaisantes. Nous devons travailler en permanence avec une boussole d’objectifs et de priorités pour éviter de nous perdre. Je rajouterai d’autres conseils comme faire des pauses, varier ses tâches, sur-estimer le temps prévu etc…

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    Clément dit

    Merci pour ce commentaire isabelle.

    Répondre
Aboubacar dit

Bonjour.
Le vendredi, nous avions traiter ce thème sur la fixation des objectifs à Bamako. Mais avant je voulais m’informer un peu sur le sujet et j’ai trouvé votre article plaisant et enrichissant. Il est claire, de se donner des échéances dans toute chose qu’on fait surtout le plus important pour ne pouvoir dépendre de qui que ce soit en Afrique.

Répondre
Bruno Sha. dit

Merci, votre article est bon. Je voudrais savoir comment la gestion de temps peut se faire dans une université ou institut supérieur et quelles sont les difficultés auxquelles peuvent se buter les dirigeants, surtout africains? Pourquoi?

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    Clément dit

    Merci Bruno.

    Un dirigeant est confronté au problème de la gestion des priorités.

    Si sa porte est ouverte en permanence à ses employés, son équipe, ses managers, il laisse aux autres la liberté de l’interrompre quand bon leur chante.

    Et donc de traiter urgence après urgence.

    Ce qui créé de la confusion, le sentiment d’être débordé et de devoir gérer tout en même temps.

    Il faut donc avoir la capacité de se ménager des périodes proactives (pendant lesquels on fait avancer ses projets, la stratégie d’entreprise…) au cours de la semaine. C’est à dire des blocs de temps qu’on se réserve et qui sont notés dans son agenda.

    Et éviter de rester en mode “réactif” toute la journée face aux demandes de toute part.

    Répondre
david dit

Merci Pour Ce 5 Conseils Se Vraiment Utile

Répondre
    Clément dit

    Merci David.

    Répondre
Loobens dit

Bonsoir!absolument toutes les choses que vous disez dans la gestion du temps ce très importante à mon avis si vous vous pourriez envoyer ce dument pour moi par email celame rendrais plus éfficace dans ma vie.

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Patricia dit

Article très instructif, il me sera d’une Grande utilité.Merci

Répondre
    Clément dit

    Merci Patricia.

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