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Gestion du temps : 5 piliers pour faire plus en moins de temps
Si seulement vous aviez plus de temps dans vos journées…
Chaque jour, la liste des tâches à faire semble s’allonger. A l’infini.
Pour tenir bon, vous faites 10 choses à la fois. Les broutilles se mélangent aux priorités.
Mais le soir venu, seul une fraction de ce qui était prévu est fait. Et pas forcément le plus important.
Et vous ne voyez pas très bien comment vous en sortir sans déborder sur les heures en dehors du boulot…
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez accomplir plus de ce qui compte pour vous. Sans forcément passer encore plus d’heures à travailler.
En modifiant votre gestion du temps, vous serez surpris de voir à quel point vous pouvez rentabiliser vos journées.
Alors voyons ensemble les 5 piliers pour doper votre efficacité.
Et pour accomplir vos priorités dans un quotidien trépidant.
Révisons les bases…
PDF Bonus : Téléchargez la fiche action gratuite qui vous montre comment appliquer point par point ces 5 fondamentaux de la gestion du temps. Avec un exemple concret.
1/ Se fixer des objectifs précis
Comment bien gérer son temps si on ne sait pas où on va ?
Un objectif vous donne une direction, un cap à tenir.
C’est le processus simple qui permet de transformer une vague idée, ou un but trop général, en résultat concret que vous voulez atteindre.
Que ce soit un objectif :
- Annuel : parler couramment anglais pour réussir mon voyage d’affaire à Londres le 6 décembre
- Mensuel : développer 3 nouveaux partenariats pour promouvoir mon activité de traiteur à domicile
- Ou hebdomadaire : rédiger un article de 2000 mots sur les 7 points à vérifier avant d’acheter un terrain
Notez les exemples ci-dessus. Ils permettent de se focaliser précisément sur le résultat voulu.
Pour définir un objectif efficace, la clé est de le rendre spécifique et de l’exprimer clairement.
Pour aller plus loin, consultez l’article « Comment atteindre ses objectifs en 2024 » qui vous explique en détail comment faire ça.
Mais attention, pas spécifique sur n’importe quoi !
Le but, c’est que les objectifs que vous fixez servent directement vos missions, le développement de vos affaires ou vos aspirations personnelles.
Mais ce n’est pas tout.
Votre objectif à moyen ou long terme (1 an, 3 ans ou même 5 ans) est là aussi pour vous pousser à l’action et vous éviter de remettre au lendemain.
C’est votre principale source de motivation, celle qui vous permet de démarrer et de poursuivre même dans les moments difficiles.
Vous pourrez avoir des revers, mais votre objectif, s’il est bien conçu, fera son job : vous botter l’arrière train pour relancer la machine.
L’idée, c’est qu’en vous remémorant à intervalle régulier ce qui est réellement en jeu, vous soyez enthousiaste à l’idée d’avancer et de progresser dans sa réalisation.
C’est pourquoi il est crucial de le définir de façon claire et précise. Pour qu’il vous parle, déclenche une image mentale motivante et nourrisse votre envie d’aller de l’avant.
2/ Définir ses priorités
Ok, vous avez des tas de choses à faire. La vie quotidienne est bourrée de tâches, d’obligations, d’interactions en tout genre.
Mais elle est aussi pleine de distractions, d’urgences déguisées et de choses qui vous font perdre du temps à vos dépens. Et vous éloigne de ce qui compte vraiment.
Ce qu’il faut saisir, c’est que vos journées sont rythmées par les choix directs que vous faites et dont vous prenez la responsabilité.
Autrement dit, décider d’accorder votre temps et votre attention à une tâche, c’est aussi renoncer à une autre.
La question est, faites-vous le bon choix ?
Pour vous faciliter la vie, rien ne vous interdit d’adopter un système qui vous assure :
- De passer plus de temps sur les choses les plus utiles et les plus importantes pour vous (et notamment vos objectifs au travail comme dans la vie)
- De vous éviter d’être pris (de plein gré ou non) dans des activités qui vous occupent certes, mais au final ne vous apportent pas grand-chose.
Pour ça, vous pouvez utiliser un système simple basé sur la matrice d’Eisenhower :
Cet outil vous aidera à prendre des décisions éclairées et séparer « le bruit » des priorités qui comptent.
Conclusion : avant de vous lancer à corps perdu dans la première activité venue ou de dire oui machinalement, demandez-vous si vous n’allez pas perdre votre temps. Et surtout, quels bénéfices vous allez en retirer.
3/ Se fixer une limite de temps
Limiter une tâche dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce qu’on fait.
Sans cela, vous pouvez aussi bien mettre 20 minutes que 2 jours pour rédiger un rapport d’une page.
Imaginez un match de football sans limite de temps. Ou bien le facteur qui vous dit « je passerai peut-être demain. Ou quand j’aurais le temps. » C’est absurde !
Il en va de même avec vos activités professionnelles et personnelles. Donnez-vous autant que possible une échéance pour les tâches importantes que vous devez réaliser.
Par exemple :
- Rédaction du rapport sur les indicateurs de performance : 2h
- Ou encore programmer la nouvelle interface de paiement : 5 fois 60 minutes
Vous vous adapterez naturellement pour faire ce qu’il faut dans le temps imparti.
Et même si vous finissez après le temps imparti, rassurez-vous. Vous avez 9,9 chances sur 10 d’avoir fini plus vite que si vous n’aviez aucune limite.
Et surtout, vous vous évitez une suite de report embarrassante.
Aidez-vous de cet article pour savoir comment réaliser vos priorités plus vite et plus facilement.
4/ Planifier ses tâches
Le mot qui fait peur. Et pourtant…
Planifier votre semaine et vos journées vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos activités. Et cette vue sera bien meilleure ainsi, qu’en gardant tout dans votre tête ou sur des bouts de papier égarés.
En plus de vous faire gagner en sérénité, cela peut faire une grande différence sur la quantité de choses accomplies dans un même laps de temps.
Il est inutile de tout planifier dans vos listes ou dans votre agenda. Mais assurez-vous d’y mettre :
- les événements datés,
- les tâches importantes
- et celles qui vous avancent vers la réalisation de vos objectifs.
Normalement, vous avez déjà fait un tri en priorisant vos activités. Prochaine étape, les planifier.
Souvenez-vous. Ce qui compte, ce n’est pas d’être sans arrêt occupé, c’est de s’attacher à faire les bonnes choses. Celles qui vous apportent des résultats concrets dans votre travail et votre vie.
Quelle méthode utilisée en pratique ? Que ce soit avec :
- Un simple agenda pour une représentation visuelle :
- Un système avec liste de tâches et revue hebdomadaire :
- Une simple liste avec les 3 tâches les plus importantes du jour
- Ou un carnet de notes comme le Bullet Journal…
Choisissez celle qui s’adapte à vos besoins personnels et votre activité.
Vous êtes entrepreneur ou gérant de PME ? Vous pouvez piloter votre activité avec Team Leader qui est un logiciel de gestion tout en un : logiciel CRM, logiciel de facturation et logiciel de gestion de projet.
5/ Réaliser une tâche à la fois
De nos jours, on est capable de bosser sur un projet, lire ses emails, répondre au téléphone et consulter sa page Facebook en même temps. Bienvenue dans le monde moderne !
Beaucoup pensent être plus efficaces parce qu’ils sont capables de faire plusieurs choses en même temps.
Malheureusement, ce n’est pas en étant « un multi-tâches du 21ème siècle » qu’on réalisera les choses avant les autres. Et surtout pas mieux que les autres.
La pile d’études menées sur le sujet va dans ce sens.
Bien entendu, il est possible de mener plusieurs projets de front. C’est d’ailleurs le lot quotidien de certains d’entre nous.
Tout comme on peut s’aménager des créneaux quotidiens pendant lesquels on s’autorise à faire plusieurs choses en même temps sans restriction.
Mais les études le montrent : nous sommes bien plus efficaces, alertes et concentrés en finissant chaque tâche avant de passer à une autre.
Les professeurs David L. Strayer et Jason M.Watson de l’université de l’Utah ont démontré que moins de 3% des gens seraient capables de faire plusieurs choses en même temps sans affecter leur vigilance et leur concentration.
Il existe même des astuces pour que toutes ces choses qui appellent au multi-tâches (téléphone, email, etc) soient faites de façon bien plus productives.
Mais pour l’heure, retenez ceci :
Courir plusieurs lièvres en même temps est le meilleur moyen de se disperser.
Autre effet bénéfique : cela vous évitera de devoir revenir à une tâche oubliée sur laquelle vous n’avez pas travaillé depuis longtemps.
Car faire plusieurs choses en même temps, c’est aussi démarrer des tâches qui seront laissées de côté comme un vieux reste de pizza séché.
Et quand vous voudrez enfin les boucler, il vous faudra retrouver les documents, vous familiariser avec, préparer tout ce dont vous avez besoin, et enfin commencer…
Donc, rappelez-vous que faire une chose à la fois rapporte plus en terme d’efficacité et de satisfaction que de faire du multitâche. Ou de sauter d’une chose à l’autre toutes les 5 minutes.
5 briques qui forment l’ABC d’une gestion du temps optimale
En n’utilisant ne serait-ce qu’un seul de ces éléments, vous pouvez déjà accroître votre capacité à faire plus de ce qui compte pour vous.
Si vous travaillez de façon diffuse tout au long de la journée, ajouter une limite de temps à vos tâches par exemple rendra vos séances de travail plus productives.
Mais c’est en combinant ces 5 éléments que les meilleurs résultats se produiront.
Parce que soyons franc.
Ce que vous voulez, ce n’est sûrement pas de courir dans tous les sens. D’une urgence à l’autre, sans avoir un temps pour vous. Vous savez, ce sentiment d’être à la merci des événements.
Mais plutôt de retrouver un contrôle sur les choses, en ayant du temps à consacrer à vos projets, à vous-même ou à vos proches.
Parce qu’il ne s’agit pas seulement de gagner en efficacité, mais aussi de donner du sens à ses actions quotidiennes.
Je ne dis pas que c’est facile tous les jours.
Mais si vous mettez en pratique ces 5 briques dans vos activités, vous serez en bonne voie pour être véritablement satisfait de vos journées.
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Êtes-vous prêt à mettre en pratique ces 5 fondamentaux ?Si c’est le cas, je vous invite à télécharger la fiche action spécialement conçue pour cet article.
Elle vous montre point par point, exemples à l’appui comment appliquer ces 5 piliers de la gestion du temps dans votre quotidien.
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À propos de l’auteur Clément
Clément est le créateur de Temps Action. L'ambition de ses contenus ? Vous aider à éliminer le superflu et faire ce qui compte vraiment.
