Comment passer 2 fois moins de temps sur ses emails - Temps Action

1 principe + 4 astuces pour passer moitié moins de temps à lire et répondre à ses emails

Mardi, nous avons vu les pratiques pour libérer de la place dans sa boîte de réception afin d’y voir plus clair et comment organiser les différents mails qu’on reçoit.

Je vous invite par ailleurs à lire les commentaires de Guy et de Christian qui pourront aussi vous aider.

Aujourd’hui, nous allons voir des astuces qui permettent de passer moins de temps à répondre à ses courriers et de se concentrer sur les tâches du jour.

Mais avant, je dois vous parler d’un principe qui peut vous aider à ne pas rester scotché toute la journée sur votre boîte de réception.

Comment passer moins de temps sur ses emails

PDF Bonus : Téléchargez le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes” qui vous montre comment gérer vos emails au quotidien (checklist inclue).

L’image de la boîte aux lettres

Ce qui est bien avec les emails, c’est qu’on peut y avoir accès quand on veux dans la journée.

Il suffit d’allumer son ordinateur, son smartphone, ou encore sa tablette numérique et de se connecter pour les avoir sous les yeux.

Le résultat, c’est qu’on peut aussi être distrait à tout instant alors qu’on est en train de faire complètement autre chose. J’y reviendrai tout à l’heure.

Pour le moment, pensez à votre boîte aux lettres, celle où vous recevez du courrier papier.

En général, on connait l’horaire de passage du facteur, et on sait qu’il ne passe qu’une fois dans la journée.

Maintenant, imaginez vous rendre à votre boîte aux lettres toutes les 10 minutes, à l’entrée de votre maison ou en bas dans le hall de votre résidence.

Ça ne serait pas lassant, épuisant et totalement inutile ?

La comparaison est un peu réductrice, je vous l’accorde.

Mais si vous pensez à votre boîte mail comme d’une boîte à lettres traditionnelle et que vous gardez ce principe en tête, vous serez moins tenté d’aller y jeter un œil dès que l’envie vous prend.

Ce qui aura pour effet d’accroître non seulement votre concentration mais également votre efficacité.

Stopper la notification des nouveaux emails

Je vous en parlais juste au dessus. Rester connecté non stop à son compte de messagerie est le meilleur moyen de se distraire et de perdre le fil de ce sur quoi on travaille.

Quand je prenais l’exemple des 10 minutes, ce n’est pas une fantaisie car une étude a révélé que 43% des salariés reçoivent au moins un email toutes les 10 minutes.

Sur une journée de 8 heures, ça fait tout de même 48 messages, “en théorie.” Ce chiffre peut être doublé pour un cadre qui peut recevoir jusqu’à 93 emails dans une seule journée.

Oui, là, ça fait quand même beaucoup et c’est loin d’être le cas de tous les cadres. Mais l’exemple est parlant.

Quand on sait qu’en plus une bonne partie de ces emails sont sans intérêt, ça fait beaucoup d‘interruptions pour rien.

Car en plus du temps qu’on prend pour consulter le message et y répondre si besoin, il faut plusieurs minutes pour se recentrer convenablement sur son activité.

La première étape pour gagner en efficacité consiste donc à désactiver la notification des nouveaux mails qu’on reçoit.

Ce n’est pas toujours simple, mais il faut arriver à se sortir de ce problème constant qu’est l’urgence. Tout le monde veut avoir tout tout de suite, qu’on se dépêche, que ça presse.

C’est un faux problème, car si il y a effectivement des cas qui sont de vraies urgences, 80% des mails qu’on reçoit n’en sont pas.

C’est pour de faux, comme les effets spéciaux au cinéma.

Ce que je veux dire par là, c’est que tout n’a pas besoin d’être à tout prix traité dans la minute, et que ça pourra bien attendre 1 heure ou 2, sauf si c’est une information que vous attendiez en priorité.

Si les gens obtiennent systématiquement une réponse dans les minutes qui suivent leur demande, il ne se priveront pas de continuer à le faire et à utiliser ce prétexte pour obtenir ce qu’ils veulent.

Commencer sa journée sans consulter ses emails

Tout le monde le fait. C’est une habitude au même titre que de se faire un café le matin ou de se brosser les dents.

On allume son ordinateur et on consulte ses emails pour voir ce qui nous attend, pour prendre le pou des nouvelles du jour.

Quoi de plus normal, vous me direz ?

Pas forcément. Après tout, rien ne vous oblige à le faire dès que vous êtes installé à votre bureau. Le monde ne s’arrêtera pas de tourner si vous ouvrez votre boîte 1/2 heure ou 1 heure plus tard.

Au contraire, en attaquant toute de suite votre journée par un dossier important, vous serez rassuré d’avoir au moins fait ça aujourd’hui.

Consultez vos messages seulement après avoir réalisé ou commencé une tâche prioritaire, et si possible une qui vous demande du temps.

Essayez pendant quelques jours, vous vous ferez ainsi votre propre idée.

Traiter les emails à heure fixe

Comme maintenant, vous n’êtes plus connecté en permanence à vos courriers électroniques, il faut vous définir des horaires de consultation.

Cela vous évitera de vérifier vos mails trop souvent. Vous pouvez vous limiter à 2 ou 3 fois par jour.

Par exemple, une fois le matin 10 heures et une fois l’après midi à 16 heures. Ou bien une fois le matin, une fois avant déjeuner et une fois en fin d’après midi.

Le tout est de ne pas déroger à la règle qu’on s’est fixée. C’est difficile au début, mais que bout de quelques jours, on commence à s’y faire.

Vous pouvez les vérifier plus souvent si votre travail le demande, mais plus vous le faites, plus vous risquez de perdre du temps.

Quand vous ouvrez votre messagerie, traitez tous les emails qui s’y trouvent, sans exception. Une fois que c’est fini, fermez là juqu’à votre prochain rendez-vous email.

Pour en savoir plus, consultez l’article “La gestion des emails en 4 étapes” qui vous explique en détails comment faire ça.

Annoncer ses nouvelles dispositions

Si vous ne consultez plus vos messages sur le champ, sous la pression de l’instant, et que vous ne les traitez que 2 fois par jour, la moindre des choses est de prévenir les autres de ce changement.

Autrement, vos correspondants risquent de ne pas comprendre pourquoi ils ne reçoivent plus leur réponse dans la foulée.

Vous pouvez préparer un document ou un mail type que vous enverrez aux personnes avec lesquelles vous travaillez. Vous y indiquerez :

  • le but de ces nouvelles mesures,
  • les horaires à laquelle vous traitez vos emails,
  • comment obtenir rapidement les réponses aux questions les plus courantes.

Anticiper les demandes récurrentes

Vous avez peut-être des questions qui reviennent régulièrement, posées par différentes personnes, par des fournisseurs ou des clients par exemple.

Dans ce cas, pourquoi ne pas regrouper ces questions fréquentes dans une Foire aux questions ?

Vous pouvez créer une page spéciale ou un document au format PDF que vous rendrez publique.

Le but n’est pas de se débarrasser de tous les emails que vous recevez, mais simplement d’y faire figurer les réponses aux questions les plus simples et les plus courantes que les gens peuvent résoudre tout seul.

Préparer un message

Ainsi, le message que vous enverrez à vos collaborateurs pourrait ressembler à ceci :

Bonjour,

Afin d’avancer plus rapidement sur les dossiers dont je m’occupe et de répondre au mieux aux demandes de chacun, je dois prendre certaines dispositions à propos des nombreux courriels que je reçois.

Pour cette raison, je traite mes emails chaque jour à 10h et à 16h.

Je vous invite à consulter la FAQ mise à votre disposition ici (indiquez le lien) pour obtenir une réponse aux questions les plus fréquentes.

Merci de votre compréhension.

Cordialement,
Votre nom

Petite astuce : Dites que vous faites face à une charge de travail importante (si c’est vrai) en ce moment, ce qui vous amène à limiter le temps passé à consulter vos mails.

Puis, lorsque vous retrouvez un rythme un peu plus “normal”, expliquez que vous souhaitez continuer ainsi car cela vous permet d’être mieux organisé.

Si vous êtes à votre compte et que vous recevez de nombreux messages, vous pouvez très bien utiliser l’exemple ci-dessus (en le modifiant légèrement) comme réponse automatique lorsque vous recevez un mail.

Ces mesures visent à réduire le nombre de demandes qu’on vous fait par emails.

Donc n’hésitez pas à ajouter toute autre information que vous jugez utiles pour ça.

La suite…

Bien sûr, les pratiques expliquées dans cet article sont à adapter à ses besoins.

Il est évident que si vous recevez souvent des informations capitales pour votre travail par mail, vous serez amené à consulter plus souvent votre courriel.

Mais dans la majorité des cas, il est possible de mettre en pratique tout ou partie de ces principes. Et si vous le faites, vous aurez davantage de temps à consacrer à vos activités quotidiennes.

Dans le prochain article, je vous présenterai quelques trucs pour gagner en efficacité lorsqu’on répond aux emails.

D’ici là, vous pouvez expérimenter ce qu’on a vu aujourd’hui et décider par exemple de la fréquence à laquelle vous aller traiter vos emails ainsi que les moments où vous allez le faire.

Dites-vous que ce n’est que pour quelques jours, pour voir ce que ça donne.

Si certains points vous paraissent peu adaptables à votre situation ou difficiles à mettre en place, n’hésitez pas à en parler dans les commentaires ci-dessous.

Et si vous avez des recommandations à donner ou des petits trucs à vous, partagez les avec nous.

Bonus :

Si vous voulez des exemples de procédures et checklists pour faciliter votre organisation personnelle au quotidien, téléchargez gratuitement le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes”.

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14 commentaires
Dev Perso ( dit

[TempsAction] 1 principe + 4 astuces pour passer moitié moins de temps à lire et répondre à ses emails http://t.co/zDvk1Quo via @TempsAction

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Guy Gaetan dit

Je ne croyais pas que c’éztait aussi bon de se prendre au coup de pied au c..
Ca a le mérite de remettre les idées en place. Par contre, Clément, pourquoi insérez=vous la totalité de votre article dans votre mail ? Pour éviter que vos lecteurs ne se rendent sur votre blog ? Pensez qu’il existe chez HOTMAIL notamment un indicateur de messages importants.
Laissez à vos lecteurs le soin de l’utiliser. J’ai lu votre article en entier sur ma boite mail et j’ai failli ne pas venir sur le blog. Comment alors auriez vous pu avoir ce commentaire ?
STRATEGIE STRATEGIE STRATEGIE

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    Clément dit

    Bonjour Guy,

    Merci pour ton commentaire (je préfère tutoyer dans les commentaires, mais si ça dérange, il suffit de me le dire).

    Ta remarque à propos de ceux qui souhaitent commenter est pertinente.

    En fait, si j’envoie l’article en entier par mail, c’est simplement parce que je préfère ça à l’extrait.
    Et puis, je trouve que c’est pratique de pouvoir lire l’article directement de son compte mail plutôt que de devoir venir sur le blog pour le faire.

    Je pense que de cette façon, les articles sont lus davantage (ou parcourus) et ça évite d’ajouter un clic en plus pour pouvoir lire l’article. Pour ceux qui préfèrent lire sur le blog
    ou commenter, il y un lien au début et à la fin du mail.

    Mais en effet, c’est possible qu’il y est moins de personnes qui viennent commenter.

    Après, je ne l’ai pas précisé mais chacun peut choisir de recevoir les articles par mail en entier ou simplement un extrait en cliquant sur “Modifier vos notifications par mail” dans le menu Espace membre.
    En revanche, je recommande fortement de garder le format HTML sinon les liens risquent de ne pas bien fonctionner.

    Bonne journée et merci encore pour ces éclairages.

    Clément

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Kalagan dit

J’ai mis en place ce principe depuis plusiers mois déjà et je passe aujourd’hui beaucoup moins de temps à rafraîchir ma boîte de réception et mes libéllés pour rien.

Astuces à coupler avec la planification des tâches importantes le soir pour le matin : tous les soirs (ou en fin de journée de travail), je prévois les tâches importantes à faire pour le lendemain. Au lendemain, je ne lis mes emails qu’une fois ces tâches accomplies. C’est très efficace, d’autant plus que dans mon cas, je suis plus efficient le matin.

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Priscillia Nouvel ( dit

Comment passer 2 fois moins de temps sur ses emails | http://t.co/vWhzoEbX via @TempsAction

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Lotfi GARZOUN ( dit

@LGARZOUN – Comment passer 2 fois moins de temps sur ses emails | http://t.co/ot8O56qZ

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Forfait dit

Merci pour la technique ! 🙂

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Romain Prieur ( dit

Le #temps c’est de l’#argent : Comment passer 2 fois moins de temps sur ses emails | http://t.co/j5o7ZJsb

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TempsAction (@TempsAction) dit

1 principe + 4 astuces pour passer moitié moins de temps à lire et répondre à ses emails http://t.co/OC3nh10fIs

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@ANHN69100 dit

Comment passer 2 fois moins de temps sur ses emails http://t.co/WqI6SVyHL3 #orgpers

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@ANHN69100 dit

Comment passer 2 fois moins de temps sur ses emails http://t.co/JHUy2vnL1o #orgpers

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