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Le système en 4 étapes pour mieux gérer l’information au travail (emails, papiers, notes, etc.)
Les emails, les dossiers, les papiers, les demandes prononcées en coup de vent.
Chaque jour, c’est la même chose.
Il faut traiter, trier et gérer toutes ces informations orales, physiques et numériques.
Pas toujours évident, chronophage et clairement pénible à faire.
Gérer l’information pour travailler mieux
Votre boulot, vous, il est ailleurs, et infiniment plus important. Pourtant, il faut passer par là pour l’exécuter au mieux. Sans perdre votre temps.
Alors autant utiliser une méthode facile à reproduire qui vous permet de :
- Gérer toutes les informations qui vous parviennent au quotidien de façon pratique, sans vous sentir submergé de tous les côtés
- Ne pas passer à côté d’un élément dont vous avez besoin en priorité pour votre activité
- Travailler mieux, gagner en sérénité et produire plus.
Cela tient en 4 étapes bien précises que vous allez découvrir tout au long de ce guide.
BONUS : Téléchargez le guide pratique “Gérer l’information qui vous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes” (avec checklist inclue).
Sommaire :
- Étape 1 : Définir les points d’entrée
- Étape 2 : Le traitement des documents papiers
- Étape 3 : La gestion des emails
- Étape 4 : La revue de la semaine
- Pour conclure
Étape 1 : Définir les points d’entrée
Dans une même journée, vous recevez des tas d’information. Sous forme d’emails, de papiers, mais aussi des infos orales.
Il vous faut donc un moyen pratique de recueillir tout ça, afin de le gérer au mieux. Mais pas seulement.
Collecter l’information sous toutes ses formes
En procédant de façon systématique, vous aurez l’assurance de ne rien oublier d’important et de ne pas perdre des bouts d’information dont vous auriez besoin pour votre travail.
De plus, vos papiers ne seront plus éparpillés dans tous les sens. Du stress en moins et de la sérénité en plus.
Pour faire ça, vous allez utiliser des points d’entrée ou Inbox, c’est à dire des endroits précis où vous rassemblez tous ces bouts d’information, avant de les traiter.
C’est que nous allons voir tout de suite.
Des points de collecte pour les informations physiques, orales et numériques
Voici les points d’entrée que vous propose d’utiliser pour commencer, libre à vous de l’adapter à votre situation :
- La boite email pour les courriers électroniques
- 3 bannettes ou 3 dossiers pour centraliser et gérer les documents papiers
- La messagerie vocale de votre téléphone pour tous les messages reçus par ce biais
- 1 liste papier “pense-bête” ou un petit carnet pour noter toutes les demandes orales, les idées qui vous viennent pendant la journée, le rappel d’une tâche à faire, etc.
Par exemple, si vous êtes en train de travailler sur un projet et qu’une demande vous parvient, notez là sur votre liste “pense-bête”. Cela vous permet de continuer votre tâche en cours, tout en étant confiant de ne rien oublier.
Vous pouvez aussi remplacer le papier par l’application Mémo (android) ou Notes (Apple) de votre mobile pour prendre vos notes.
Le tout est ce que soit le plus facile et rapide pour vous
Veillez à limiter le nombre de points d’entrée que vous utilisez. Sinon, au bout de quelques jours, vous risquez de laisser tomber, devant la lourdeur de la tâche à accomplir.
Et à partir de maintenant, vous allez centraliser tous les documents papiers qui vous arrivent dans une bannette, ou un dossier dédié à ça si vous n’en n’avez pas sous la main.
Ce sera votre bannette d’entrée.
Une lettre, une facture, un rapport, un magazine, un post-it… Peu importe.
Rien ne doit errer sur votre bureau. Vous recevez un papier, vous le mettez dedans.
Quand le facteur vous rend visite, il dépose votre courrier dans la boite aux lettres. Il ne s’amuse pas à en mettre un peu dans la boite, un peu dans le jardin et le reste dans les arbres.
Procédez de même avec vos papiers, ce sera bien plus facile.
Une fois vos points de collecte clairement définis, vous êtes prêt pour attaquer le traitement.
Étape 2 : Le traitement des documents papier
Une fois que vos points d’entrée pour collecter l’information en tout genre sont bien définis, il est temps de passer à la pratique.
Il va s’agir, dans un premier temps, de s’occuper de tout ce qui se présente sous la forme d’un a papier.
Traiter les informations physiques
Vous allez adopter une méthode systématique pour traiter vos documents papiers. Ce qui veut dire que vous devrez répéter l’opération chaque jour, de la même façon.
Au début, si c’est nouveau pour vous, ça vous paraîtra un peu contraignant. Mais c’est comme tout.
Au bout de quelques jours, l’habitude prenant le pas sur la difficulté, vous le ferez de manière plus naturelle.
Testez-le par vous-même, et jugez de l’efficacité de ce système.
Avant de passer au traitement à proprement parler, il vous faut passer par une étape préliminaire.
2.1. Définir une routine et regrouper pour aller plus vite
On est bien plus efficace en réalisant les tâches de même nature par lots.
Au lieu de vous occuper de chaque nouvelle entrée dès qu’elle vous tombe dessus ou quand ça vous chante, vous allez les regrouper ensemble et les traiter les unes à la suite des autres.
En réduisant les interruptions de cette façon, vous gagnez en concentration et vous avancez plus vite dans votre travail.
Vous allez donc pour commencer vous fixer 1 ou 2 rendez-vous quotidiens. A des moments définis dans la journée et pendant un temps limité.
Par exemple, 15 minutes le matin à 10h, et 15 minutes à 16h. A vous d’adapter ce rythme et ces horaires à votre activité.
Vous pouvez également utiliser vos moments de baisse d’énergie pour le faire.
Le but sera de traiter un maximum d’information pendant le temps imparti.
Notez qu’il s’agit bien ici de traiter ces informations. Pas d’exécuter les tâches qui s’y rapportent.
C’est très important à comprendre, car c’est ce qui fera la différence dans votre capacité à gérer ce flux d’information.
Pour le moment, votre seul objectif consiste à traiter les informations, pour seulement ensuite les exécuter au mieux.
Bref, l’idée à retenir, c’est celle-ci :
Séparez la préparation du travail de son exécution.
Voici donc les 4 étapes à suivre pour traiter les documents physiques :
2.2. Traiter la bannette d’entrée
Vous vous souvenez des 3 bannettes dont je vous ai parlé à l’étape 1 ? On va en avoir besoin maintenant.
Chacune porte un nom différent et tient un rôle bien précis : entrée, sortie et “en cours.”
Vous allez voir, le principe est à la fois assez simple et pratique.
Prenez votre bannette d’entrée (celle où vous avez regroupé vos documents papiers) et sortez les éléments un par un, en commençant par le haut :
Procédure de traitement des documents papier
- S’il s’agit d’un document à garder pour référence car l’information qu’il contient vous est utile, placez-le dans la bannette de sortie.
- Si le document demande une action rapide (moins de 2 minutes), faites le tout de suite. Puis placez le dans la bannette de sortie.
Exemple : une facture à remplir, un lettre à poster, un document à signer, une note à lire, etc.
- Si le document concerne une action plus longue, définissez la tâche à faire et inscrivez-là dans votre liste de tâches. Puis placez ce document dans la bannette “en cours.”
- Si le document se rapporte à un rendez-vous ou une tâche à faire un jour précis dans le futur, notez-le dans votre agenda. Puis placez le dans la bannette “en cours” ou jetez le si vous n’en avez plus besoin.
- Si le document est inutile, jetez le tout de suite.
Répétez l’opération pour chaque document.
Bien entendu, une fois vos tâches en cours effectuées, les documents qui s’y rattachent seront placés à leur tour dans la bannette de sortie.
2.3. Traiter la liste “pense-bête”
Appliquez la même méthode pour chaque chose que vous avez noté sur votre liste “pense-bête.” Ligne par ligne :
- Faites maintenant ce qui prend moins de 2 minutes
- Ajoutez une entrée à votre liste de tâches si c’est plus long
- Placez les rendez-vous dans votre agenda
- Transformez vos idées en tâches, ou placez-les dans une section « pour plus tard » de votre todo list ou supprimez les.
2.4. Traiter les messages de votre répondeur téléphonique
Profitez-en pour en faire de même avec vos messages vocaux et vos sms, ce qui devrait être assez rapide.
En suivant toujours la même procédure de traitement.
2.5. Vider la bannette de sortie
Vous avez fini le traitement. Il ne vous reste plus qu’à vider ce que vous avez réservé dans la bannette de sortie.
Classez les documents de référence, mettez au courrier les lettres à poster (si vous disposez d’un service de ce genre), etc.
Vous n’êtes pas obligé de la vider entièrement. Faites ce que vous pouvez, dans le temps que vous avez fixé.
Comme vous le voyez, l’idée est de jongler avec ces 3 bannettes, en fonction de ce que vous devez faire des informations reçues.
Et de sortir un maximum de choses de la bannette d’entrée.
En procédant de cette façon :
- Vous vous débarrassez des actions les plus courtes
- Vous isolez tous les documents concernant vos projets en cours
- Et vous classez les informations de référence.
Tout est clair et bien géré.
De ce côté là du moins.
Car après ça, il vous restera un gros morceau, le traitement de votre boite email.
Étape 3 : La gestion des emails
A l’étape précédente, vous avez vu comment traiter les documents papiers et organiser les actions qui s’y rapportent.
Dans cet partie, on va appliquer une méthode similaire pour traiter ses mails.
La méthode de traitement des emails
Si vous recevez des dizaines de messages par jour, il y a de grandes chances pour que votre boite de réception ressemble à un magma informe et indigeste.
il va donc s’agir de reprendre le contrôle de ce point d’entrée, en appliquant dès maintenant une nouvelle politique pour la gestion de vos emails.
Juste avant d’attaquer, il est primordial de réaliser un petit changement dans la façon dont vous consultez vos messages.
Encore une fois, essayez simplement ce qui suit, et jugez des résultats.
3.1 Désactivez la notification instantanée
Stoppez la notification automatique pour l’arrivée des nouveaux messages. Ce système, en plus de distraire en permanence, cause une perte de temps énorme.
Encore une fois, l’idée est de ne pas chercher à vouloir réaliser une tâche à tout prix dès qu’un email vous parvient, mais de le traiter en premier lieu, de façon à pouvoir l’exécuter le moment voulu.
3.2 fixez des plages horaires pour traiter vos emails
A partir de maintenant, consultez vos emails à heure fixe, pendant un temps limité et défini à l’avance. Comme pour le traitement de vos autres points d’entrée.
Je vous suggère de traiter vos mails 2 à 4 fois par jour.
Choisissez des périodes comprimées pour un maximum d’efficacité, 20 minutes par exemple. Votre objectif sera de traiter un maximum de messages dans cette limite de temps.
Vous pouvez choisir de traiter vos emails à la suite de votre rendez-vous “papier”, ou à un autre moment de la journée.
Simplement, je vous recommande de ne pas commencer la journée en consultant vos mails.
Bien que certains le fassent sans problème, comme l’expliquait Éric en commentaire de cet article.
En traitant ses mails en premier, il est tranquille pour le reste de la journée et n’ouvre plus sa boite de réception jusqu’au soir. Bien vu, et nul doute que cela lui permet de gagner pas mal de temps.
Me connaissant, je préfère éviter de le faire. Pourquoi ?
C’est le meilleur moyen de partir dans des directions imprévues. Ou de se retrouver coincé par des demandes de toute sortes, en apparence urgentes.
C’est si facile de se faire avoir. Alors autant ne pas se planter l’appât sous le nez.
Commencez plutôt la journée par une tâche importante. Vous aurez au moins la satisfaction d’avoir fait ça.
3.3 Choisissez une archive unique ou pas
Une bonne partie des messages que l’on reçoit est à garder pour référence.
Vous pouvez au choix :
- les conserver dans une archive unique
- les classer dans des dossiers thématiques
Certaines messageries, comme Gmail, permettent de créer des libellés pour marquer les messages et les retrouver plus facilement. Ce système est différent des dossiers dans le sens où l’on peut assigner plusieurs libellés à un même message.
A l’inverse, en plus de gagner du temps lors du traitement, une archive unique simplifie grandement les choses. Et avec la recherche intégrée au logiciel de messagerie, vous pouvez retrouver facilement un message.
A ce stade, c’est à vous de choisir votre méthode d’archivage, en fonction de votre activité et de vos préférences.
3.4 Traitez vos emails
Traitez les messages un par un, en commençant par le haut.
Dès que vous ouvrez un email, décidez tout de suite d’une action. Cela doit devenir une habitude :
Procédure de traitement des emails
- Un email demande une action qui prend moins de 2 minutes : faites le tout de suite, puis archivez le.
- Un email demande une réponse courte et rapide : répondez-y tout de suite, puis archivez le.
- Un email comprend une tâche qui prend plus de 2 minutes : transformez cet email en tâche et ajoutez-là à votre liste de tâches. Puis archivez le message.
- Un email demande une action à faire à un jour précis : inscrivez cette action dans votre agenda au jour correspondant, puis archivez ou supprimez l’email.
- Un email contient de l’information à conserver pour référence : archivez le dans le dossier correspondant ou dans une archive référence unique.
Enfin, supprimez immédiatement les emails inutiles. Et désinscrivez-vous de tous ceux que vous ne lirez jamais en cliquant sur le lien de désinscription présent dans le message (en général tout en bas).
Chaque email ouvert et traité sort immédiatement de la boite de réception, de façon systématique.
Il n’y a que 2 choix possibles pour le sortir : archiver ou supprimer.
Traitez le maximum de mails par session.
Par la suite, purgez votre boite de réception de tous les nouveaux messages inutiles, de façon à ne plus les recevoir et l’encombrer pour rien.
Après cela, il vous restera à voir une dernière étape pour sceller votre organisation et vous assurer de passer le plus gros de votre temps sur les choses importantes.
Étape 4 : La revue de la semaine
Dans cette quatrième partie, vous allez pousser les choses un peu plus loin et prendre de la hauteur, en réalisant un point global des 7 jours passés.
La revue de la semaine, pilier de votre gestion de l’information
La revue hebdomadaire permet de faire le point sur son travail et ses projets, une fois par semaine. C’est un minimum pour se mettre à jour et garder la vue d’ensemble de son activité.
Cette revue est importante pour plusieurs raisons.
D’abord, cela vous permet de traiter les informations de la semaine passée qui restent dans vos points d’entrée.
Ensuite, vous faites le point sur tout ce que vous avez à faire.
Vous pouvez vérifier si vous n’avez passé trop de temps sur des choses secondaires, au détriment de vos projets prioritaires et des actions importantes à réaliser.
Vous prenez le temps de préparer les 7 à 15 jours à venir. Vous ne passez pas à côté des rendez-vous importants, et vous restez souple en cas d’imprévus.
Important : ne vous prenez pas la tête à définir votre revue dans les moindres détails.
Au fil des semaines, avec la pratique, vous allez optimiser, simplifier et améliorer votre revue, pour qu’elle colle au mieux à vos attentes.
Voici donc les 7 étapes à suivre pour réaliser un tour d’horizon complet de vos activités :
4.1 Planifier votre revue
La revue des 7 jours est un rendez-vous récurrent. Vous allez la faire toutes les semaines.
Je vous encourage donc à la programmer dès maintenant pour le reste de l’année.
Comment ? Vous avez 3 possibilités.
Si vous utilisez un agenda électronique, créez une entrée appelée “revue du vendredi” par exemple, qui se répète automatiquement toutes les semaines. C’est la façon la plus simple.
Si vous utilisez un agenda papier, vous pouvez faire la même chose, mais ce sera plus long. Dans ce cas, créez une alerte récurrente dans votre téléphone portable.
Enfin, la troisième solution consiste à créer une liste de tâches récurrentes, en plus de votre todo liste classique. Appelez là “liste hebdomadaire” par exemple.
Cette liste contient uniquement les tâches qui reviennent souvent (tous les jours ou toutes les semaines).
L’idée, c’est de consulter en priorité votre liste récurrente avant de traiter vos autres tâches de la journée.
Choisissez donc la solution la plus simple pour vous. Ainsi que le jour qui vous convient le mieux pour réaliser votre revue.
En principe, le lundi matin ou le vendredi après midi.
Une fois planifiée, suivez les points suivant un à un lors de votre revue.
4.2 Vider les points d’entrée
Si vous n’avez pas pu traiter tous vos papiers et vos courriers électroniques au cours de la semaine passée, pas de panique.
Vous allez profiter de votre revue pour terminer cette tâche. Vous allez faire le grand ménage et vider tout, complètement.
Commencez votre revue par vider les points d’entrée, c’est à dire :
- La bannette d’entrée : celle qui regroupe tous les documents papiers en attente d’être traité
- La liste « pense-bête »
- Votre messagerie téléphonique et sms
- Puis la boite mail
Reportez-vous aux étapes 2 (traiter les documents papiers) et 3 (traiter les emails) pour suivre la démarche complète.
4.3 Mettre à jour les projets en cours
C’est le moment de revoir vos projets en cours.
Regardez où vous en êtes et assurez-vous d’inclure au moins une tâche par projets en cours dans votre liste de tâches ou votre agenda.
Pour les visualiser plus facilement, vous pouvez indiquer derrière la tâche à faire, le nom du projet en question entre parenthèse () ou crochet [].
4.4 Mettre à jour les listes de tâches
Selon votre organisation personnelle, vous pouvez avoir une ou plusieurs listes de tâches.
Si à l’heure actuelle vous n’en avez aucune, je vous recommande de créer 2 pages ou 2 fichiers textes spécifiques et d’organiser vos tâches ainsi :
- Page 1 : les tâches à faire aujourd’hui (5 tâches maximum) + en dessous les tâches à faire dans les 7 jours à venir (à revoir tous les jours)
- Page 2 : les tâches à faire plus tard, au delà de 7 jours (à revoir une fois par semaine)
Modèle de liste de tâches à faire aujourd’hui, cette semaine et plus tard
Vous pouvez aussi séparer vos tâches de la même façon avec une application de gestion de tâches.
Lisez cet article pour plus de détails.
Voici ce que vous allez faire dans cette partie de votre revue :
- Reformuler les tâches mal définies : si vous avez noté des tâches un peu vagues, réécrivez les clairement de façon à ce qu’on comprenne tout de suite l’action à réaliser.
- Supprimer les tâches inutiles et celles déjà réalisées que vous avez oubliées de barrer.
- Réorganiser vos tâches : remontez les tâches à faire en priorité en haut de votre liste
- Relire la liste “à faire plus tard” et placer les tâches à accomplir cette semaine dans la section “à faire cette semaine”.
4.5 Mettre à jour l’agenda
Une fois votre liste de tâches à jour, vous allez programmer les rendez-vous à date fixe.
Votre agenda devrait contenir uniquement des rendez-vous et des tâches à faire à une date précise. Tout le reste devra aller dans la liste de tâches.
Il se peut que votre agenda soit déjà à jour. Simplement, profitez de cette revue globale pour vérifier que c’est bien le cas.
C’est facile. Il vous suffit de :
- Planifier les rendez-vous de votre vie personnelle
- Planifier les rendez-vous professionnels
Vous pouvez également réserver des créneaux précis pendant lesquelles vous allez exécuter les tâches de votre liste.
Suivant votre activité, ce n’est pas forcément utile. Mais pour ceux qui sont souvent interrompus ou très sollicités, ces rendez-vous “tâches importantes” peuvent s’avérer nécessaire.
4.6 Classer ce qui reste
Videz la bannette de sortie. S’il vous reste des documents à classer, faites le.
4.7 Optimiser votre revue
Une fois passé par toutes ces étapes, vous aurez une vision plus claire des choses.
Avez-vous oublié certaines choses dans votre revue ? Quelles actions pouvez-vous ajouter pour la compléter ?
Ou au contraire, que pouvez-vous modifier, simplifier ou éliminer pour optimiser votre routine et aller à l’essentiel ?
Prenez quelques minutes pour analyser les choses à la fin de votre revue.
Au fil des semaines, vous verrez peu à peu comment rendre le tout plus simple et plus efficace.
J’insiste. Ce point hebdomadaire est capital pour gérer au mieux le flux d’information et maintenir votre système dans la durée.
Pour conclure
Avec cette quatrième étape, nous arrivons au bout de notre guide.
Vous avez maintenant un système efficace pour gérer les informations professionnelles de toutes sortes qui vous parviennent au quotidien.
Et vous savez comment les utiliser pour travailler mieux.
Il ne vous reste plus qu’à mettre ces étapes en pratique pour vos papiers, vos emails et tout le reste.
Et ensuite, l’adapter à votre sauce.
Téléchargez votre guide pratique gratuit
Êtes-vous prêt à utiliser ce système pour gérer vos informations ?
Si c’est le cas, je vous invite à télécharger le guide pratique pour garder à portée de main le plan étape par étape. Avec toutes les actions à mener pour gagner en sérénité et travailler mieux.
Vous y trouverez en plus une Check-list de l’ensemble des actions à réaliser.
➡ Cliquez ici pour télécharger le guide pratique.
Photo © mirpic, Franck Boston, Shawn Hempel, ra2 studio, rangizzz – Fotolia
À propos de l’auteur Clément
Clément est le créateur de Temps Action. L'ambition de ses contenus ? Vous aider à éliminer le superflu et faire ce qui compte vraiment.
