Allons droit au but.
Qu’est-ce qui bouffe votre temps au travail ?
Hé bien dans une entreprise moderne, quelle que soit sa taille et sa structure, la majorité de votre temps est dévoré par :
Ce trio d’enfer est responsable d’un nombre incalculable d’heures perdues chaque semaine.
Donc si vous voulez être efficace au travail, c’est par là qu’il faut commencer.
Vous allez voir comment ruser ces chronophages comme un sioux afin de libérer du temps pour vos priorités.
Vraiment gonflée celle-là !
En réalité, il en existe même un quatrième qui a la capacité d’absorber les heures de vos journées comme du papier buvard.
Mais je vous laisse le découvrir à la fin de cet article.
Attention toutefois, car certaines des astuces présentées ici sont franchement directes.
Alors, pouvez-vous les utiliser dans votre cas ?
Pour le savoir, je vous invite à lire la suite.
Tous les principes que vous allez voir sont largement inspirés par le concept :
Demander pardon, pas la permission”
Pourquoi ?
Parce que lorsqu’on ne trouve même plus le temps d’exercer ses propres activités, il faut parfois prendre des mesures plus franches pour se libérer du temps.
Même chose si vous voulez être plus performant au travail.
Vous pouvez néanmoins tourner vos messages de la façon la plus courtoise ou la plus adaptée selon vous.
Commençons par les mails.
La lecture de votre messagerie professionnelle, le tri et les réponses nécessaires, transferts, recherches etc. Représente un nombre astronomique d’heures perdues.
En fait, il existe une méthode assez simple pour résoudre ce grave dilemme : la messagerie automatique.
Avec un message courtois et ferme du style :
Quel est ce surcroît d’activité ?
Peu importe ! Il y a toujours de bonnes âmes pour se croire débordées. Cela ne devrait donc surprendre aucun de vos collègues.
Si votre patron s’en offusque et vous demande des comptes, soyez audacieux. Expliquez votre recherche d’une meilleure productivité. Un argument véridique auquel il ne peut qu’être sensible.
Cette fréquence de gestion des emails reste à adapter à votre activité. Mais si vous en avez la possibilité, limitez la au maximum.
Et pendant vos rendez-vous mails, assurez-vous d’utiliser une méthode efficace pour traiter un maximum d’emails en un minimum de temps.
Une règle importante aussi : Ne jamais consulter ses mails en tout début de journée.
Car il y a fort à parier que dès que vous en aurez pris connaissance au moment où vous arrivez au bureau, vous vous retrouviez noyé sous un flot incessant de demandes de toutes sortes !
Une bonne majorité des gens ont tendance à considérer comme des urgences ce qui n’est en fait que des détails. A seule fin, inconsciente bien sûr, de se sentir important.
Il est de fait que si vous ne lisez vos mails qu’en fin de journée, vous constaterez que la plupart des “urgences” auront été réglées sans vous…
Par ailleurs, si les lire en fin de journée élimine le moins important, vous laissez la possibilité aux personnes de vous contacter en cas d’urgence.
Ce qui nous amène au chronophage N° 2 : Le téléphone.
L’idéal est d’avoir 2 numéros professionnels. L’un fixe pour les demandes courantes, l’autre mobile pour les urgences.
C’est ce second qui sera indiqué dans votre message automatique.
Lorsque vous recevrez un appel sur votre portable, il vous faudra donc considérer le dit appel comme une “vraie” urgence.
Ceci dit, il ne faut pas oublier pas que le but est de se libérer du temps pour réaliser votre travail avant tout.
C’est pourquoi vous pouvez adopter une approche simple et directe : Ne pas laisser notre interlocuteur se perdre et amorcer des conversations tout à fait en dehors du sujet.
Par exemple, un “Stéphane à l’appareil” fait très bien l’affaire pour commencer.
On évite les traditionnels “Allo ? Allo, bonjour, je voudrais parler à Stéphane. Oui c’est bien moi, ah très bien c’est Étienne au téléphone, bonjour Étienne”, etc.
Ensuite, dès qu’Étienne s’est présenté, on enchaîne sur :
C’est une manière très directe et très simple d’amener Étienne à ne pas commencer par le récit de son dernier week-end au ski. Parce que soyons honnêtes, son week-end au ski, on s’en contrefiche à ce moment-là !
Bien sûr, il n’est pas question de ne pas s’occuper du problème d’Étienne, surtout si vous êtes payé pour cela !
Mais simplement à vous montrer beaucoup plus directif et à obliger vos collègues à agir de la même manière.
Le troisième fléau de votre productivité est la réunion.
En effet, un nombre incalculable de sociétés sont aujourd’hui atteintes de “réunionite aiguë”. Maladie bénigne à la base mais qui se développe à une rapidité exponentielle.
Résistez au virus ! Votre emploi du temps vous en remerciera généreusement.
C’est simple, au moindre projet, à la moindre défaillance de tel ou tel service ou produit, au moindre dysfonctionnement, on vous colle une réunion.
Souvent préparée à la va-vite. Avec trop de participants qui ont autre chose de plus important à faire et pensent donc à ces autres choses. Et des ordres du jour trop longs ou mal cadrés.
Quand on n’est pas le patron, il est difficile d’y échapper. Mais avec une certaine dose de ruse et de finesse, c’est envisageable.
Par exemple, votre patron vous demande d’assister à une réunion sur les problèmes récurrents rencontrés par le service RH et paye. Ce n’est pas de votre ressort. Et si cela vous impacte, vous ne pouvez pas y changer grand-chose.
Dans ce cas, il existe plusieurs approches possibles pour le convaincre qu’il n’est pas utile pour vous d’y assister.
En voici une, du genre simple et efficace :
Ainsi, on rappelle que l’on est très occupé, et on communique son intérêt pour le sujet abordé. Résultat, il y a peu de chance de se faire envoyer bouler. D’autant plus si votre présence n’est pas indispensable.
En revanche, les réunions qui ne sont pas convoquées par la direction sont plus facilement “éjectables” de votre emploi du temps.
Vous pouvez par exemple exiger un ordre du jour très précis. Et surtout, règle extrêmement importante et même capitale dans la lutte contre la réunionite aiguë, exiger une heure de fin de réunion.
Comme ça, si vous vous y retrouvez coincé et que la réunion déborde, ce qu’elle fait toujours, vous pourrez sans trop de mal vous éclipser en rappelant l’heure de fin qui était programmée.
Après ça, il vous reste le dernier chronophage à traiter.
En termes de parasitage en tout genre qui ralentit votre activité professionnelle, il faut aussi rajouter l’étrange personnage qui hante les couloirs et les bureaux de votre entreprise : le collègue.
Vous savez, celui qui travaille vaguement avec vous mais dont vous ne dépendez pas tout à fait.
Le genre d’énergumène qui rentre dans votre bureau à tout bout de champ pour vous raconter sa dernière sortie ou sa dernière acquisition.
Ou qui vous demande conseil pour n’importe quelle broutille et ne saurait se passer de votre précieux avis d’expert. Qu’il s’agisse du nouveau plan de relance proposé par le gouvernement, l’université dans laquelle envoyer son aîné ou ce qui lui va le mieux en matière de costume.
En général, il s’agit d’une personne tout à fait sympathique bien qu’un peu collante. Le genre qu’on a du mal à évincer poliment tellement elle est sourde aux messages subtils que vous pouvez lui lancer.
Essayer de lui faire entendre raison par des allusions voilées est une pure perte de temps.
Il ne vous reste plus qu’à vous montrer légèrement mufle, quitte à vous excuser ensuite.
Toujours selon le concept du “demander pardon, pas la permission.”
Quelques “Écoute, je suis très occupé là, on en parlera plus tard” devraient le vexer, mais au moins vous garantir de précieuses heures de tranquillité.
Bien entendu, montrez-vous disponible une fois votre tâche en cours terminée.
Vous pouvez également, lorsque vous êtes devant votre ordinateur, mettre un casque audio qui vous isolera momentanément des bruits extérieurs.
Anticipez les remarques désagréables en mentant gentiment et en parlant des acouphènes dont vous souffrez et que seule la musique peut calmer.
Ou bien expliquer simplement que vous avez besoin de calme pour vous concentrer sur votre dossier.
Car n’en doutez pas…
Encore une fois, le but n’est pas de se mettre les gens à dos mais simplement d’avoir la légitimité de pouvoir accomplir vos activités.
Oui, vous devez vous montrer disponible pour les autres, d’autant plus si votre fonction l’exige. Mais vous ne pouvez pas l’être tout le temps.
Donc si vous voulez réussir à vous impliquer dans vos projets et dans vos tâches les plus importantes… Vous devez faire comprendre aux autres à quels moments de la journée vous pouvez vous occuper de leurs problèmes.
Et non pas laisser à la foule de personnes réclamant votre attention le soin de choisir à votre place, c’est à dire à toute heure de la journée.
Ces techniques sont aussi là pour prendre conscience des possibilités de productivité qui s’offrent à vous.
En évitant les réunions inutiles, les lectures de mails à n’en plus finir et les conversations téléphoniques parasites, vous êtes assuré d’être plus efficient au travail.
Et d’améliorer vos résultats.
Il ne vous reste donc plus qu’à expérimenter ces astuces !
Commencez par celle qui vous paraît la plus accessible.
Constatez les effets.
Puis mettez en place les autres techniques, au fur et à mesure.
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Clément est le créateur de Temps Action. L'ambition de ses contenus ? Vous aider à éliminer le superflu et faire ce qui compte vraiment.