Mettez KO les 4 activités les plus chronophages au bureau - Temps Action

Ces techniques vont mettre KO les 3 (+1) activités les plus chronophages au bureau

Qu’est-ce qui, dans votre activité, est le plus chronophage ?

Qu’est-ce qui vous fait perdre le plus de temps et vous rend improductif ?

Dans une entreprise moderne, quelle que soit sa taille et sa structure, la majorité de votre temps est dévoré par :

  1. Les mails
  2. Le téléphone
  3. Les réunions

Dans cet article, nous allons voir comment réduire de façon drastique ces mangeurs de temps qui parasitent votre activité et vous empêche de faire ce que vous avez à faire.

Interruption reunion

Vraiment gonflé celle-là !

En réalité, il en existe également un quatrième qui a la capacité d’absorber les heures de vos journées comme du papier buvard.

Mais celui-là, je vous laisse le découvrir à la fin de cet article.

Attention toutefois, certaines des astuces présentées ici sont franchement directes.

Pouvez-vous les utiliser dans votre cas ?

Pour le savoir, je vous invite à lire la suite.

Tous les principes que vous allez voir sont largement inspirés par le concept :

Demander pardon, pas la permission”

Pourquoi ?

Lorsqu’on ne trouve même plus le temps d’exercer ses propres activités, il faut parfois prendre des mesures plus franches pour se libérer du temps.

1. Les mails

Commençons par les mails.

La lecture de votre messagerie professionnelle, le tri et les réponses nécessaires, transferts, recherches etc. représente un nombre astronomique d’heures perdues.

En fait, il existe une méthode assez simple pour résoudre ce grave dilemme : la messagerie automatique.

Un message courtois et ferme du style :

“Par suite d’un surcroit d’activité, je ne consulte mes mails qu’une fois par jour, à 16h30. Merci de ne me faire parvenir que ce qui est important. En cas d’urgence, vous pouvez me joindre au… Merci pour votre compréhension.”

Quel est ce surcroit d’activité ?

On s’en fiche ! Il y a toujours de bonnes âmes pour se croire débordées, cela ne devrait surprendre aucun de vos collègues.

Si votre patron s’en offusque et vous demande des comptes, soyez audacieux. Expliquez votre recherche d’une meilleure productivité – un argument auquel il ne peut qu’être sensible.

Cette fréquence de gestion des emails reste à adapter à votre activité. Mais si vous en avez la possibilité, limitez la au maximum.

Une règle importante : Ne jamais consulter ses mails en début de journée.

Il y a fort à parier que dès que vous en aurez pris connaissance au moment où vous arrivez au bureau, vous vous retrouviez noyé sous un flot incessant de demandes de toutes sortes !

Une bonne majorité des gens ont tendance à considérer comme des urgences ce qui n’est en fait que des détails, à seule fin – inconsciente bien sûr – de se sentir important.

Il est de fait que si vous ne lisez vos mails qu’en fin de journée, vous constaterez que la plupart des “urgences” auront été réglées sans vous…

Par ailleurs, si les lire en fin de journée élimine le moins important, vous laissez la possibilité aux personnes de vous contacter en cas d’urgence.

Ce qui nous amène au chronophage N° 2 : Le téléphone.

2. Le téléphone

L’idéal est d’avoir 2 numéros professionnels. L’un fixe pour les demandes courantes, l’autre mobile pour les urgences.

C’est ce second qui sera indiqué dans votre message automatique.

Lorsque vous recevrez un appel sur votre portable, il vous faudra donc considérer le dit appel comme une “vraie” urgence.

Il ne faut pas oublier pas que le but est de se libérer du temps pour réaliser notre travail avant tout.

C’est pourquoi on peut adopter une manière simple et directe : Ne pas laisser notre interlocuteur se perdre et amorcer des conversations tout à fait en dehors du sujet.

Un “Stéphane à l’appareil” fait très bien l’affaire pour commencer.

On évite les traditionnels “Allo ? Allo, bonjour, je voudrais parler à Stéphane. Oui c’est bien moi, ah très bien c’est Étienne au téléphone, bonjour Étienne”, etc.

Ensuite, dès qu’Étienne s’est présenté, on enchaîne sur :

“Bonjour Étienne. Je suis plutôt occupé, que puis-je faire pour toi ?”

Une manière très directe et très simple d’amener Étienne à ne pas commencer par le récit de son dernier week-end au ski. Parce que soyons honnêtes, son week-end au ski, on s’en contrefiche à ce moment-là !

Bien sûr, il n’est pas question de ne pas s’occuper du problème d’Étienne – surtout si on est payé pour cela !

Mais simplement à vous montrer beaucoup plus directif et à obliger vos collègues à agir de la même manière.

3. Les réunions

Le troisième fléau de votre productivité est la réunion.

Un nombre incalculable de sociétés sont aujourd’hui atteintes de “réunionite aiguë”, maladie bénigne à la base mais qui se développe à une rapidité exponentielle.

Résistez au virus ! Votre emploi du temps vous en remerciera généreusement.

C’est simple, au moindre projet, à la moindre défaillance de tel ou tel service ou produit, au moindre dysfonctionnement, on nous colle une réunion.

Souvent préparée à la va-vite, avec trop de participants qui ont autre chose de plus important à faire et pensent donc à ces autres choses, et des ordres du jour trop longs ou mal cadrés.

Quand on n’est pas le patron, il est difficile d’y échapper, mais avec une certaine dose de ruse et de finesse, c’est envisageable.

En fait, tout le secret réside dans le culot et l’organisation.

Votre patron vous demande d’assister à une réunion sur les problèmes récurrents rencontrés par le service RH et paye. Ce n’est pas de votre ressort, et si cela vous impacte, vous ne pouvez pas y changer grand-chose.

Il existe plusieurs approches possibles pour le convaincre qu’il n’est pas utile pour vous d’y assister.

En voici une, du genre simple et efficace :

“Cette réunion m’intéresse beaucoup, mais j’ai ce dossier X à terminer avant demain. Tant que je ne l’aurai pas clôturé, je ne pourrai pas me concentrer… Est-ce que vous pourriez m’en dispenser pour cette fois ? Étienne me fera un compte-rendu.”

Ainsi, on rappelle que l’on est très occupé, et on communique son intérêt pour le sujet abordé… Il y a peu de chance de se faire envoyer bouler. D’autant plus si votre présence n’est pas indispensable.

Les réunions qui ne sont pas convoquées par la Direction sont plus facilement “éjectables” de son emploi du temps.

Vous pouvez par exemple exiger un ordre du jour très précis et surtout – règle extrêmement importante, et même capitale dans la lutte contre la réunionite aiguë – exiger une heure de fin de réunion.

Ainsi, si vous vous y retrouvez coincé et que la réunion déborde, ce qu’elle fait toujours, vous pourrez sans trop de mal vous éclipser en rappelant l’heure de fin qui était programmée.

Le mieux est de respecter ces règles de base :

  1. Ne jamais accepter d’office une réunion sauf si le sujet est capital pour vous, mais tenter de vous en faire exempter de la manière décrite au dessus.
  2. Ne jamais accepter de réunion sans ordre du jour très précis et heures de début et de fin explicites.
  3. Proposez toujours une solution alternative, surtout le courriel ou alors le téléphone en dernier ressort en appliquant les règles déjà décrites en matière de communication par mail et par téléphone.

+1. Le collègue

En termes de parasitage en tout genre qui ralentit votre activité professionnelle, il faut aussi rajouter l’étrange personnage qui hante les couloirs et les bureaux de votre entreprise : le collègue.

Celui qui travaille vaguement avec vous mais dont vous ne dépendez pas tout à fait.

C’est cet énergumène qui rentre dans votre bureau à tout bout de champ pour vous raconter sa dernière sortie ou sa dernière acquisition.

Qui vous demande conseil pour n’importe quelle broutille et ne saurait se passer de votre précieux avis d’expert.  Qu’il s’agisse du nouveau plan de relance proposé par le gouvernement, l’université dans laquelle envoyer son ainé ou ce qui lui va le mieux en matière de costume.

En général, il s’agit d’une personne tout à fait sympathique bien qu’un peu collante. Le genre qu’on a du mal à évincer poliment tellement elle est sourde aux messages subtils que vous pouvez lui lancer.

Le collègue fait partie des favoris dans la course à l’inefficacité.

Essayer de lui faire entendre raison par des allusions voilées est une pure perte de temps.

Il ne vous reste plus qu’à vous montrer légèrement mufle, quitte à vous excuser ensuite.

Toujours selon le concept du “demander pardon, pas la permission.”

Quelques “Écoute, je suis très occupé là, on en parlera plus tard” devraient le vexer, mais au moins vous garantir de précieuses heures de tranquillité.

Bien entendu, montrez-vous disponible une fois votre tâche en cours terminée.

Vous pouvez également, lorsque vous êtes devant votre ordinateur, mettre un casque audio ou un IPod qui vous isolera momentanément des bruits extérieurs.

Anticipez les remarques désagréables en mentant gentiment et en parlant des acouphènes dont vous souffrez et que seule la musique peut calmer.

Vous avez le droit d’avoir du temps où vous n’êtes pas disponible

Encore une fois, le but n’est clairement pas de se mettre les gens à dos mais simplement d’avoir la légitimité de pouvoir accomplir ses activités.

Oui, vous devez vous montrer disponible pour les autres, d’autant plus si votre fonction l’exige. Mais vous ne pouvez pas non plus être disponible tout le temps.

Si vous voulez pouvoir vous impliquer dans vos projets et tâches les plus importantes, vous devez faire comprendre quels sont les moments propices pour vous pour vous occuper des problèmes des autres.

Et non pas laisser à la foule de personnes réclamant votre attention le soin de choisir à votre place, c’est à dire à toute heure de la journée.

Ces techniques sont aussi là pour prendre conscience des possibilités de productivité qui s’offrent à nous.

En évitant les réunions, les lectures de mails à n’en plus finir et les conversations téléphoniques parasites, vous retrouvez peu à peu du temps pour vous.

Il ne vous reste donc plus qu’à expérimenter ces astuces !

Photo © imageegami – Fotolia.com

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9 commentaires
TempsAction ( dit

Ces techniques imparables vont diviser par 2 le temps perdu au bureau >> http://t.co/YE7dv9np

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Jerome dit

Bonjour
Après avoir pensé que les réunions étaient une perte de temps, j’ai réalisé que ce n’était pas le cas pour tout le monde.
Je suis curieux de voir comment traiter le problème des réunions à rallonge.

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    Clément dit

    Bonjour Jérôme,

    Merci pour ton commentaire.

    Bien sûr, toutes les réunions ne sont pas inutiles.

    Pour éviter les réunions trop longues, je pense que cela passe en premier par une bonne préparation, avec une limite de temps définie et stricte.

    On peut par exemple, découper une réunion en 3 : 30 minutes sur les problèmes ou la revue des infos utiles, 30 minutes sur le développement d’idées et 30 minutes pour établir un plan d’actions.
    L’important est qu’à la fin, les gens sachent qui fait quoi pour quand.

    On pourrait aussi pourquoi pas couper une grande réunion en 3 petites. Dans l’exemple ci-dessus, 3 fois 30 minutes. On se focalise sur un sujet à la fois, et seules les personnes concernées sont présentes.

    Certains parviennent même à tenir des réunions debout pour donner un sentiment d’urgence et régler les choses plus vite.

    Bonne journée.

    A bientôt.

    Clément

    Répondre
@plojea01 dit

RT @TempsAction: Ces techniques imparables vont diviser par 2 le temps perdu au bureau >> http://t.co/YE7dv9np

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@ABOFFICE dit

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TempsAction (@TempsAction) dit

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Mohammed dit

Bon jour,

Je ne cesse pas de me nourrir de vos méthodes très efficaces,au point que j’en discute incessamment avec mes collègues de travail,et même avec mes amis avec lesquels je partage des moments de loisir.C’est devenu pour moi une sorte de doctrine ou idéologie que je dois répandre par tout ou je vais,croyez moi.

Amicalement,

Mohamed,

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    Clément dit

    Bonjour Mohamed,

    Merci pour ce commentaire.

    Clément

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Temps Action (@TempsAction) dit

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