Article invité rédigé par Benjamin du blog Gérer Son Temps.
La journée n’a pas démarré que vous savez déjà qu’elle sera surchargée.
Vous êtes dans le speed du matin jusqu’au soir. Et ce n’est pas faute d’avoir la volonté de tout faire.
En plus, je suis sûr qu’on vous a déjà martelé des phrases comme celles-ci :
Tu n’es pas assez efficace dans ton travail ! »
« Tu dois devenir plus productif. »
Pire, peut-être vous êtes vous déjà fait cette remarque tout seul ?
Pas surprenant, nous avons tous des journées bien remplies.
Certaines personnes nous parlent de productivité ou nous demandent d’être plus productif. Mais sans nous expliquer en quoi cela consiste et sans nous en donner les moyens.
C’est comme en cuisine, on peut vous demander de faire une tarte au citron meringuée, mais si vous n’avez pas la recette, la tarte est au mieux ratée, au pire immangeable.
Ce que je vous propose, c’est que nous voyons ensemble 4 problèmes qui ruinent votre productivité si vous n’y prenez pas garde et surtout comment changer la donne.
Parce qu’il est beaucoup facile de retirer des épines de son pied quand on sait les repérer.
Problème n°1 : déraciner les mauvaises habitudes
C’est simple : autant les bonnes habitudes vont forger votre productivité, autant les mauvaises vont la fracasser.
Vous en avez sûrement déjà fait l’expérience.
Vous êtes motivé pour démarrer ce nouveau projet, vous vous dites que c’est le moment de vous y mettre pour enfin avancer. Sauf que, à peine posé devant votre écran, vous commencez à surfer sur le net, regarder une vidéo, traîner sur Facebook…
Vous êtes parti d’une bonne intention, mais votre mauvaise habitude vous pousse directement dans le corner. C’est comme passer devant un MacDo alors qu’on crève de faim et qu’on s’était promis de ne plus y toucher. Difficile de résister (et je suis bien placé pour le savoir).
Néanmoins, il y a une chose intéressante dans ce comportement, c’est qu’il vous permet déjà d’identifier votre mauvaise habitude… pour mieux pouvoir la contrer.
Facile à dire, alors comment faire ?
Il y a un phénomène que j’ai constaté dans ma quête continue d’efficacité. Plus une chose est compliquée à faire, plus vous aller reculer pour la démarrer. C’est d’ailleurs une des causes de la procrastination (l’art de remettre au lendemain ce qui pourrait être fait maintenant).
L’idée, plutôt que de subir ce constat, est donc de le mettre à profit pour traiter vos mauvaises habitudes.
Vous avez tendance à traîner sur Facebook dès que vous êtes devant le PC ? Ok, voyons comment rendre cette activité difficile à démarrer :
- Vous pouvez commencer par supprimer l’accès au site depuis vos favoris.
- Puis changer le mot de passe pour en mettre un compliqué à retenir.
- Ne gardez pas non plus votre session active une fois connecté.
Bref, l’objectif est que vous rendiez compliquée la consultation de votre réseau social préféré.
Vous voyez le principe, rendre les mauvaises habitudes plus difficiles à accomplir.
Il est possible d’appliquer cela ailleurs
Comme virer les applications qui polluent de votre smartphone.
A ce sujet, j’ai fait l’expérience, durant 1 mois, de limiter mon utilisation du téléphone en enlevant les notifications, les applications inutiles. Ce qui m’a permis d’en tirer un certain nombre de leçons en matière d’efficacité.
Les mauvaises habitudes, c’est un bon début, mais ce n’est pas encore suffisant.
C’est que nous allons voir avec le second problème.
Problème n°2 : le contexte
L’environnement dans lequel vous travaillez a un impact fort sur votre productivité.
Si vous êtes distrait en permanence, même avec la meilleure des organisations, impossible d’être productif.
Vous voyez de quoi je parle ?
- Le boulet qui débarque dans votre bureau pour parler de tout et de rien alors que vous avez du taff à clôturer.
- Les réunions inutiles où le surnombre de participants nuit gravement à la santé, mais surtout à une réelle prise de décision. Je ne me déplace plus pour ce type de réunion.
Si c’est juste pour faire semblant d’être occupé et sortir du meeting sans avancée, je préfère consacrer du temps aux sujets qui comptent vraiment. Clairement, ce n’est pas super simple de refuser une réunion à son chef, mais je crois que Julien vous donne quelques astuces dans cet article.
- L’avalanche d’emails qui polluent votre boite de réception.
Du coup, il est indispensable que vous puissiez construire un environnement de travail qui favorise des sessions de concentration pour enfin bosser dans de bonnes conditions.
La concentration, couplée au temps et à l’énergie seront la triplette gagnante d’une journée productive, où il n’est pas nécessaire de bosser 14h pour faire ce qui doit être fait.
Le plus simple ?
Trouver un endroit pour vous planquer.
Vous pouvez fermer la porte de votre bureau ou migrer dans une salle de réunion.
Si vous travaillez de la maison, expliquer à votre famille que pendant que vous bossez, ce n’est pas la peine de venir vous voir toutes les 5 minutes.
Perso, je me mets un casque sur mes oreilles, le genre qui isole bien de l’extérieur.
Oui je vous le confirme ça fait un peu associable sur les bords pour ceux qui ne vous connaissent pas. Mais cela fonctionne. Et c’est le résultat qui doit vous intéresser.
C’est bon, vous êtes tranquille dans votre coin ?
Abordons le point suivant.
Problème n°3 : votre humeur
On n’en parle peu, pourtant l’humeur ça compte beaucoup tout au long de la journée.
Quand vous vous levez du pied gauche, vous savez comme moi qu’on porte souvent sa mauvaise humeur pour la journée. Pire, on voit tout en noir et chaque m…. qui nous arrive se justifie à cause de ce mauvais démarrage.
Tout se passe de travers aujourd’hui ! De toute façon c’est comme ça depuis que je me suis levé. »
Là aussi, la mauvaise humeur est une des causes de la procrastination. Il est toujours plus difficile de se mettre au boulot quand on a mal ou très mal démarré la journée.
La tasse de café qui se renverse, le réveil qu’on a oublié de mettre à sonner, ou le téléphone que l’on a laissé à la maison alors que l’on est déjà pris dans les bouchons.
Alors comment inverser la tendance ?
Cela va vous sembler évidement, mais il s’agira simplement de cultiver sa bonne humeur dès le matin pour se mettre dans les bonnes conditions le plus tôt possible.
La méthode ?
Vous pouvez commencer votre journée en faisant quelque chose qui vous met de bonne humeur, afin d’augmenter vos performances et réduire votre stress.
Et ici, je dirais que cela dépend entièrement de vous.
Quelles actions simples vous rendent heureux ?
- Jouer quelques minutes avec vos enfants ?
- Prendre votre petit déjeuner avec votre conjointe ? Ou au contraire tout seul ?
- Faire une séance de méditation ?
- Regarder des vidéos de chats sur internet ?
En cherchant ce petit truc qui vous met en condition pour la journée, vous pouvez limiter ces matins qui démarrent mal et les placer sous de meilleures auspices.
Qu’est ce que je fais le matin ?
Facile, je commence par une bonne douche en écoutant de la musique. Puis je déjeune en famille. Et enfin j’écoute des podcasts inspirants dans ma voiture si je dois me déplacer.
Ensuite, lorsque je suis installé pour travailler, je débute par la préparation des tâches importantes de ma journée et je planifie les actions à venir. Là, comme ça, je démarre serein et avec un minimum de stress.
D’une manière générale, il est important de garder du temps pour vous (oui vous) quand vous démarrez votre journée. C’est d’ailleurs un excellent moment pour préparer le planning de vos activités à venir.
Parce qu’il faut être réaliste, une fois la journée lancée, vous allez comme nous tous, vendre une bonne partie de votre temps et de votre attention aux autres. Que ce soit en répondant au téléphone, aux emails et à toutes les sollicitations extérieures qui vont vous agresser.
A moins de vivre dans une grotte sans électricité ni contact humain, difficile de passer au travers n’est-ce-pas ?
Le début de journée est donc un moment privilégié pour vous permettre de booster votre bonne humeur.
Abordons maintenant le dernier problème et pas des moindres (ainsi que ses solutions).
Problème n°4 : la priorisation de vos tâches
A priori, il y a consensus international sur le sujet, les journées ne font que 24h.
Du coup, pas toujours facile de savoir sur quoi travailler.
Parfois la journée se termine et on a l’impression d’en avoir fait beaucoup, mais le problème c’est que ce ne sont pas forcément les bonnes choses qui ont été faites. Et c’est bien là le drame. Vous avez bien pédalé mais finalement pas avancé.
Pourquoi ?
Parce que vous n’avez pas donné la priorité aux sujets importants.
Super le conseil, c’est facile à dire.
Alors comment prioriser ses activités ?
Je vous donne là aussi la méthode que j’utilise au quotidien. Elle va vous demander de prendre du recul sur vos activités et de faire un peu d’introspection.
Mais au final, il sera beaucoup plus simple pour vous de savoir si une tâche est importante ou pas.
- Étape 1 : définissez vos objectifs annuels.
- Étape 2 : définissez vos objectifs mensuels. Ces objectifs doivent être des moyens d’atteindre vos objectifs annuels.
- Étape 3 : définissez vos objectifs hebdomadaires (je le fais tous les lundi matin). Ces objectifs doivent vous permettre d’atteindre vos objectifs mensuels.
- Étape 4 : définissez vos objectifs journaliers, qui (oh surprise) doivent alimenter vos objectifs hebdo.
- Étape 5 : associez les actions nécessaires pour mettre du carburant dans la machine et que les choses avancent.
En exemple, voici l’un de mes objectifs, taillés pour rentrer dans ce schéma :
- Objectif annuel : développer mon audience sur mon blog et améliorer ma visibilité sur le web.
- Objectif du mois en cours : contacter X blogueurs sur ma thématique et leur proposer l’écriture d’un article
- Objectif de la semaine : proposer X sujets aux blogueurs qui ont répondu
- Objectif du jour : commencer la rédaction du sujet d’article retenu pour publication (tiens c’est celui que vous êtes en train de lire).
Les petits ruisseaux alimentent les grands fleuves.
Cela parait simple ? Normal, c’est parce que ça l’est.
Cependant, je ne vais pas vous mentir, pour que cela fonctionne, le travail préalable est une nécessité. Il vous faut vraiment prendre le temps d’analyser vos objectifs à long terme, sinon vous allez donner beaucoup de coups d’épées dans l’eau.
Je le sais parce que je suis passé par là. J’ai brûlé du temps et de l’énergie sur des sujets qui me semblaient prioritaires mais qui ne servaient aucun objectif plus grand.
Résultat ? Et bien pas de résultat justement…
Ensuite, si le doute subsiste entre 2 activités à réaliser, je me pose la question suivante. Quel est l’impact sur mon travail si je réalise uniquement l’activité A et pas la B ?
Et si vraiment tout cela ne suffit pas ? Tirez à pile ou face. Il faut bien avancer sur un sujet de toute façon 😉
Maintenant, voyons ensemble comment travailler sur ces priorités.
La méthode de Call Newport pour réaliser ce qui compte dans sa journée
Encore une fois, vous pouvez utiliser le temps à votre avantage.
Je suis intimement convaincu que vous avez de quoi vous occuper sur toute la journée et même au delà. Et c’est bien là qu’est le problème. Si on a de quoi faire en permanence, il devient très difficile de savoir dire stop et d’arrêter de travailler.
Alors pourquoi ne pas prendre le problème à l’envers ?
Au lieu de vous dire que vous ne savez pas à quelle heure la journée va se terminer, fixez-vous une deadline sur le moment de stopper vos activités.
Et ensuite, il suffit de planifier votre journée à rebours. Par exemple, dans mon cas, je fixe la fin de ma journée de travail à 17h30.
Pourquoi ce choix ? Plusieurs raisons.
La première, passé cette heure, difficile de garder de ma concentration, donc je travaille mal. Là où je mettrais 1h à faire une activité, il va me falloir 1h30. Aucun intérêt de forcer dans ce cas, ça sera comme faire un trajet en vélo quand on a le vent dans la figure.
La seconde, cela me permet d’aller récupérer mon fils et de passer du temps à jouer avec lui. Je gagne sur les 2 tableaux.
Du coup, sachant que ma journée se termine à 17h30, je suis obligé de consacrer mes heures de boulot sur les sujets importants. Les autres sujets seront traités si les précédents sont terminés. Cette méthode me vient de Cal Newport, auteur de l’ouvrage Deep Work.
Je l’applique au quotidien depuis bientôt un an
Et elle est d’une redoutable efficacité.
Autre avantage, rien ne vous empêche de vous remettre au travail un peu plus tard si vous avez repris un peu la forme. Je sais par exemple que j’ai un regain d’énergie vers 21h-21h30. Ce qui me permet de traiter certains sujets à ce moment là.
Bien, réfléchissez maintenant à l’heure à laquelle vous allez arrêter de travailler.
Puis, il s’agit de planifier votre journée. Ça vous pouvez le faire la veille ou comme évoqué plus haut, le matin avant de commencer à taffer.
Ce qu’il vous reste à faire, tout de suite
C’est sans doute le bon moment pour vous d’investir un peu de votre temps afin de traiter à la source ces 4 problèmes.
Vous l’avez vu, rien d’insurmontable dans ces difficultés. Mais encore faut-il en prendre conscience et faire des changements pour leur barrer le chemin.
Voici donc les 4 points à retenir :
- Les mauvaises habitudes peuvent être mises de côté en les rendant plus difficiles à exécuter. Éloignez votre téléphone, déconnectez-vous des réseaux sociaux. Rendez la route jusqu’aux mauvaises habitudes compliquée à emprunter.
- Le contexte, l’environnement dans lequel vous travaillez doit favoriser votre concentration. Il est capital de bâtir votre cadre, celui où vous êtes en maîtrise et non en réaction aux stimulus extérieurs.
- Dès le matin, votre humeur influe sur le déroulement de votre journée à venir. Vous ne devez pas la négliger. Prenez soin de vous une fois sorti du lit.
- Priorité à vos priorités. En donnant la priorité aux tâches qui sont importantes, vous faites passer vos objectifs avant ceux des autres.
Ce sont des leçons simples mais puissantes si on les applique.
Et je sais que vous allez les appliquer 🙂
A propos de l’Auteur : Travailleur occupé et père de famille comblé, Benjamin partage ses meilleures stratégies de gestion de LA ressource critique : le temps.
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