Aujourd’hui, nous sommes bombardés d’informations.
Sans approche volontaire, vous risquez la surcharge mentale.
Avec des conséquences directes sur vos capacités de travail, et votre bien-être.
Alors si vous vous sentez dépassé par le tsunami d’informations quotidien…
Dans cet article, vous verrez 9 astuces pratiques pour vous libérer de cette infobésité.
Victime d’un trop plein d’information ?
BONUS : Téléchargez le guide pratique “Gérer l’information qui vous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes” (checklist inclue).
Sommaire :
C’est quoi l’infobésité au juste ?
L’infobésité (ou surcharge informationnelle) est le fait de subir l’excès d’information dans son travail ou dans sa vie.
Cette overdose d’information entraîne une surcharge cognitive. Vous avez du mal à traiter l’information et à la comprendre dans les délais impartis.
D’où vient cette déferlante ? D’une explosion de sources : médias sociaux, courriels, messageries instantanées, notifications push, blogs, podcasts, vidéos…
Les TIC (technologies de l’information et de la communication) sont en partie responsables.
Mais il ne faut pas oublier les livres, le courrier, la paperasse, tout ce qu’on vous raconte et demande à longueur de journée…
Ce phénomène est pris très au sérieux
Ce n’est pas pour rien que l’on voit fleurir des livres comme :
Deep Work, qui vous montre comment retrouver votre concentration et développer le super pouvoir du 21ème siècle : le travail profond.
En finir avec l’infobésité, qui vous apprend à mettre en place un système de gestion de l’information numérique.
Et même un rapport d’information de l’Assemblée nationale pour faire face à l’explosion des données.
Car il est urgent de se défaire de cette surinformation. Et voici pourquoi.
Avez-vous déjà ressenti une sensation de perte de temps, de fatigue mentale ou d’anxiété à cause d’un trop plein d’informations ?
C’est normal.
Nous vivons dans l’économie de l’attention. Tout est fait pour vous accaparer le plus longtemps possible.
Lorsque vous naviguez sur internet. Quand vous scrollez sur Facebook, Instagram ou Twitter. Ou que vous suivez le fil d’actualités incessant.
Le flux d’information s’est invité dans notre quotidien pour nourrir notre soif d’informations et de nouveautés.
Capturés dans un monde numérique régi par la curation de contenu. Où l’on nous fait voir ce qu’on demande à voir.
Sans nous en rendre compte, cela nous façonne de l’intérieur
Nous devenons accro. On se compare aux autres. On est plus stressé.
Car cette surcharge d’information est comme de la junk food pour notre cerveau.
Nous l’encombrons de choses en vrac, mais aux conséquences bien réelles.
Et quand on y ajoute une profusion d’emails, de l’urgence et des dossiers à rendre…
Vous obtenez un cocktail détonant qui finit par engendrer du stress, de la confusion mentale et de l’anxiété.
Car vous n’avez pas les ressources cognitives pour y faire face.
Résultat, cela vous affecte vous directement, mais aussi votre productivité : difficulté à se concentrer, à prendre des décisions et à résoudre les problèmes de manière efficace.
Mais ça ne s’arrête pas là.
LexisNexis a mené une enquête internationale en 2010 sur la productivité au travail.
En moyenne, les travailleurs ont déclaré consacrer la moitié de leur journée de travail à recevoir et gérer l’information. Plutôt que réellement l’utiliser pour accomplir leur tâches.
Entre un tiers et 50% des informations reçues n’étaient pas importantes pour eux.
Et la majorité de ces travailleurs ont déclaré perdre de vue leur priorité devant cette masse de données à trier.
Résultat, leur travail en souffre. La surcharge d’information agit sur leur productivité, mais également sur leur moral.
Vous comprenez donc combien il est crucial de savoir gérer ce flux continu d’information.
Mais vous vous demandez peut-être si vous êtes vous-même touché par les effets de la surinformation ?
Regardez si ces situations vous sont familières :
- Empiler les livres que vous n’avez pas encore lus
- Avoir tellement d’abonnement newsletter que vous ne les ouvrez plus
- Acheter des formations en ligne que vous ne suivez pas
- Prendre des notes sans jamais les consulter
- Vous perdre dans des recherches d’information sans rien implémenter
- Passer plus de temps à gérer l’information qu’à l’utiliser
- Peur de rater une nouvelle, une information ou une opportunité
- Multiplier les applications : pour les tâches, la prise de notes, les projets, le nombre de kilomètres parcourus…
- Une overdose d’information dans vos outils de travail : boîte email, écran d’ordinateur, téléchargements…
- Scroller le flux Facebook, Instagram, twitter ou news en automatique au moindre moment de libre
- Sauter sur votre mobile à chaque notification mail, même si ça vous interrompt
Et plus globalement, vous sentez-vous dépassé ou étourdi par la quantité d’informations à gérer au quotidien ?
Si oui, alors je vous propose ci-dessous un plan pratique pour endiguer cette surcharge informationnelle.
Chaque cas est particulier. Et chacun est plus ou moins impacté par l’infobésité à divers moment de sa vie.
Mais vous pouvez suivre une approche globale dans la majorité des cas. Elle consiste à :
- Savoir ce que vous voulez vraiment
- Filtrer l’information qui vous parvient
- Mieux gérer l’information qui reste
Comment vous y prendre ?
Voici un plan en 9 astuces pour vous libérer de la surcharge d’informations.
Ce sont les mêmes que j’utilise dans mon activité et dans la vie de tous les jours.
Vous pourriez commencer par lister toutes les sources d’informations que vous utilisez chaque jour : toutes vos newsletters, blogs, podcasts, pages Facebook, comptes Instagram, etc.
Avec le temps que vous y passez, histoire d’avoir une vue réelle et exhaustive de votre consommation hebdomadaire.
Tout ceci pour en prendre conscience et ensuite, identifier les sources les moins utiles et blablabla…
Cette démarche a du sens, mais c’est un peu trop scolaire à mon goût.
Voici mon approche pour tailler dans le gras et se concentrer :
1. Dégraisser votre boite mail
Il est inutile de vouloir tout lire, tout voir, tout entendre.
Tout comme il est impossible de tout savoir. Jugez plutôt :
Explosion du volume des données numériques, Statista
Mieux vaut donc se concentrer sur une sélection de sources intéressantes, plutôt que sur une constellation d’informations inégales.
Comment ?
Démarrez par là :
1. Désabonnez-vous d’au moins 80% de vos newsletters
Pourquoi commencer par les emails ?
C’est un facteur majeur de surabondance d’information, à la fois professionnel et personnel.
Vous recevez dans le même récipient des informations importantes et des infos poubelle.
En plus, nettoyer sa boite mail élimine instantanément les distractions et vous donne une “petite victoire immédiate” sur la surinformation.
Je vous invite donc à supprimer tout ce que vous ne lisez plus, dont vous vous êtes désintéressé et que vous laissez traîner par flemme.
Voici un exemple avec un gmail :
Dès que vous tombez sur un expéditeur dont les emails ne vous intéressent plus, cliquez sur son mail.
Rendez-vous tout en bas du message et cliquez sur le lien désinscription :
Ou si c’est en anglais :
Dans certaines messageries, vous avez un lien de désabonnement juste à côté du nom de l’expéditeur :
Dans la page qui s’ouvre, cliquez si besoin sur se désinscrire et validez votre choix.
Ensuite, remontez en haut du mail et cliquez sur les 3 points, puis sur “filtrer les messages similaires”, puis sur le bouton “rechercher” :
Cliquez sur la case au dessus de l’expéditeur pour sélectionner tous les messages :
S’il y a plus de 100 messages (ma page est réglée sur 100), cliquez sur la phrase “sélectionner toutes les conversations…” au dessus des messages :
Vous n’avez plus qu’à cliquer sur l’icône “supprimer” et confirmer :
Et voilà. Dans mon exemple, des centaines de messages virés en moins de 30 secondes.
Faites ça UNE seule fois, dès que vous tombez sur un expéditeur que vous n’ouvrez plus. Chaque fois que vous consultez vos mails.
Comme ça, à chaque visite, votre boîte de réception devient de plus en plus clean.
2. Limitez vous à une à trois sources d’information par domaine d’intérêt
Le moins, le mieux.
Privilégiez la qualité à la quantité. Car il y aura toujours plus d’informations que de temps et d’attention à y consacrer.
Résultat de cette première étape : plus de focus, de clarté et de temps.
Ça tombe bien, car vous allez en avoir besoin pour la suite.
2. Clarifier ce qui compte le plus pour vous
Avez-vous remarqué que lorsqu’on s’occupe du plus important, on se sent déjà mieux ?
Parce qu’on se concentre sur les choses qui comptent et qui ont de la valeur, pour notre travail et notre vie. Et on a l’impression d’avoir notre cerveau là où il faut.
Le second effet bénéfique ?
Lorsqu’on s’implique sur ses priorités, la surinformation a instantanément moins de prise sur nous.
Je l’ai vérifié maintes et maintes fois. Quand vous êtes focalisé sur ce qui a du sens pour vous :
- vous allez voir moins souvent vos emails
- vous scrollé moins le flux des réseaux sociaux
- Vous n’avez pas le sentiment de rater quelque chose d’important.
Pourquoi ? Parce que tout cela a subitement moins de valeur en comparaison.
Cela ne veut pas dire que vous n’utiliserez plus l’information
Mais vous pourrez faire le meilleur usage de ces technologies, au lieu de vous faire prendre par leur mécanique sournoise et addictive.
Par exemple, dans mon activité, j’écris beaucoup. Donc j’utilise très souvent les résultats de recherche de Google comme source d’inspiration.
Même chose avec Facebook où je suis abonné à un groupe sur le sport qui me passionne.
En bref, votre usage n’est plus aveugle, mais intentionnel. Vous les faites pour servir ce qui compte.
Comment s’y prendre alors ?
Définissez vos 1 à 3 priorités dans votre travail. Quelles sont vos missions, vos responsabilités ? Celles sans lesquelles votre métier n’existe pas ?
Si vous êtes entrepreneur, vous pouvez partir des résultats à atteindre pour en déduire vos top priorités.
Par exemple :
- Manager le développement des nouveaux produits
- Former les futurs collaborateurs
- Augmenter le trafic web de 50%
Pour moi, mes priorités sont :
- Ecrire : emails, articles, produits, etc.
- Créer des produits digitaux
- Faire connaître mon contenu
Vous pouvez bien sûr faire la même chose pour vos priorités à titre personnel.
Une fois ceci fait, il vous faudra du temps de qualité pour vous y consacrer.
Testez une nouvelle façon de travailler :
Quand vous êtes concentré sur vos priorités :
- Fermez vos messageries instantanées.
- Désactivez les notifications emails, de vos comptes Twitter, Facebook, etc.
- Et réservez des plages horaires dans la journée pour les consulter. Par exemple, à 8h, 12h et 16h.
Autrement dit, séparez les périodes focus sur le travail, des moments de connexion et de communication.
En faisant ça, vous limitez le mode urgent, car vous n’êtes plus aux aguets de votre boîte de réception à longueur de temps.
Vous gagnez en efficacité et en sérénité car vous avez de vrais moments d’attention sur vos tâches importantes.
Et vous êtes davantage disponible pour les autres, contrairement à ce que l’on pense.
Un petit « sacrifice » pour plus d’efficacité et d’attention
Pour faire la bascule, il vous faut accepter de passer en mode déconnecté de temps à autre dans la journée.
C’est tout à fait possible, car sauf rares exceptions, la plupart des demandes urgentes peuvent attendre une heure ou deux. Voire même une demie journée.
Vous pouvez tester tranquillement avec une session d’une heure focus par jour. Ou même 30 minutes. Juste histoire de voir ce qui se passe.
Et petit à petit, une fois le changement validé, rallonger la durée de vos sessions.
Des modèles pour prévenir vos partenaires, clients, collègues
Voici un message que vous pouvez programmer sur votre répondeur téléphonique :
Bonjour, c’est Stéphane. Merci pour votre appel. Je ne peux répondre à votre demande maintenant. Je suis joignable du lundi au vendredi de 10h30 à midi, et de 16h à 18h. Laissez-moi un message pour que je vous rappelle au plus tôt, ou contactez-moi à ces tranches horaires si vous préférez.
Et un message lorsque vous recevez un email :
Bonjour et merci pour votre message.
Je consulte désormais mes emails trois fois par jour : de 10h30 à 12h, de 14h à 14h30 et de 16h à 18h, pour répondre à une exigence de qualité et d’efficacité dans mon travail. Sachez que je mets tout en œuvre pour vous répondre dans les plus brefs délais. Cordialement.
4. Décharger son cerveau
La mémoire de travail ne peut retenir que 7 éléments d’information en même temps. Au-delà, le cerveau commence à pédaler dans la choucroute.
Car il n’est pas prévu pour garder en mémoire tout ce que l’on doit faire :
Le rappel des courses, l’anniversaire à organiser, les vacances, rappeler Sophie, le formulaire à imprimer, le dossier à rendre avant vendredi…
Et comme le cerveau a horeur des questions non résolues, il vous rappellera ces informations en boucle, quand vous ne les oubliez pas. Et souvent au moment où vous ne pourrez pas vous en charger.
Évitez donc de polluer vos ressources cognitives en vidant votre esprit de tout ce qui l’encombre.
Prenez l’outil que vous préférez : une feuille de papier, un document texte ou votre application de tâches.
Et jetez-y pendant 5 minutes tout ce qui se trouve dans votre tête : les tâches à faire, les rendez-vous, les notes à prendre, les choses à réaliser plus tard, le film à voir… Absolument tout.
Vous le verrez, ça fait un bien fou.
Continuez à y noter les choses qui retiennent votre attention au cours de la journée.
Et ensuite ? Il vous faudra un système pour trier et organiser toutes ces informations.
Vous avez vidé votre cerveau ?
Très bien, maintenant la question est :
Que faire de toutes ces informations ? Comment les traiter, les trier, les organiser ?
Hé bien en vous aidant d’un système de gestion de l’information.
Un tel outil vous aide pour recevoir, traiter et utiliser vos données du mieux possible.
Grâce à ça, vous avez une méthode répétable pour gérer le flux d’information de façon efficace et plus sereine.
Vous n’oubliez presque rien. Vous évitez de créer des goulots d’étranglements. Et vous gardez en vue vos tâches et les projets importants au travail comme ailleurs.
Pour y parvenir, votre système doit comprendre au minimum :
- Des boîtes d’entrée : c’est là où vous allez rassembler toutes les informations qui vous parviennent.
- Une méthode systématique pour traiter les informations numériques et physiques : emails, notes, documents papiers, infos orales.
- Et une procédure hebdomadaire pour rester à jour et garder les idées claires.
Pour commencer, vous trouverez ici un système en 4 étapes pour gérer vos informations papiers et numériques.
Une nouvelle newsletter, un blog, une chaine YouTube ou un compte sur les réseaux vous intéresse ?
Donnez-vous 15 jours pour le ou la tester.
Pour ça, ajoutez un rappel récurrent dans votre agenda pour décider de garder ou supprimer vos nouvelles sources d’information :
Une fois le délai écoulé, demandez-vous si cette source est pertinente et vous apporte des informations dont vous pouvez vous servir.
Si oui, gardez-là. Sinon, supprimez-là. Et si vous n’êtes pas sûr ? Supprimez aussi, ce n’est pas si important.
Ne conservez que les flux que vous suivez régulièrement et qui vous apportent vraiment quelque chose.
Ça évite par exemple de laisser traîner une newsletter qu’on ne lit pas pendant des mois dans sa boîte de réception.
Vous pouvez même aller plus loin en programmant un rappel « faire le tri mensuel » une fois par mois. Et trier vos papiers, vos applis, vos dossiers et fichiers numériques.
7. Développer ses compétences en lecture
Emails, articles, dossiers, comptes rendus…
La lecture est une grosse part du boulot dans la plupart des métiers utilisant les TIC.
Mais si vous lisez trop lentement, en cherchant à tout décortiquer, voire en disant les mots dans votre tête comme je le faisais, dur dur de garder le rythme.
La solution ?
Modifiez votre façon de lire, pour trouver plus vite ce que vous cherchez.
Grâce à quelques techniques simples, vous focalisez votre attention sur les sections clés. Vous adaptez votre niveau de lecture à chaque source d’information. Vous connaissez les trucs pour aller à l’essentiel.
Comment améliorer vos compétences en lecture ?
Cet article vous donne des bonnes bases pour démarrer.
Maintenant, si vous êtes pressé, concentrez-vous sur ces 5 points pour vos documents professionnels :
1. Demandez-vous ce que vous voulez retirer de votre lecture ? Cherchez-vous une info précise, à faire un résumé, à rédiger un article, à donner votre avis… Un but clair aide à se focaliser sur les points importants.
2. Scannez les titres et les sous-titres pour avoir une idée générale du document et identifier les parties et informations clés. Cela vous aide à savoir où se trouvent les informations pertinentes, avant de lire attentivement.
3. Scannez les images, les tableaux et les graphiques si vous avez besoin d’exemples concrets et de données chiffrées.
4. Lisez le début et la fin de chaque section ou chapitre : Les premières phrases donnent souvent une idée du contenu. La fin peut aussi résumer les points clés.
5. Identifiez les idées clés : survolez les phrases pour en saisir le sens et l’essentiel. Cherchez les idées principales dans chaque section, paragraphe ou page. Notez-les ou soulignez-les (en marquant les sections concernées avec un marque page) pour faciliter la révision.
Un exemple ?
Vous devez résumer un rapport de 50 pages sur les performances financières de votre entreprise.
- Commencez par le sommaire, classique.
- Puis survolez le document pour comprendre les sections principales et les graphiques clés.
- Lisez en diagonale pour chercher des informations spécifiques.
- Ensuite, utilisez des marques pages pour marquer les sections importantes et prendre des notes sur les idées clés.
Souvenez-vous qu’en général, 20% du contenu contient 80% de l’information utile.
8. 3 clés pour mettre en pratique ce que vous apprenez
En phase d’apprentissage, on a tendance à consommer énormément d’informations.
Mais trop souvent sans la mettre en pratique. Et plus on en ingurgite, plus on a des questions… Qui nous mène vers plus de contenu.
Malheureusement, plus on a d’informations, moins on sait prendre de décisions.
Pour éviter ça, pratiquez l’apprentissage utile en suivant ces 3 points :
Suivre uniquement des formations que vous allez mettre en pratique dans la foulée. Evitez d’acheter des cours qui pourront servir plus tard, ou juste parce qu’ils sont en promo. Apprenez en mode juste à temps.
Appliquer la règle 50-50 : passez 50% du temps maximum à consommer du contenu (lire, écouter, visionner).
Et 50% de votre temps minimum à traiter l’information : mettre en pratique, ou prendre des notes et vous tester, selon l’objectif visé.
Retenir ce qui compte et rien d’autre. Pour chaque contenu consulté, décidez d’un plan de rétention d’information suivant votre objectif et votre intérêt pour le sujet.
Ça peut être : des notes intégrales, une page de note synthétique, 5 idées clés, 3 idées clés ou une grande idée.
Acceptez qu’un contenu (livre, cours, etc) peut-être rentabilisé même si vous n’en retirez qu’une ou deux grandes idées… Et que vous les appliquez.
Voici le mode à suivre quand vous vous sentez noyé sous la déferlante d’informations.
Voyez ça comme un plan de sauvetage. Le but est de sortir de la surcharge mentale au plus vite.
Le principe à suivre est le suivant :
Tout ce qui n’est pas indispensable est inutile.
Vous allez donc éliminer drastiquement toute information qui ne vous est pas vitale dans votre travail et votre vie à cet instant.
Voici comment :
- Stoppez le nouveau flux non indispensable : arrêtez d’acheter des livres, de prendre de nouvelles notes, de souscrire à des newsletters, de lancer des recherches sans fin.
- Videz votre cerveau, comme expliqué au point 4
- Purgez votre boite mail : au lieu d’éliminer un destinataire à chaque connexion, comme au point 1, allez-y franco. Supprimez-en 10 d’un coup.
- Désactivez la notification des réseaux sociaux sur TOUS vos appareils : ordinateur, tablette, smartphone.
- Faites la diète médiatique : pas d’actualités sur internet, ni à la télévision. Contentez-vous de la radio pour vous tenir au courant (et encore).
- Clarifiez vos priorités comme vu au point 2.
En suivant ces étapes, vous passez en mode sobriété numérique. Vous retrouverez un vent d’air frais. Et vous remettez le focus sur ce qui compte.
Quand vous vous sentez mieux, allégez le programme de sauvetage petit à petit.
Conclusion
Difficile de se battre contre une technologie addictive, omniprésente et permanente.
Mais une fois la prise de conscience enclenchée, on peut agir pour regagner notre pouvoir d’attention et notre bien-être.
Pour ça, vous avez 3 armes à disposition :
- Décider ce que vous voulez faire de votre temps
- Réduire votre consommation d’information
- Et apprendre à mieux gérer celle qui reste.
Toutes les astuces de cet article sont là pour vous aider. Il ne vous reste plus qu’à les mettre à l’épreuve.
Ah oui, il n’est pas indispensable de jeter sa télévision.
Regarder un bon film ou sa série préférée, c’est toujours bon pour se détendre bien comme il faut…
Et se libérer l’esprit après une dure journée de travail.
