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La méthode simple pour classer ses dossiers, fichiers et documents sur son ordinateur
Article invité de Gabriel Manceau, d’après la publication originale d’Asian Efficiency.
Si vous lisez ces lignes, c’est sans doute parce que les documents de votre ordinateur sont mal organisés.
Au point de vous faire des nœuds au cerveau. Et de plomber votre productivité.
Savoir comment classer ses dossiers et fichiers sur PC ou Mac fait partie des bases pour gagner en efficacité.
Alors si vous perdez un temps fou à chercher vos documents noyés dans une arborescence tentaculaire et sans logique, pas de panique.
Je suis aussi passé par là.
J’ai appris de mes erreurs.
Et j’ai pu goûter au plaisir immense d’avoir chaque chose à sa place.
Et de trouver ce que je cherchais en quelques clics.
Il en sera de même pour vous après la lecture de cet article.
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Comment la technologie nous a donné de mauvaises habitudes
À l’époque du « tout papier« , il était essentiel de bien classer ses documents pour pouvoir les retrouver facilement.
Avec l’arrivée des ordinateurs, des moteurs de recherche internes et du stockage dans le cloud, nous avons peut-être pensé que la technologie rangerait tout à notre place.
Et que quoi qu’il arrive, « on finira bien par le trouver. »
- Premier constat : quand on veut être plus productif, organiser ses documents est aussi important qu’organiser sa journée de travail.
- Deuxième constat : une mauvaise organisation reste une mauvaise organisation, qu’elle soit physique ou numérique.
- Troisième constat : plus vous êtes désorganisé, plus il est difficile de revenir en arrière. « Je rangerais ça plus tard« , ça vous parle ?
C’est typiquement le genre de choses que l’on sait devoir faire, mais que l’on n’a jamais envie de faire.
Cette spirale infernale prend fin aujourd’hui pour vous. Fini les heures perdues à chercher vos documents dans un chaos sans nom.
Je vais vous montrer point par point comment organiser tous les fichiers de votre PC ou Mac de façon simple et pertinente.
Les 3 objectifs d’un bon système d’organisation
Au risque de vous décevoir, le système d’organisation parfait n’existe pas.
Chaque personne est différente. Et ce qui fonctionne bien pour vous ne conviendra pas forcément à tout le monde.
Le but de cet article est donc de prendre les conseils que je vais vous donner et de les adapter pour créer votre système d’organisation idéal.
Dans un bon système d’organisation, les fichiers doivent être :
- Facile à ranger : vous ne voulez pas d’un système de rangement compliqué et tentaculaire. Le but est de pouvoir tout classer en un clin d’œil, grâce à des noms de dossiers uniques et le minimum de niveaux dans l’arborescence.
- Facile à trouver : que ce soit en cliquant sur les dossiers ou en utilisant la fonction recherche de votre ordinateur. Vous voulez pouvoir trouver n’importe quoi en un temps record. C’est en nommant correctement les dossiers que vous y arriverez.
- Réutilisable : avoir la possibilité de réutiliser des modèles et systèmes de rangement à la demande.
Une dernière chose importante : ne vous mettez pas la pression ! Votre système n’a pas à être parfait. Comme j’aime le dire, “fait est mieux que parfait.”
Donc commencez à créer votre propre structure de rangement et améliorez-là au fur et à mesure.
Les principes d’un bon système de rangement
Commençons avec quelques règles de bases que vous n’appliquez peut-être pas encore :
Ne pas mettre de fichiers sur le bureau
Comment ça vous avez 50 fichiers sur votre bureau ? 😄
Celui-ci devrait rester super propre avec juste un beau fond d’écran et la corbeille. Point.
Bureau épuré = plus de constellations de fichiers qui donnent mal à la tête
Des documents peuvent apparaître sur votre bureau si et seulement si c’est temporaire.
Soit il ne font que transiter car vous avez copier des fichiers à la va-vite depuis un disque dur externe par exemple.
Soit vous n’allez pas les stocker sur votre ordinateur et ils ne sont là que brièvement avant de finir dans la corbeille.
Limiter la création de dossiers
Restez minimaliste.
Si vous faites un bon travail de hiérarchisation au préalable (j’y viens dans un instant), la plupart des documents pourront être rangés dans votre système de classement existant.
La création de nouveaux dossiers (ou répertoires informatiques) s’impose lorsque vous sauvez toujours le même type de fichiers, mais à des fins différentes.
Si par exemple vous décidez de vous mettre à rédiger des articles pour d’autres sites internet que le vôtre, vous pouvez créer un nouveau sous-dossier “articles invités” dans votre dossier “articles” de cette façon :
- Professionnel > Mon site > Articles > Articles invités
Cela vous permet de faire la distinction. Et ne pas avoir à vous souvenir quel article est sur votre site ou non.
Même chose si vous trouvez un nouveau partenaires d’affaires. Ou encore si vous changez d’opérateur téléphonique par exemple.
Mais gardez à l’esprit de limiter le nombre de niveaux. Ça vous obligera à créer des noms de dossiers qui ont plus de sens. Et vous gagnerez un temps précieux au quotidien pour trouver vos documents.
Ça n’a l’air de rien, mais quelques secondes passées chaque jour à trouver vos fichiers se transforment en plusieurs jours de perdus à la fin de l’année.
Sans compter la répétition des petites manipulations laborieuses engendrées en cherchant un document.
Nommer les fichiers et dossiers de manière stratégique
C’est essentiel si vous voulez que vos documents soient « facile à trouver. »
Et pour ça, il va falloir s’appliquer et faire preuve de bon sens.
Tout le monde a sa manière de penser et de chercher des dossiers. Songez donc à la façon dont vous cherchez les documents, pour pouvoir les retrouver facilement plus tard.
Exemple : si vous cherchez une facture téléphonique sur votre ordinateur, ne l’appelez pas juste « facture.pdf » ou même « facture septembre.pdf ».
C’est trop vague.
Une bonne manière de la nommer serait :
- Par date (je cherche la facture de septembre 2017)
- Par opérateur (je cherche la facture SFR)
- Par type de document (je cherche une facture)
Même si vous avez créé un dossier « SFR », je vous conseille de le répéter dans le nom du fichier. Cela facilitera le travail du moteur de recherche de votre ordinateur, et le vôtre.
Un bon nom de fichier serait donc « Septembre 2017 SFR Facture.pdf. »
C’est déjà beaucoup mieux ! Mais vous pouvez aller plus loin avec vos fichiers datés. Car votre ordinateur suit une logique qui n’est pas forcément la vôtre.
La logique numérique pour le classement informatique
Regardez. J’ai classé ci-dessous mes fichiers avec la date en chiffres et en version française (mois – année) :
Le problème ? Le fichier d’août 2018 se retrouve avant septembre 2017 dans la chronologie. Pas top.
Pour les fichiers datés, votre pc vous donnera le bon classement en suivant la nomenclature américaine : Année – Mois – Jour. Le tout en chiffres :
Et si vos dossiers ne sont pas classés par date mais que vous voulez tout de même créer un ordre précis, rien de plus simple. Indiquez simplement un numéro devant le nom de dossier :
Méthode de classement des dossiers informatiques dans l’ordre chronologique
Bref, dossiers ou fichiers, même consigne. Donnez leur un titre précis pour faciliter la recherche et comprendre tout de suite ce dont il s’agit.
Comment organiser vos documents
Sur Mac ou Windows, les documents se présentent, à quelques détails près, de cette manière : Utilisateur/Documents.
Si vous utilisez votre ordinateur à la fois à des fins personnelles et professionnelles, je vous conseille de commencer avec la structure suivante :
- /Documents/Professionnel
- /Documents/Personnel
Si vous utilisez Google Drive (ou tout autre service de stockage en ligne), cela se présente de la même manière :
- /Google Drive/Professionnel
- /Google Drive/Personnel
Maintenant que vous avez séparé votre vie perso et pro, le reste de l’arborescence dépend de la manière dont vous voyez les différents « compartiments » de votre vie.
Voici quelques exemples :
- /Documents/Personnel/Santé
- /Documents/Personnel/Maison
- /Documents/Personnel/Finances
- /Documents/Personnel/Social
- /Documents/Personnel/Voyages
- /Documents/Personnel/Famille
A vous de trouver la manière qui vous semble logique pour créer des dossiers qui correspondent aux différents aspects de votre vie personnelle et professionnelle.
Démarrez avec les dossiers principaux qui serviront de base à tout le reste. Vous pourrez ensuite ajouter des sous-dossiers à l’intérieur de façon à regrouper vos documents de façon logique.
Par exemple :
- /Personnel/Maison (dossier principal)
- /Internet (sous-dossier)
- /Eau
- /Electricité
- /Entretien
- /Notaire
Note : Comme l’a indiqué Alain dans les commentaires, pensez à créer votre arborescence de dossiers à partir de OS (C:) comme ci-dessous :
Cela vous évitera de perdre vos données si vous deviez réinstaller Windows et que vous n’aviez pas fait de sauvegarde.
Pour vos dossiers Google Drive, aucun souci. Une fois paramétrés, vos documents sont sauvegardés d’office dans votre compte en ligne.
Organiser vos documents professionnels
De la même manière que pour les documents personnels, la partie professionnelle doit répondre à une certaine logique en fonction de votre activité.
Si vous êtes dans une grosse entreprise avec un système déjà en place, vous n’aurez généralement pas la main dessus.
Si l’entreprise est plus petite, vous pouvez envisager d’organiser un brainstorming sur la meilleure manière pour tous d’organiser les dossiers et trouver les fichiers facilement.
Si vous travaillez localement avec vos propres dossiers sans passer par le serveur partagé d’une entreprise, vous avez carte blanche pour vous organiser.
Voici un exemple qui pourrait fonctionner :
- /Projet 1
- /Projet 1/brainstorming
- /Projet 1/planning
- /Projet 1/marketing
- /Projet 2
- /Projet 3
- /Archives
Organisez vos sous-dossiers en fonction des types de tâches à effectuer pour un projet. Ou des différents intervenants par exemple (sous-traitants, partenaires, banquier, clients…).
Le mieux est peut-être de commencer sur une feuille de papier.
Notez tous les projets sur lesquels vous travaillez et les tâches que vous effectuez au quotidien.
Cela vous aidera à regrouper logiquement les activités et créer les dossiers correspondants.
Vous pouvez aussi créer une mindmap à l’aide d’outils comme MindManager ou Mindmeister. Ou sur papier pour vous aider à visualiser et ordonner au mieux votre classement.
Exemple de Mind Map pour une activité de Designer Freelance
Encore une fois, l’essentiel est que cela soit parfaitement logique pour vous.
Note : Si vous n’utilisez pas de service en ligne pour stocker vos documents numériques, assurez-vous de programmer une sauvegarde régulière dans votre agenda.
Selon la fréquence de modification ou de création de nouveaux fichiers, vous pouvez opter pour une sauvegarde hebdomadaire ou mensuelle sur un disque dur externe.
Créer des modèles de dossiers
Au fur et à mesure, vous allez apprivoiser votre organisation et vous rendre compte que vous utilisez souvent les mêmes dossiers et sous-dossiers.
C’est peut-être le moment de créer un dossier avec tous vos modèles de dossier dedans, pour pouvoir les copier et les coller facilement en cas de besoin.
Les avantages :
- Vous allez gagner du temps sur la création de dossiers qui seront déjà prêts.
- Vous gardez une cohérence dans l’ensemble de vos dossiers qui garderont la même structure.
Un exemple ? Si votre activité consiste à créer des produits numériques, vous pouvez créer un modèle de dossier appelé “Produit [Nom-du-produit] » :
Puis décliner chaque nouveau produit de la sorte :
Ainsi, vous aurez juste à copier-coller le dossier /Produit [Nom-du-produit] dès la création d’un nouveau produit. Pratique.
Évidemment, le but est ensuite d’affiner tout ça au fur et à mesure pour avoir l’organisation idéale pour vous.
Les raccourcis sont vos amis
Que ce soit avec le Finder d’un Mac ou l’Explorateur de fichiers sur Windows, vous pouvez glisser et déposer les dossiers que vous utilisez tout le temps dans la barre d’accès rapide.
Glisser déposer d’un dossier depuis l’explorateur Windows vers la barre des tâches
Une fois ajouté, faites simplement un clic droit sur l’icône dossier qui se trouve maintenant dans la barre des tâches. Vous verrez alors apparaître le raccourci (ici “Articles invités”) que vous venez de créer.
Cela vous permet d’être à seulement un clic des dossiers que vous utilisez le plus sans avoir à aller les chercher.
Et si ce n’est qu’un projet temporaire, rien ne vous empêche ensuite de le supprimer.
En complément, vous pouvez bien sûr utiliser la fonction recherche de votre ordinateur pour trouver un document rapidement :
- Sur PC, un simple clic sur la touche “windows” permet d’activer la barre de recherche.
- Sur Mac, utilisez le raccourci clavier “Commande (Cmd) + barre d’espace.”
Mais il existe des outils de recherche plus puissants.
Doper les fonctionnalités de votre ordinateur
Pour aller plus loin dans l’accès et la recherche hyper rapide de tous les fichiers sur votre ordinateur, je vous recommande le logiciel Listary pour Windows, et Alfred pour Mac.
Ces deux logiciels proposent un outil de recherche extrêmement puissant pour trouver en quelques secondes n’importe quels fichier, dossier, ou application.
Prenons Listary.
Lorsque l’explorateur de fichiers est ouvert, tapez directement votre recherche, sans avoir à cliquer nulle part au préalable. Un exemple ici où je recherche mon article sur la fameuse méthode pomodoro en tapant simplement “pomo” depuis l’explorateur :
Autre exemple de la puissance de Listary. Tapez deux fois sur le bouton contrôle de votre clavier “Ctrl + Ctrl” pour voir apparaître la barre de recherche qui peut littéralement tout trouver sur votre ordinateur. Des fichiers en passant par les dossiers ou les applications à lancer.
Un exemple ici en tapant “photo” :
De quoi vous faire gagner un temps précieux en évitant d’avoir à ouvrir plusieurs dossiers et sous dossiers avant de trouver le fichier ou l’application voulue.
C’est un peu comme avoir le moteur de recherche de Google, mais pour son ordinateur.
Et avec ses multiples fonctions activées par de simples commandes où le clic d’une souris, cela rend la gestion des documents encore plus fluide.
Les applications de sauvegarde dans le Cloud
Un mot pour vous parler des applications de sauvegarde en ligne comme Google Drive, Dropbox ou encore OneDrive que je vous recommande chaudement.
Ils offrent tous une petite capacité de stockage gratuite. Et les tarifs pour passer aux versions payantes sont très abordables. Entre 5 et 10 euros par mois pour 1 à 2 To d’espace de stockage dans le cloud.
Avec ça, vous avez de quoi tenir.
Vous pouvez bien sûr organiser vos fichiers comme vous le faites sur votre ordinateur.
La différence ? Vos documents sont disponibles où que vous soyez. Vous pouvez y accéder sur votre ordinateur, mais aussi sur une tablette ou votre mobile avec l’application web sécurisée.
Vos données sont stockées en ligne et synchronisées sur tous vos appareils avec les applications de sauvegarde en ligne
Et si votre ordinateur rend l’âme, vos documents sont sauvegardés. De quoi dormir tranquille.
Comment gérer votre dossier “Téléchargements”
Mais si vous savez. Celui où vous avez téléchargé tout et n’importe quoi. Dont pas mal de choses que vous avez oubliées depuis longtemps.
Chaque personne gère ça de manière différente. Mais j’aimerais vous proposer une approche de “rangement” un peu spéciale.
Vous êtes prêts ?
N’y touchez pas ! Ou du moins, n’essayez pas de le ranger.
Après tout, il porte très bien son nom. C’est là que vous allez trouver tout ce que vous avez téléchargé depuis internet. Pratique, non ?
Si vous commencez à vouloir ranger son contenu dans d’autres dossiers, vous risquez de tout disperser et rendre tout ça encore plus complexe à trouver.
En utilisant le logiciel Listary comme je vous l’ai recommandé, vous n’aurez plus aucun problème à trouver un fichier dans le dossier téléchargement.
Une exception : si vous téléchargez un document à conserver reçu par email : une facture, un document officiel de votre notaire, un contrat… Rangez-le aussitôt dans le dossier correspondant de votre système de classement.
Et si vous préférez procéder “à l’ancienne”, voici ma méthode :
- Triez les fichiers de votre dossier “Téléchargements” par date et non pas par nom. Cela vous permet de voir d’un coup d’œil les derniers téléchargements que vous avez effectués et les retrouver facilement.
Classement des fichiers téléchargés par date sur PC
- Supprimez de temps en temps les fichiers le plus anciens qui ne vous sont plus utiles. Cela libérera de l’espace disque, en plus de faciliter la recherche dans le dossier.
Conclusion (et plan d’action)
Voici un plan d’action pour appliquer dès maintenant ce que l’on vient de voir. Un jeu d’enfant :
- Choisissez d’organiser vos dossiers en local ou dans le cloud
- Créez deux dossiers principaux : Personnel et Professionnel
- Créez les sous-dossiers de manière ordonnée et logique pour vous en fonction des fichiers que vous utilisez au quotidien (voir exemples plus haut).
- Créez des modèles et des raccourcis pour les dossiers que vous utilisez le plus.
J’espère que vous avez apprécié les conseils donnés dans cet article. Et que cela vous aide à y voir plus clair dans votre manière de bien organiser vos dossiers.
Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à me la poser dans les commentaires.
D’ailleurs, j’aimerais savoir : Comment organisez-vous vos dossiers ?
À propos de l’auteur Gabriel Manceau
Coach en productivité et globe-trotter, Gabriel aide les entrepreneurs à devenir plus productifs en maîtrisant leur temps, leur énergie et leur attention, le tout avec une philosophie minimaliste.
