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La méthode expresso : Comment organiser sa journée de travail le temps d’un café
Avec une simple feuille de papier, un document Word ou une petite application, on peut gagner des heures chaque semaine.
Cela n’a rien de sorcier, et pour peu qu’on y mette un minimum du sien, on y arrive facilement.
On va voir comment s’y prendre pour organiser sa journée de travail le temps d’une tasse de café.
PDF Bonus : Téléchargez la fiche action gratuite qui vous montre comment organiser votre journée le temps d’un café (même si vos priorités sont floues aujourd’hui et que vous ne savez pas par où commencer).
Êtes-vous dans le même cas, vous aussi ?
Beaucoup de gens pensent qu’il est compliqué de s’organiser, de déterminer ses priorités, de savoir par quoi commencer sa journée, de faire le tri dans tous ses engagements.
En fait, on n’a pas besoin d’y passer des heures, de se casser la tête et s’entendre soupirer avant même d’avoir commencé. On peut s’organiser très rapidement.
Car sans un minimum de préparation, on a souvent tendance à se laisser entraîner par la première tâche qui attire notre attention.
Le problème, c’est qu’on peut se laisser porter comme ça pendant des heures, d’une tâche à l’autre, et prêter beaucoup trop d’attention à des tâches sans importance.
On perd son temps, et lorsqu’on s’en rend compte, on finit par être frustré et stressé.
Une étude a révélé qu’1 travailleur sur 3 se dit stressé au travail. On peut agir de manière efficace sur ce stress en organisant sa journée à l’avance.
Au lieu de laisser s’écouler la journée de façon aléatoire, on lui donne un cap, une direction.
Car si une partie de notre emploi du temps nous est imposé, on estime qu’on peut agir directement sur 60 à 70% de nos journées. Ce qui nous laisse une belle marge de manœuvre.
L’habitude quotidienne pour gagner du temps
S’organiser est un mot qui effraie. Un mot qui ennuie. Un mot qu’on a pas vraiment envie d’utiliser souvent.
Planifier, s’organiser, gérer son temps, ça parait compliqué, c’est pénible et ça fait perdre du temps. C’est la raison majeure qui explique qu’on ne le fasse pas plus souvent.
Pourtant, je vois au moins 5 avantages à organiser sa journée :
- on ne se laisse pas attirer par la première chose qui accroche notre attention,
- on ne se laisse pas distraire par une horde d’urgences mineures,
- on sait quelles activités sont à faire en premier,
- on se sent maître à bord,
- on ressent la satisfaction d’avoir accompli ce qui était prévu.
Bref, vous commencez votre journée en partant du bon pied, vous savez exactement où vous allez. Et vous gagnez du temps.
Ceux qui franchissent le pas et décident de s’organiser le font souvent de façon maladroite.
La plupart des gens crée des listes à rallonge avec des tonnes de choses à faire. C’est la meilleure façon de se décourager et de se sentir débordé.
Face à ce type de liste, on a le sentiment d’avoir trop de tâches à faire. Alors forcément, on est découragé. Et on laisse traîner.
Pour y remédier, il nous faut une méthode :
- simple et rapide à pratiquer jour après jour,
- qui permet de trier ce qui est important de ce qui fait perdre du temps.
La méthode expresso en 4 étapes
Prérequis : faites-vous couler un bon café.
Étape 1 : Noter
Commencez par noter toutes les tâches que vous avez en tête, tout ce que vous devez faire.
Cela devrait vous venir rapidement. Lorsque qu’on commence à écrire les premières tâches, les autres suivent facilement comme les wagons d’un train de marchandises.
Utilisez des verbes d’action, des intitulés qui amènent un résultat et qui vous poussent à agir : contacter, rédiger, noter, consulter…
Par exemple :
- Rédiger le plan du rapport d’audience d’octobre 2015
- Contacter Julie pour prendre rendez-vous
- Enregistrer la première leçon de la formation X
- Vider le premier tiroir du bureau et trier les documents
- Trouver 3 idées de titre pour le prochain article
Retenez qu’une tâches doit être rapide à faire et on doit comprendre tout de suite le résultat demandé.
Je vous suggère d’établir votre petite liste le matin, au début de votre journée.
Si pendant la journée, de nouvelles tâches vous arrivent, pensez à les noter également.
Étape 2 : Clarifier
Maintenant, concentrez-vous et posez-vous la question suivante :
Que dois-je faire aujourd’hui absolument ?
Là encore, le choix devrait s’imposer rapidement à vous, car vous faites l’effort de vous poser la question.
Dessinez une croix devant ces tâches. Le nombre de tâches que vous choisirez dépend de leur complexité.
Si vous devez entreprendre des activités intellectuelles qui demandent un niveau élevé de concentration et d’attention, vous n’en aurez probablement que 2 ou 3.
Quoi qu’il en soit, je vous conseille de ne pas dépasser 5 tâches par jour. Vous serez plus concentré, et vous focaliserez votre attention sur le plus important.
Encore une fois, sélectionnez uniquement les tâches qui DOIVENT être faites aujourd’hui.
Par exemple :
- Rédiger le plan du rapport d’audience d’octobre 2015 ❌
- Contacter Julie pour prendre rendez-vous
- Enregistrer le première leçon de la formation X ❌
- Vider le premier tiroir du bureau et trier les documents
- Trouver 3 idées de titre pour le prochain article ❌
Étape 3 : Numéroter
L’étape 3 consiste à numéroter les tâches que vous avez souligné par ordre de priorité.
Mettez 1 devant la tâche à priorité maximale, 2 devant la tâche la plus importante qui suit et ainsi de suite.
Par exemple :
- 2 Rédiger le plan du rapport d’audience d’octobre 2015
- Contacter Julie pour prendre rendez-vous
- 1 Enregistrer la première leçon de la formation X
- Vider le premier tiroir du bureau et trier les documents
- 3 Trouver 3 idées de titre pour le prochain article
Étape 4 : Prioriser
Recopiez votre liste simplifiée au propre dans l’ordre des numéros.
Par exemple :
- Enregistrer la première leçon de la formation X
- Rédiger le plan du rapport d’audience d’octobre 2015
- Trouver 3 idées de titre pour le prochain article
Votre liste contient l’essentiel. Ignorez le reste, concentrez-vous sur ces priorités.
Commencez par la tâche numéro 1. Oubliez le reste de la liste pour le moment.
Puis exécutez les autres une par une, au fur et à mesure.
Et en ce qui concerne le reste des tâches non numérotées de votre liste complète ? Vous le ferez après, demain ou dans les jours à venir, si vous avez le temps.
Gardez votre liste complète, où vous avez noté toutes les tâches. Barrez celles qui sont faites au fil de la journée.
Demain matin, faites une nouvelle liste de priorités.
Intégrez cette démarche dans votre vie
Ça peut vous paraître long comme ça mais en réalité c’est très rapide à faire.
Plus vous le ferez, plus cela viendra de façon naturelle et intuitive. Faites en une habitude comme le geste de vous servir un café chaud le matin.
Pensez au début à bien vous poser la question à l’étape numéro 2 pour vous assurer de faire un choix logique et objectif.
Avec un peu de pratique, la sélection des tâches de la journée ne vous prendra qu’une poignée de secondes, tout comme la numérotation de vos priorités.
En préparant votre journée de cette façon, vous devenez plus à l’aise face à l’imprévu.
Si une tâche nouvelle vous arrive pendant la journée, vous savez si vous devez la traiter tout de suite ou si ce n’est pas une priorité.
Vous êtes libre de changer les numéros de vos tâches et rester flexible selon leur évolution.
Vous pouvez aller plus loin avec cette technique et l’utiliser pour planifier votre semaine à l’avance en suivant le même modèle.
Ou encore pour préparer votre liste la veille et profiter du sommeil pour commencer le travail de façon inconsciente. En effet, le cerveau trie, organise et prépare le terrain pendant qu’on dort.
Enfin, vous pouvez utiliser une application de gestion de tâches qui permet de le faire de façon encore plus simple et plus rapide.
Cette méthode peut véritablement vous faire gagner des heures chaque semaine.
Essayez-là !
PDF Bonus
Téléchargez la fiche action gratuite qui vous montre comment organiser votre journée le temps d’un café (même si vos priorités sont floues aujourd’hui et que vous ne savez pas par où commencer).À propos de l’auteur Clément
Clément est le créateur de Temps Action. L'ambition de ses contenus ? Vous aider à éliminer le superflu et faire ce qui compte vraiment.
