Comment gérer ses documents papiers sans se noyer - Temps Action

Gérer l’information qui nous parvient – Etape 2 : Les documents papier

Une fois que vos points d’entrée pour collecter l’information en tout genre sont bien définis, il est temps de passer à la pratique.

Il va s’agir, dans un premier temps, de s’occuper de tout ce qui se présente sous la forme d’un support papier.

information sur support papier

Vous allez adopter une méthode systématique pour traiter vos documents papiers. Ce qui veut dire que vous devrez répéter l’opération chaque jour, de la même façon.

Au début, si c’est nouveau pour vous, ça vous paraîtra un peu contraignant. Mais c’est comme tout.

Au bout de quelques jours, l’habitude prenant le pas sur la difficulté, vous le ferez de manière plus naturelle.

Testez-le par vous-même, et jugez de l’efficacité de ce système.

Pour en savoir plus sur le processus de création d’habitudes, consultez l’article “Les 5 règles quasi stupides pour former de nouvelles habitudes qui collent comme de la superglue®.”

Étape 2 : Traiter ses informations sur support papier

Avant de passer au traitement à proprement parler, il vous faut passer par une étape préliminaire.

2.1. Définir une routine et regrouper pour aller plus vite

On est bien plus efficace en réalisant les tâches de même nature par lots.

Au lieu de vous occuper de chaque nouvelle entrée dès qu’elle vous tombe dessus ou quand ça vous chante, vous allez les regrouper ensemble et les traiter les unes à la suite des autres.

En réduisant les interruptions de cette façon, vous gagnez en concentration et vous avancez plus vite dans votre travail.

Vous allez donc, pour commencer, vous fixer 1 ou 2 rendez-vous quotidiens, à des moments définis dans la journée et pendant un temps limité.

Par exemple, 15 minutes le matin à 10h, et 15 minutes à 16h. A vous d’adapter ce rythme et ces horaires à votre activité.

Vous pouvez également utiliser vos moments de baisse d’énergie pour le faire.

Le but sera de traiter un maximum d’information pendant le temps imparti.

Notez qu’il s’agit bien ici de traiter ces informations, pas d’exécuter les tâches qui s’y rapportent.

C’est très important à comprendre, car c’est ce qui fera la différence dans votre capacité à gérer ce flux d’information.

Pour le moment, votre seul objectif consiste à traiter les informations, pour seulement ensuite les exécuter au mieux.

Bref, l’idée à retenir, c’est celle-ci :

Séparez la préparation du travail de son exécution

Voici donc les 4 étapes à suivre pour traiter les documents physiques :

2.2. Traiter la bannette d’entrée

Vous vous souvenez des 3 bannettes dont je vous ai parlé à l’étape 1 ? On va en avoir besoin maintenant.

Chacune porte un nom différent et tient un rôle bien précis : entrée, sortie et “en cours.”

Vous allez voir, le principe est à la fois assez simple et pratique.

Prenez votre bannette d’entrée (celle où vous avez regroupé vos documents papiers) et sortez les éléments un par un, en commençant par le haut :

  • S’il s’agit d’un document à garder pour référence car l’information qu’il contient vous est utile, placez-le dans la bannette de sortie.
  • Si le document demande une action rapide (moins de 2 minutes), faites le tout de suite. Puis placez le dans la bannette de sortie.

Exemple : une facture à remplir, un lettre à poster, un document à signer, une note à lire, etc.

  • Si le document concerne une action plus longue, définissez la tâche à faire et inscrivez-là dans votre liste de tâches. Puis placez ce document dans la bannette “en cours.”
  • Si le document se rapporte à un rendez-vous ou une tâche à faire un jour précis dans le futur, notez le dans votre agenda. Puis placez le dans la bannette “en cours” ou jetez le si vous n’en avez plus besoin.
  • Si le document est inutile,  jetez le tout de suite.

Répétez l’opération pour chaque document.

2.3. Traiter la liste “pense-bête”

Appliquez la même méthode pour chaque chose que vous avez noté sur votre liste “pense-bête.” Ligne par ligne :

  • Faites maintenant ce qui prend moins de 2 minutes
  • Ajoutez une entrée à votre liste de tâches si c’est plus long
  • Placez les rendez-vous dans votre agenda
  • Transformez vos idées en tâches ou supprimez les.

2.4. Traitez les messages de votre répondeur téléphonique

Profitez-en pour en faire de même avec vos messages vocaux, ce qui devrait être assez rapide.

2.5. Videz la bannette de sortie

Vous avez fini le traitement. Il ne vous reste plus qu’à vider ce que vous avez réservé dans la bannette de sortie.

Classez les documents de référence, mettez au courrier les lettres à poster (si vous disposez d’un service de ce genre), etc.

Vous n’êtes pas obligé de la vider entièrement. Faites ce que vous pouvez, dans le temps que vous avez fixé.

Comme vous l’avez lu, l’idée est de jongler avec ces 3 bannettes, en fonction de ce que vous devez faire des informations reçues. Et de sortir un maximum de choses de la bannette d’entrée.

En procédant de cette façon, vous vous débarrassez des actions les plus courtes, vous isolez tous les documents concernant vos projets en cours et vous classez les informations de référence.

Tout est clair et bien géré.

De ce côté là du moins.

Car après ça, il vous restera un gros morceau, le traitement de votre boite email.

La suite…

Le prochain article sera entièrement consacré à ce sujet.

Vous verrez, entre autre :

  • L’action à réaliser en priorité pour ne plus se laisser distraire par ses emails dix fois par jour
  • Les 2 types d’archive à votre disposition pour classer les messages importants
  • Le système point par point à appliquer pour vider sa boite mail sans y passer des heures

Je vous dis à lundi pour parler de tout ça.

Photo © Shawn Hempel – Fotolia.com

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2 commentaires
comparer les banques dit

J’ai bien apprécié la règle de 2 minutes. J’ai hâte de lire la 3ème partie concernant l’organisation des emails.

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TempsAction (@TempsAction) dit

Gérer l’information qui nous parvient – Etape 2 : Les documents papier http://t.co/YeGoARL2k1

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