L’email est de plus en plus utilisé pour communiquer avec les autres, pour vendre et pour s’informer.
Pour vous donner une idée de l’ampleur du phénomène, les internautes français en reçoivent 1,4 milliard par jour.
Envoyer un mail est à la portée de tous et fait gagner beaucoup de temps.
Mais voilà, c’est également un très gros mangeur de temps.
Beaucoup de gens passent des heures à traiter leurs messages et sont complètement dépassés par les centaines, voire les milliers de messages non lus qui traînent dans leur boite de réception.
Cette série d’articles va vous aider à traiter vos mails de façon efficace. A y passer beaucoup moins de temps. Et à alléger votre boîte du flot continu qui déferle chaque jour à l’intérieur.
Allégez votre boîte email
Aujourd’hui, je vais vous parler de 4 astuces pour commencer à organiser de façon pratique votre boite mail privée ou professionnelle.
PDF Bonus : Téléchargez le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes” qui vous montre comment gérer vos emails au quotidien (checklist inclue).
1. Supprimer les lettres d’information inutiles
Vous recevez probablement des lettres d’information de vos sites préférés. Le problème, c’est qu’on a tendance à recevoir plus de mails qu’on ne dispose de temps pour les lire.
Le but est donc de limiter les nouvelles inscriptions et de supprimer celles qui ne sont pas essentielles.
Soyez-en persuadé, vous n’avez pas besoin de recevoir tous ces messages.
Le principe que je vais vous présenter marche pour tous les domaines.
Que ce soit des newsletters professionnelles, des actualités, des conseils de santé, de promotions sur les voyages ou bien des informations sur les domaines qui vous passionnent.
Il arrive même d’oublier qu’on s’est abonné à tel site ou à tel blog.
Résultat, quand arrive un mail, on ne sait même plus pourquoi on le reçoit ou on croit carrément que c’est un spam.
Voici donc ce que je vous propose pour simplifier vos abonnements :
- listez toutes les lettres d’information que vous recevez cette semaine.
- Pour chacune, posez-vous la question suivante : Est-ce que j’en ai vraiment besoin ? Si vous ne lisez jamais certaines newsletters, la réponse est toute faite.
- Gardez uniquement la meilleure ressource, ou les 2 ou 3 meilleures grand maximum, des domaines qui vous intéressent. Mais essayez vraiment de vous limiter à une lettre d’information principale.
- Désabonnez-vous de toutes celles que vous ne voulez plus suivre. Pour cela, ouvrez un mail et descendez en bas de celui-ci. En général, vous trouverez un lien pour se désabonner.
- Si au bout de 7 jours, vous recevez toujours des newsletters alors que vous vous êtes désabonné, répondez directement au mail. Et demandez-leur de vous désinscrire expressément ou leurs messages seront notés comme spam.
2. Créer un système de référence pour les mails à conserver
Chez vous, j’imagine que vous rangez les assiettes avec les assiettes, les livres avec les livres.
Au bureau, les dossiers fournisseurs sont classés ensemble, de même que les dossiers techniques ou commerciaux.
Faites la même chose pour votre boite mail.
Mettez en place un système de référence en créant des dossiers ou libellés par thème : pour les contacts, les clients, les projets, les abonnements, la maison, les domaines que vous suivez.
Bref, pour tout ce que vous souhaitez conserver.
3. Classer automatiquement vos courriers de référence
Certains mails que vous recevez ne demandent aucune réponse de votre part.
C’est le cas des documents de référence, des mails de contenus que vous souhaitez conserver et utiliser plus tard, de comptes-rendus divers, des factures d’abonnement, des notifications de services en ligne.
Toutes ces informations n’ont pas besoin de passer par votre boite de réception.
Vous pouvez paramétrer votre messagerie pour marquer ces messages comme lus et les archiver automatiquement dans le dossier correspondant.
Astuce : Lorsque vous recherchez un mail en particulier, pensez à utiliser la fonction recherche de votre messagerie, en tapant un mot, une expression clé ou le nom de l’expéditeur pour le retrouver plus facilement.
4. Refuser les mises en copie systématiques
Certaines personnes sont très prévoyantes et vous envoient des mails en copie dont, soyons clairs, vous n’avez strictement rien à faire.
Si les informations que vous recevez ne sont pas de votre ressort et ne vous servent à rien dans vos fonctions, vous pouvez parfaitement vous passer de ces mails encombrants.
De plus, vous n’avez pas besoin qu’on vous tienne au courant de tout ce qui passe dans les murs de votre entreprise.
Pour éviter de les recevoir, indiquez clairement aux expéditeurs que :
- Cela ne rentre pas dans votre champ de compétence, ou que vous ne pouvez pas agir sur ces données
- Que vous ne voulez plus être mis en copie
- Et que leurs mails seront mis directement à la corbeille.
Si votre réponse ne les a pas refroidi et qu’ils continuent leur manège, paramétrez votre messagerie pour que leurs messages soient automatiquement supprimés.
C’est un peu radical, mais au moins vous ne serez plus embêté.
Ce n’est que le début
Aujourd’hui, nous avons vu les pratiques pour faire un peu « de ménage » dans sa boîte de réception.
Dans la suite de cette série, je vous expliquerai comment ne pas perdre de temps dans votre journée avec les nouveaux mails qui arrivent.
Je vous présenterai également quelques astuces bien utiles pour passer un minimum de temps à répondre aux messages.
En attendant, je vous invite dès maintenant à utiliser l’une des 4 pratiques ci-dessus qui ne vous est pas encore familière.
Bonus :
Si vous voulez des exemples de procédures et checklists pour faciliter votre organisation personnelle au quotidien, téléchargez gratuitement le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes”.
