4 règles à suivre pour rédiger des emails clairs et efficaces - Temps Action

4 règles à suivre pour rédiger des emails clairs et efficaces en un minimum de temps

Quand on utilise l’email tous les jours dans le cadre de son travail, il devient impératif de s’en servir de façon efficace.

En particulier si on communique de cette façon avec ses collègues, ses partenaires ou ses clients.

Dans cet article, nous allons voir comment rédiger des emails à la fois clairs et efficaces, tout en y passant un minimum de temps.

 

envoyer des emails efficaces

Facile comme un email !

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On voit de drôles d’oiseaux dans les emails

Vous l’avez sans doute déjà remarqué, la forme du mail qu’on reçoit dépend en grande partie de la personne qui l’envoie.

Certains aiment la concision et rédigent des messages dignes d’un télégramme, alors que d’autres vous envoient de véritables pavés sans un seul saut de ligne où il faut 1/4 heure pour les lire (à peine exagéré).

Quand vous recevez de l’un de vos collaborateurs un rapport détaillé sur la modification des turbines à gaz hélicoïdales que même un gamin de 8 ans pourrait comprendre, votre collègue du 3ème étage vous donne la migraine en tentant de vous expliquer comment envoyer un mail.

Et il arrive qu’on refuse carrément de lire un courrier parce que c’est franchement pénible et fatiguant.

Bref, chacun y va à sa manière. Tout le monde s’est approprié cet outil et l’utilise à sa façon.

Pourtant, on gagnerait beaucoup en temps et en facilité de compréhension simplement en suivant quelques règles de base que tout email “devrait” normalement comporter.

Je dis “devrais” car je ne prends pas en compte les newsletters qui envoient les articles d’un blog, les formations par email ou encore les messages qui demandent plus de place pour être traités comme il faut.

J’y reviendrai plus loin dans cet article.

Mais, en gros, 80% des mails d’usage courant peuvent utiliser l’une ou plusieurs des règles qui suivent.

Des emails courts et efficaces

Quand on rédige un mail, on n’est pas à la terrasse d’un café en train de boire un coup avec ses potes à se raconter toutes sortes de choses. Non.

On est devant son ordinateur (ou son Smartphone), face à un texte à la mise en page plutôt rudimentaire et qui, selon le sujet traité, n’est pas toujours passionnant.

Alors autant ne pas y passer par 4 chemins.

Quand on clique sur envoyer, c’est pour une bonne raison, et une seule.

On veut obtenir de l’information sur un sujet, on répond à une question ou on en pose une, on remercie, on invite, on explique aussi… Mais on ne raconte pas sa vie.

Ici, chaque ligne doit être utile.

Vous savez ce qu’on dit des blagues ? Les plus courtes sont souvent les meilleures. Et bien, avec les emails, c’est pareil.

Alors, comment écrire un email court et précis ? Voici 4 règles à suivre.

1. Un sujet de mail soigné

Un sujet de mail, c’est comme un titre de journal.

C’est la première chose que la personne verra, avec le nom de l’expéditeur. Il est donc important de le soigner et de le rendre suffisamment clair pour qu’elle ouvre le mail.

Si vous envoyez un mail à un prospect ou un client, un titre de message intéressant et intriguant suscite la curiosité du lecteur et le pousse à cliquer dessus.

Des titres comme :

  • Qu’avez-vous prévu pour les 3 prochains jours ?
  • Franchement, vous y croyez-vous ?
  • Une seule chose vous manque…
  • Gagner 2 heures par jour en 3 étapes simples

Qui questionnent, qui font apparaître un manque, qui donne envie d’en savoir plus.

Dans le cas d’un envoi courant, un titre spécifique et concret permet à celui qui le reçoit de comprendre tout de suite de quoi il s’agit.

Au lieu de mettre en sujet “J’ai un problème”, préférez “Mon imprimante n’imprime plus les pages en couleurs.

Entre “Nouveauté” et “Téléchargez le guide du touriste québécois” ou encore “Si vous rêvez de visiter le Québec cette année…”, lequel de ces sujets vous donnent le plus envie de cliquer ?

D’autres exemples de titres ou d’objets d’emails que vous pouvez envoyer dans le cadre de votre travail :

  • Finalisation du dossier ATE-30
  • Inscription au séminaire marketing 2019
  • Demande d’accès intranet
  • Candidature au poste d’ingénieur qualité
  • Confirmation de commande Temps Action
  • Annulation réunion de 16h
  • Maintenance du serveur web le 3 mai
  • Nouveautés et évolution des produits

Bref, vous voyez l’idée. Des objets d’emails sans fioritures et qui vont droit au but.

2. Un message limité à l’essentiel

Avant d’écrire, posez-vous la question suivante :

Si je n’avais qu’un seule phrase pour rédiger mon mail, qu’est ce que je dirais ?

Trouvez la raison majeure pour laquelle vous écrivez, et exprimez là de façon simple et claire en quelques mots.

Certains ont décidé de limiter leurs mails à 5 phrases pour gagner du temps, quel que soit le sujet traité ou le destinataire.

Pourquoi ne pas faire la même chose ?

Est-ce que vous aussi vous manquez de temps pour répondre à vos emails ?

Votre boite de réception déborde en continu de nouveaux messages ?

Si c’est votre cas, je vous invite à en faire votre politique personnelle.

C’est un bon exemple à suivre pour s’habituer à écrire court. Et ça marche aussi avec 3 phrases, ou même 2.

Ce sera bien plus efficace de rédiger des mails de cette façon.

Pourquoi ?

  • C’est plus rapide et plus facile pour vous
  • Vous respectez le temps de ceux qui les reçoivent
  • Vous allez à l’essentiel et leur facilitez la compréhension de votre message
  • Vous avez plus de chances d’obtenir une réponse, et ce plus rapidement

3. Pas trop de questions en même temps

Moins il y aura de questions dans votre email et plus vous aurez de chances de recevoir une réponse rapide.

Donc, il vaut mieux se limiter à 1 ou 2.

Au delà, il serait préférable d’appeler directement la personne ou bien de lui poser vos questions autour d’une table.

4. Un appel à l’action clair

Quand on fait une demande à une personne et qu’on attend d’elle une action précise, on lui dit quoi faire.

Tenez, quand vous rentrez chez le boulanger de votre quartier, vous lui demandez ce que vous voulez : une baguette croustillante, des croissants chauds, un Paris-Brest.

Le boulanger n’est pas devin.  Il ne se dit pas “hum, lui, à mon avis il veut un flan pâtissier 4 parts et 2 bannettes pas trop cuites”.

On l’oublie souvent tellement c’est évident. Pour agir, on a besoin d’être guidé.

Imaginez expliquer dans votre mail que l’imprimante ne fonctionne pas ou que vous n’arrivez pas à télécharger le produit commandé.

Si on s’arrête à la description du problème, il manque quelque chose et le destinataire du message risque de ne pas comprendre clairement ce qu’on attend de lui et de laisser traîner les choses .

C’est comme pour une voiture. On a beau avoir la clef de contact bien en place, si on ne la tourne pas, elle ne démarre pas.

En disant clairement ce que vous attendez de lui :

  • Quelle est la démarche à suivre pour imprimer une page ?
  • Ai-je fais une erreur lors du téléchargement ?
  • Pouvez-vous m’aider à résoudre ce problème ?

Vous aurez plus de chances d’obtenir de l’aide.

Une simple phrase peut faciliter les choses. Pensez-y.

Et si on a besoin de plus de détails ?

Certains mails ont malgré tout besoin de rentrer dans les détails, d’aller plus en profondeur.

Et là, vous pouvez perdre un temps fou à élaborer des réponses de qualité, si vous ne connaissez pas la petite astuce dont je vais vous parler demain.

Vous découvrirez :

  • comment diviser par 2, 3 et plus le temps passé à rédiger des réponses détaillées de qualité,
  • quand utiliser cette astuce et les différents moyens de mettre tout ça en place.

Je vous donne donc rendez-vous demain pour connaitre la suite…

Mise à jour : l’article est publié ici -> L’astuce pour rédiger des emails de pros 3 fois plus vite.

Bonus :

Si vous voulez des exemples de procédures et checklists pour faciliter votre organisation personnelle au quotidien, téléchargez gratuitement le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes”.

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19 commentaires
awbc ( dit

4 règles à suivre pour envoyer des emails clais et efficaces | http://t.co/j94NiWJw via @TempsAction

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Frédéric Mischler ( dit

4 règles pour envoyer des #emails clairs & efficaces en un minimum de temps : http://t.co/KcC6EURJ via @TempsAction @Marion_Demos

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Astrid Coliche ( dit

4 règles pour envoi de mails efficaces…et 5ème règle : toujours bonjour ou merci! http://t.co/okiC1l8I

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Carlos Da Costa ( dit

4 règles à suivre pour envoyer des emails clairs et efficaces en un minimum de temps
http://t.co/GmycziAj

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Virginie dit

Un article très utile en ces temps de pollution intensive des boîtes mails.
J’ajouterai une autre règle : “Réduire le nombre de destinataires au strict nécessaire”. Non seulement ça évite d’inonder les gens d’emails dont ils n’ont pas besoin, et ça permet en plus de garder une certaine crédibilité en tant qu’expéditeur (et donc de ne pas voir ses mails supprimés machinalement).

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    Clement [Temps Action] dit

    Bonjour Virginie,

    Merci pour ton commentaire sympa ! Et pour ta contribution pertinente à cet article 🙂

    J’ai jeté un coup d’œil à ton blog, il est très sympa. Je pense que j’y passerai souvent 😉

    Bonne journée

    Clément

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Zineb H ( dit

4 règles à suivre pour envoyer des emails clais et efficaces | http://t.co/GlTU3Q8f

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Alicia FADIER ( dit

4 règles à suivre pour envoyer des emails clais et efficaces | http://t.co/Mqz3AqrF via @TempsAction

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AVELINE Anne ( dit

4 règles à suivre pour envoyer des emails clais et efficaces | http://t.co/Vzi0mCxu via @TempsAction

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Linette de lecture active dit

C’est sûr qu’un mail clair et structuré sera lu plus vite par le destinataire et a donc plus de chance d’atteindre la cible.
Double avantage car si la réponse parait simple et claire, vous la recevrez plus vite !
Si le mail paraît compliqué, votre destinataire pourrait bien le mettre de côté pour le traiter plus tard …

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    Clément dit

    Bonjour Linette,

    Tu commentes plus vite que ton ombre !

    Merci pour ton commentaire.

    Clément

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Laurent dit

J’ajoute que le courriel s’est substitué à beaucoup d’autres moyens de communication : le téléphone, le détour (à pied) par le bureau du collègue, voire même les réunions, les autres outils de partage en ligne, etc… Dès qu’un outil prend une part prépondérante, il devient mal utilisé. Puis, son usage prend sa place, s’affine. Pour le courriel, il reste encore beaucoup d’éducation à faire 🙂

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    Clement [Temps Action] dit

    Bonjour Laurent,

    Merci pour ce commentaire éclairant !

    Très juste. Tout ce que tu dis, plus le fait qu’il soit simple d’envoyer des mails et on arrive à des boites bien encombrées. Si en plus les messages sont longs ou difficiles à comprendre…

    Merci d’être passé par ici 🙂

    Très bonne fin de journée.

    Clément

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Johan (@rouzier_johan) dit

RT @TempsAction: 4 règles à suivre pour envoyer des emails clairs et efficaces en un minimum de temps http://t.co/sDz9gSWFWq

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TempsAction (@TempsAction) dit

4 règles à suivre pour envoyer des emails clairs et efficaces en un minimum de temps http://t.co/V4pD010IBO

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Temps Action (@TempsAction) dit

4 règles à suivre pour envoyer des emails clairs et efficaces en un minimum de temps http://t.co/dvcJfawigl

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@RenelsonDenis dit

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@geraldinebomal dit

4 règles à suivre pour envoyer des emails clairs et efficaces en un minimum de temps https://t.co/FWruKrEkiW via @TempsAction

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Mouhammad dit

Bonjour,
L’agence immobiliere ERA NG Gayrimenkul, avec son cadre professionel et sa large gamme, pour orienter vos clients qui souhiteraient investir a Antalya et dans la région méditérranéene voulons vous servir.
Salutations distinguées

Mouhammad NIMBI DOUKENE
Agent Immobilier
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