4 règles à suivre pour rédiger un mail clair et efficace en un minimum de temps
Vous utilisez l’email tous les jours dans le cadre de votre travail ?
Alors autant le faire de façon efficace.
Surtout si vous communiquez de cette façon avec vos collègues, vos partenaires ou vos clients.
Dans cet article, vous allez voir comment rédiger un mail à la fois clair et efficace, tout en y passant un minimum de temps.
Facile comme un email !
PDF Bonus : Téléchargez le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes” qui vous montre comment gérer vos emails au quotidien (checklist inclue).
On voit de drôles d’oiseaux dans les emails
Vous l’avez sans doute déjà remarqué, la forme du mail qu’on reçoit dépend en grande partie de la personne qui l’envoie.
Certains aiment la concision et rédigent des messages dignes d’un télégramme. Alors que d’autres vous envoient de véritables pavés sans un seul saut de ligne, où il faut un quart heure pour les lire (à peine exagéré).
Quand vous recevez de l’un de vos collaborateurs un rapport détaillé sur la modification des turbines à gaz hélicoïdales que même un gamin de 8 ans pourrait comprendre… Votre collègue du 3ème étage vous donne la migraine en tentant de vous expliquer comment faire un mail.
Il arrive même qu’on refuse de lire un courrier tant ça devient pénible et fatiguant.
Bref, chacun y va à sa manière. Tout le monde s’est approprié cet outil et l’utilise à sa façon.
Pourtant, on gagnerait beaucoup en temps et en facilité de compréhension, simplement en suivant quelques règles de base que tout email “devrait” normalement comporter.
Je dis “devrait” car je ne prends pas en compte les newsletters qui envoient les articles d’un blog. Les formations par email. Ou encore les messages qui demandent plus de place pour être traités comme il faut.
J’y reviendrai plus loin dans cet article.
Mais en gros, 80% des mails d’usage courant peuvent utiliser l’une ou plusieurs des règles qui suivent.
Ecrire des mails courts et efficaces
Quand on rédige un mail, on n’est pas à la terrasse d’un café en train de boire un coup avec ses potes à se raconter toutes sortes de choses.
Non, on est devant son ordinateur (ou son Smartphone), face à un texte à la mise en page plutôt rudimentaire. Et qui, selon le sujet traité, n’est pas toujours passionnant.
Alors autant ne pas y passer par 4 chemins.
Quand on clique sur envoyer, c’est pour une bonne raison, et une seule.
On veut obtenir de l’information sur un sujet, on répond à une question ou on en pose une, on remercie, on invite, on explique aussi… Mais on ne raconte pas sa vie.
Ici, chaque ligne doit être utile.
Vous savez ce qu’on dit des blagues ? Les plus courtes sont souvent les meilleures. Et bien, avec les emails, c’est pareil.
Alors, comment écrire un email court et précis ? Voici 4 règles à suivre.
1. Un sujet de mail soigné
Le sujet du mail, c’est comme un titre de journal.
C’est la première chose que la personne verra, avec le nom de l’expéditeur. Il est donc important de le soigner et de le rendre suffisamment clair pour qu’elle ouvre votre message.
Si vous envoyez un mail à un prospect ou un client, un titre de message spécifique et intriguant suscite la curiosité du lecteur et le pousse à cliquer dessus.
Des titres comme :
- Qu’avez-vous prévu pour les 3 prochains jours ?
- Franchement, vous y croyez-vous ?
- Une seule chose vous manque…
- Gagner 2 heures par jour en 3 étapes simples
Qui questionnent, qui font apparaître un manque, qui donne envie d’en savoir plus.
Dans le cas d’un envoi courant, un objet spécifique et concret permet à celui qui le reçoit de comprendre tout de suite de quoi il s’agit.
Au lieu de mettre en sujet “J’ai un problème”, préférez “Mon imprimante n’imprime plus les pages en couleurs.”
Entre “Nouveauté” et “Téléchargez le guide du touriste québécois” ou encore “Si vous rêvez de visiter le Québec cette année…”, lequel de ces sujets vous donnent le plus envie de cliquer ?
D’autres exemples de titres ou d’objets d’emails que vous pouvez envoyer dans le cadre de votre travail :
- Finalisation du dossier ATE-30
- Inscription au séminaire marketing 2023
- Demande d’accès intranet
- Candidature au poste d’ingénieur qualité
- Confirmation de commande Temps Action
- Annulation réunion de 16h
- Maintenance du serveur web le 3 mai
- Nouveautés et évolution des produits
Bref, vous voyez l’idée. Des objets d’emails sans fioritures et qui vont droit au but.
2. Un message limité à l’essentiel
Avant d’écrire, posez-vous la question suivante :
Si je n’avais qu’un seule phrase pour rédiger mon mail, qu’est ce que je dirais ?
Trouvez la raison majeure pour laquelle vous écrivez, et exprimez là de façon simple et claire en quelques mots.
L’auteur et journaliste américain Will Schwalbe conseille de limiter ses mails à 5 phrases pour gagner du temps, quel que soit le sujet traité ou le destinataire.
Pourquoi ne pas faire la même chose ?
Est-ce que vous aussi vous manquez de temps pour répondre à vos emails ?
Votre boite de réception déborde en continu de nouveaux messages ?
Si c’est votre cas, je vous invite à en faire votre politique personnelle.
C’est un bon exemple à suivre pour s’habituer à faire court. Et bien efficace de rédiger ses mails de cette façon.
Pourquoi ?
- C’est plus rapide et plus facile pour vous
- Vous respectez le temps de ceux qui les reçoivent
- Vous allez à l’essentiel et leur facilitez la compréhension de votre message
- Vous avez plus de chances d’obtenir une réponse, et ce plus rapidement
3. Pas trop de questions en même temps
Moins il y aura de questions dans votre email et plus vous aurez de chances de recevoir une réponse rapide. Ou une réponse tout court.
Donc, il vaut mieux se limiter à 1 ou 2.
Au delà, il serait préférable d’appeler directement la personne ou bien de lui poser vos questions autour d’une table.
4. Un appel à l’action clair
Quand on fait une demande à une personne et qu’on attend d’elle une action précise, on lui dit quoi faire.
Tenez, quand vous rentrez chez le boulanger de votre quartier, vous lui demandez ce que vous voulez : une baguette croustillante, des croissants chauds, un Paris-Brest.
Le boulanger n’est pas devin. Il ne se dit pas “hum, lui, à mon avis il veut un flan pâtissier 4 parts et 2 bannettes pas trop cuites”.
On l’oublie souvent tellement c’est évident. Pour agir, on a besoin d’être guidé.
Imaginez expliquer dans votre mail que l’imprimante ne fonctionne pas ou que vous n’arrivez pas à télécharger le produit commandé.
Si on s’arrête à la description du problème, il manque quelque chose. Le destinataire du message risque de ne pas comprendre clairement ce qu’on attend de lui et de laisser traîner les choses .
C’est comme pour une voiture. On a beau avoir la clef de contact bien en place, si on ne la tourne pas, elle ne démarre pas.
En disant clairement ce que vous attendez de lui :
- “Quelle est la démarche à suivre pour imprimer une page ?
- Ai-je fais une erreur lors du téléchargement ?
- Pouvez-vous m’aider à résoudre ce problème ?”
Vous aurez plus de chances d’obtenir de l’aide.
Une simple phrase peut faciliter les choses. Pensez-y.
Et si on a besoin de plus de détails ?
Certains mails ont malgré tout besoin de rentrer dans les détails, d’aller plus en profondeur.
Et là, vous pouvez perdre un temps fou à élaborer des réponses de qualité, si vous ne connaissez pas la petite astuce dont je vais vous parler demain.
Vous découvrirez :
- comment diviser par 2, 3 et plus le temps passé à rédiger des réponses détaillées de qualité,
- quand utiliser cette astuce et les différents moyens de mettre tout ça en place.
Je vous donne donc rendez-vous demain pour connaitre la suite…
Mise à jour : l’article est publié ici -> L’astuce pour rédiger des emails de pros 3 fois plus vite.
Bonus :
Si vous voulez des exemples de procédures et checklists pour faciliter votre organisation personnelle au quotidien, téléchargez gratuitement le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes”.À propos de l’auteur Clément
Clément est le créateur de Temps Action. L'ambition de ses contenus ? Vous aider à éliminer le superflu et faire ce qui compte vraiment.
