Comment vider sa boite mail en moins d'une heure (pas à pas) - Temps Action

Votre boite mail déborde ? Le plan en 5 étapes pour la vider en moins d’une heure (même avec 800 mails)

C’est toujours la même chose.

Sitôt connecté, la vue de votre messagerie vous fait frémir. En voyant, en haut de votre écran, le nombre total de mails qui croupissent à l’intérieur, vous capitulez.

892 mails… C’en est trop.

Pourtant, vous savez que là, quelque part, égaré entre 2 mails de publicités qui vous sortent par les yeux, il y a des informations importantes pour votre activité. Voire, des demandes urgentes à traiter en priorité.

Vous vous en voulez, mais vous accusez le coup. La vague email vous a submergé.

Mais rassurez-vous. Vous pouvez y remédier, de façon bien plus rapide que vous ne l’imaginez.

En suivant ce plan en 5 étapes pour nettoyer sa boite mail, cette surcharge électronique ne sera plus qu’un mauvais souvenir.

nettoyer sa boite mail qui déborde

Réaction face à une boite mail pleine à craquer

PDF Bonus : Téléchargez le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes” qui vous montre comment gérer vos emails au quotidien (checklist inclue).

Une pratique encore mal gérée

L’email est devenu l’un des premiers canaux de communication.

Votre grand-mère l’utilise. Vos collègues aussi. Et même des tas d’entreprises que vous ne connaissez même pas mais qui adorent vous pourrir d’envois non désirés.

Ce qui fait qu’au final, on se retrouve avec trop de mails à gérer. On ne sait plus par quel bout commencer et ça en devient stressant.

Difficile de travailler correctement dans ces conditions.

Si vous avez des centaines de mails qui traînent dans votre messagerie, il vous faut un moyen rapide pour la vider. Complètement.

Quand on est acculé par le poids des choses, ce n’est plus le moment de jouer les perfectionnistes.

Vous n’avez pas le temps.

Pas le temps de vous prendre pour le jardinier du château qui prend soin de ses roses. Dans le cas présent, vous revêtez plutôt votre tenue de débroussailleur.

Le but est d’élaguer le terrain, et vite. Pour retrouver de l’air, et pouvoir enfin travailler de façon efficace.

C’est ce que vous propose tout de suite avec ce plan précis en 5 étapes :

1. Créer un dossier Action

Créez un nouveau dossier que vous appellerez “Action” (ou ce que vous voulez).

Vous allez y placer tous les mails qui demandent une action de votre part : une réponse rapide, une recherche d’information, une tâche précise, etc.

Utilisez le petit sigle @ devant le nom de votre dossier pour le faire figurer tout en haut de la liste.

2. Isoler les 30 premiers mails qui demandent une action

L’objectif, c’est de trouver les messages à traiter en priorité.

Scannez rapidement votre boite de réception pour mettre la main dessus. Placez chacun de ces courriels dans le dossier “Action” créé juste avant.

Si vous avez en tête un expéditeur en particulier qui attend une réponse ou un sujet précis qui doit être traité rapidement, utilisez la fonction recherche de votre boite mail. Elle est faite pour ça.

Listez les 30 mails prioritaires, pas plus.

Pourquoi ?

  • Les gens pourront toujours vont renvoyer les infos nécessaires s’il s’agit d’un travail vital.
  • Une bonne partie des demandes soient disant urgentes qui dorment dans votre boite mail ont surement été traitées d’elles-mêmes avec le temps.

De toute façon, si des centaines de mails inondent votre boite de réception, vous êtes sans l’ombre d’un doute en retard sur certains sujets.

Si vous passez votre temps à tout traiter, vous allez garder un train de retard car entre temps, de nouveaux messages seront arrivés, avec de nouvelles tâches à faire.

Si vous être pressé, arrêtez-vous ici. Et traitez ces mails immédiatement.

3. Archiver les mails de référence utiles

Prenez 10 à 15 minutes pour survoler une nouvelle fois votre boite de réception en vous focalisant sur les messages de référence à garder.

Ces messages ne nécessitent aucune action de votre part, mais l’information qu’ils contiennent vous est utile : une facture, une newsletter sur un sujet pertinent, des documents de projets, une réponse d’un client ou d’un fournisseur, etc.

Vous n’avez même pas besoin de tous les ouvrir. Dès que vous en voyez un, archivez le.

Par la suite, vous pourrez créer des filtres pour archiver automatiquement les mails de référence qui n’ont pas besoin d’être lu.

Mais pour le moment, ne vous dispersez pas, passez à l’étape suivante.

4. Jeter TOUT ce qui reste

Certains conseillent de transférer tous les messages de sa boite mail dans un dossier temporaire et de prendre quelques minutes, par ci par là, pour le traiter.

Je ne vous le recommande pas. Pour la simple et bonne raison qu’il y a 99% de chances pour que vous ne le traitiez jamais.

Si déjà votre boite de réception est en désordre, le déplacer dans un dossier n’y changera rien.

Quand on pousse la poussière sous un meuble d’un coup de balai, ce n’est surement pas pour l’aspirer ensuite.

Ce qui reste dans votre boite, c’est le bruit, le trop plein, l’inutile. Des publicités, des offres spéciales, des newsletters jamais lues, des tâches qui ne vous concernent même pas, des mises en copies dont vous n’avez strictement rien à faire, des blagues à deux balles.

Supprimez tout et appréciez instantanément la vision de votre boite email vide. Comme un souffle d’air frais.

A la limite, si avez peur d’avoir oublié des messages importants, archivez le tout et vous serez tranquille. Mais si vous voulez vraiment vous décharger d’un poids, considérez la corbeille comme votre meilleur ami.

5. Traiter les mails prioritaires

Voilà, votre boite aux lettres électronique est vide de tout contenu. Vous pouvez maintenant traiter les messages du dossier “Action”.

Un fois terminé, supprimez ce dossier. Vous n’en n’avez plus besoin.

Même avec des centaines de mails, en suivant cette méthode, vous pouvez rapidement vous en sortir. Et repartir sur de bonnes bases.

Après, il vous faudra garder le rythme et traiter les messages entrants de façon systématique. En somme, adopter une méthode pour conserver sa boite de réception aussi vide que possible.

C’est justement le sujet de cet article qui vous explique comment gérer vos mails au quotidien.

Pour l’heure, essayez cette méthode et diffusez-là autour de vous.

Avez-vous un ami qui se sent débordé face au désordre de sa boite mail ? Partagez cet article avec lui pour l’aider à y voir clair rapidement. Cela pourrait bien lui rendre service 😉

Bonus :

Si vous voulez des exemples de procédures et checklists pour faciliter votre organisation personnelle au quotidien, téléchargez gratuitement le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes”.

photo © evgenyatamanenko – Fotolia.com

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18 commentaires
Dev Perso (@dvperso) dit

[TempsAction] Votre boite mail déborde ? Le plan en 5 étapes pour la vider en moins d’une heure… http://t.co/CN21kvKu via @TempsAction

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Christian de conseils jardin dit

Ma boite est pleine de message que j’ai lu mais qui contiennent des éléments utiles. J’en fais quoi ? Je classe ces éléments où et comment ? t’as une idée?

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    Clément dit

    Bonjour Christian,

    Merci pour ton commentaire.

    Quelle que soit la méthode, je te recommande de les virer de ta boite de réception.

    Ce sera toujours ça de gagner en clarté. En les enlevant de son champ de vision, ça allège et ça permet de mieux se concentrer sur les nouveaux messages (enfin c’est ce que je pense :))

    Donc, soit tu les archives dans une archive unique comme dans Gmail par exemple et tu utilises la fonction recherche pour les retrouver quand tu en as besoin. C’est plus rapide que de choisir le dossier qu’il faut à chaque fois.

    Dans Gmail, tu peux aussi créer des labels pour tes messages puis les archiver. Un même email peut avoir plusieurs labels.

    Soit tu crées des dossiers thématiques et tu les archives à l’intérieur. Pour aller plus vite, tu peux utiliser une fonction du genre “filtrer les messages similaires” et les classer en lots.

    Tout dépend de la messagerie qu’on utilise et du type de classement avec lequel on se sent plus à l’aise.

    Édit : tu peux aussi mixer les 2 façons de faire. A savoir 2 ou 3 dossiers (ou labels) pour les infos que tu utilises en ce moment et une archive unique qui regroupe tout le reste.

    Très bonne journée.

    Clément

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Pack habitat dit

Bonjour,
Merci pour les infos. Votre article est très intéressant et merci également pour les astuces. Mais, je voudrai savoir comment se fait-il que certains de mes messages sont envoyés au spam. Pourtant ce sont de simples messages venant d’un de mes contacts.

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    Clément dit

    Bonjour Pack habitat,

    Merci pour ce commentaire.

    Parfois, les filtres des messageries sont excessifs et filtrent des messages qui n’ont rien à voir avec du spam.

    Certains mots sont également à éviter, comme gratuit, argent, offre limitée, urgent, etc.

    Le mieux à faire pour être sûr de recevoir les messages, c’est d’ajouter l’adresse en question dans la liste des expéditeurs et de dire à sa messagerie de ne jamais envoyer ces emails dans le dossier spams.

    Certaines messageries comme Gmail par exemple permettent ce genre de choses, en cochant une simple case.

    Bonne journée.

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@pozzyboss dit

5 étapes pour vider sa boite mail en moins d’une heure | http://t.co/j8Zq5Thj via @TempsAction

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@dalia_moon dit

RT @pozzyboss: 5 étapes pour vider sa boite mail en moins d’une heure | http://t.co/j8Zq5Thj via @TempsAction

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@taxandco dit

RT @pozzyboss: 5 étapes pour vider sa boite mail en moins d’une heure | http://t.co/j8Zq5Thj via @TempsAction

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curphey dit

Merci pour cet article car je reçoit beaucoup d’e-mails. Cela fait 15 jours que j’utilise votre méthode et cela me fait gagner beaucoup de temps. J’avais tendance à laisser des messages dans ma boites de réception car mon système de classement avec des sous-dossiers était trop complexe. Maintenant je ne garde que deux dossiers “ACTIONS” (pour les messages déclenchant une tâche à exécuter) et “REFERENCES” (pour les factures ou autres documents à conserver, etc.). Finalement les systèmes de classements les plus efficaces sont ceux qui sont les plus simples et rapide car sinon on ne les utilise pas.

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    Clément dit

    Bonjour Curphey,

    Merci pour ce commentaire !

    Exactement, les choses simples fonctionnent parce qu’on les utilise. Et puis avec la fonction recherche intégrée à la messagerie, on peut rapidement retrouver un message précis.

    Je suis ravi que cette méthode te soit utile et apporte des résultats.

    Très bonne journée.

    Clément

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Vive La france dit

Je filtre également tout mes mails par thématique ou expéditeur, ca fait beaucoup de dossier au final, mais la boite de réception reste toujours propre, puis lorsque ca me prendre je fait un peut de ménage dans les dossiers, alors que lorsque tout en en vrac dans la boite de réception, impossible de s’y trouver, de détecter les doublons en un seul coups d’oeil etc…

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Maeva dit

Merci pour cet article ! Je vais le faire passer à mon patron qui est constamment débordés d’e-mails et qui ne ne sait plus par où commencer pour les classer… Est-ce que selon vous, Outlook est la bonne solution pour un email d’entreprise ?

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    Clément dit

    Bonjour Maeva,

    Merci pour ce commentaire.

    Vu le nombre de bouquins écrits à ce sujet et le nombre d’entreprises qui l’utilise, oui je pense que Outlook est une bonne solution.

    Maintenant, certaines se tournent vers Gmail. Google propose en effet des comptes pro avec un service complet.

    Très bonne journée !

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sofianedead dit

il faut du travail donc??? c’est comme si on repasser tout nos mails???

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    Clément dit

    Bonjour Sofiane,

    “Il faut du travail donc”

    Si tu as des centaines de mails, il suffit de passer par les 5 étapes, et de l’adapter à tes besoins.

    Tout dépend si tu as des mails urgents qui demandent une action, si tu as des mails à conserver, etc. Ca peut se faire très rapidement.

    Ca ne sert à rien de lire tous les mails. Tu peux scanner ta boite et sélectionner ceux qui ont un intérêt pour toi.

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Oblivion dit

Merci pour le tuyau, je passait un temps fou à supprimer mes emails page par page.

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    Clément dit

    Merci pour ton commentaire !

    Bonne journée.

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Temps Action (@TempsAction) dit

Votre boite mail déborde ? Le plan en 5 étapes pour la vider en moins d’une heure (même avec 800 mails) https://t.co/aT2CiF80Kh

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