Votre boite mail sature ? Le plan en 5 étapes pour la vider en moins d’une heure
C’est toujours la même chose.
Sitôt connecté, la vue de votre messagerie vous fait frémir. En voyant, en haut de votre écran, le nombre total de mails qui croupissent à l’intérieur, vous capitulez.
892 mails… C’en est trop.
Pourtant, vous savez que là, quelque part, égaré entre 2 mails de publicités qui vous sortent par les yeux…
Il y a des informations importantes pour votre activité. Voire, des demandes urgentes à traiter en priorité.
Vous vous en voulez, mais vous accusez le coup. La vague email vous a submergé.
Mais rassurez-vous.
Vous pouvez y remédier, de façon bien plus rapide que vous ne l’imaginez. Et sans avoir recours à un logiciel douteux qui espionne votre vie privée.
En suivant ce plan en 5 étapes pour nettoyer sa boite mail pleine, cette surcharge électronique ne sera plus qu’un mauvais souvenir.
Réaction face à une boite mail pleine à craquer
PDF Bonus : Téléchargez le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes” qui vous montre comment gérer vos emails au quotidien (checklist inclue).
Une pratique encore mal gérée
L’email est devenu l’un des premiers canaux de communication.
Votre grand-mère l’utilise. Vos collègues aussi. Et même des tas d’entreprises que vous ne connaissez même pas mais qui adorent vous pourrir d’envois non désirés.
Ce qui fait qu’au final, on se retrouve avec trop de mails à gérer. On ne sait plus par quel bout commencer et ça en devient stressant.
Difficile de travailler correctement dans ces conditions.
Que faire avec une boite mail saturée ?
Si vous avez des centaines de mails qui traînent dans votre boite de messagerie, il vous faut un moyen rapide pour la vider. Complètement.
Quand on est acculé par le poids des choses, ce n’est plus le moment de jouer les perfectionnistes.
Vous n’avez pas le temps.
Pas le temps de vous prendre pour le jardinier du château qui prend soin de ses roses. Dans le cas présent, vous revêtez plutôt votre tenue de débroussailleur.
Le but est d’élaguer le terrain, et vite. Pour retrouver de l’air, et pouvoir enfin travailler de façon efficace.
C’est ce que vous propose tout de suite avec ce plan précis en 5 étapes pour vider une boite mail surchargée rapidement :
1. Créer un dossier Action
Créez un nouveau dossier que vous appellerez “Action” (ou ce que vous voulez).
Vous allez y placer tous les mails qui demandent une action de votre part :
Une réponse rapide, une recherche d’information, une tâche précise, etc.
Utilisez le petit sigle @ devant le nom de votre dossier pour le faire figurer tout en haut de la liste.
2. Isoler les 30 premiers mails qui demandent une action
L’objectif, c’est de trouver les messages à traiter en priorité.
Scannez rapidement votre boite de réception pour mettre la main dessus. Et placez chacun de ces courriels dans le dossier “Action” créé juste avant.
Si vous avez en tête un expéditeur en particulier qui attend une réponse, ou un sujet précis qui doit être traité rapidement, utilisez la fonction recherche de votre boite mail. Elle est faite pour ça.
Listez les 30 mails prioritaires, pas plus.
Pourquoi ?
- Les gens pourront toujours vont renvoyer les infos nécessaires s’il s’agit d’un travail vital.
- Une bonne partie des demandes soient disant urgentes qui dorment dans votre boite mail ont surement été traitées d’elles-mêmes avec le temps.
De toute façon, si des centaines de mails ou plus inondent votre boite de réception, vous êtes sans l’ombre d’un doute en retard sur certains sujets.
Donc si vous passez votre temps à tout traiter, vous allez garder un train de retard. Car entre temps, de nouveaux messages seront arrivés, avec de nouvelles tâches à faire.
Si vous être pressé, arrêtez-vous ici. Et traitez ces mails immédiatement.
3. Archiver les mails de référence utiles
Prenez 10 à 15 minutes pour survoler une nouvelle fois votre boite de réception en vous focalisant sur les messages de référence à garder.
Ces messages ne nécessitent aucune action de votre part. Mais l’information qu’ils contiennent vous est utile :
- une facture,
- une newsletter sur un sujet pertinent,
- des documents de projets,
- une réponse d’un client ou d’un fournisseur,
- etc.
Vous n’avez même pas besoin de tous les ouvrir. Dès que vous en voyez un, archivez le.
Par la suite, vous pourrez créer des filtres pour archiver automatiquement les mails de référence qui n’ont pas besoin d’être lu.
Mais pour le moment, ne vous dispersez pas, passez à l’étape suivante.
4. Jeter TOUT ce qui reste
Certains conseillent de transférer tous les messages de sa boite mail dans un dossier temporaire. Et de prendre quelques minutes, par ci par là, pour le traiter.
Je ne vous le recommande pas. Pour la simple et bonne raison qu’il y a 99% de chances pour que vous ne le traitiez jamais.
Si déjà votre boite de réception est en désordre, le déplacer dans un dossier n’y changera rien.
Quand on pousse la poussière sous un meuble d’un coup de balai, ce n’est surement pas pour l’aspirer ensuite.
Ce qui reste dans votre boite, c’est le bruit, le trop plein, l’inutile.
Des publicités, des offres spéciales, des newsletters jamais lues, des tâches qui ne vous concernent même pas, des mises en copies dont vous n’avez strictement rien à faire, des blagues à deux balles.
Supprimez tout et appréciez instantanément la vision de votre boite email vide. Comme un souffle d’air frais.
A la limite, si avez peur d’avoir oublié des messages importants, archivez le tout et vous serez tranquille.
Mais si vous voulez vraiment vous décharger d’un poids, considérez la corbeille comme votre meilleur ami.
5. Traiter les mails prioritaires
Voilà, votre boite aux lettres électronique est vide de tout contenu. Vous pouvez maintenant traiter les messages du dossier “Action”.
Un fois terminé, supprimez ce dossier. Vous n’en n’avez plus besoin.
Même avec des centaines de mails, en suivant cette méthode, vous pouvez rapidement vous en sortir.
Et repartir sur de bonnes bases.
Après, il vous faudra garder le rythme et traiter les messages entrants de façon systématique. En somme, adopter une méthode pour conserver sa boite de réception aussi vide que possible.
C’est justement le sujet de cet article qui vous explique comment gérer vos mails au quotidien.
Pour l’heure, essayez cette méthode de nettoyage de boite mail et diffusez-là autour de vous.
Avez-vous un ami ou un collègue qui se sent débordé face au désordre de sa boite mail ?
Partagez cet article avec lui pour l’aider à y voir clair rapidement. Cela pourrait bien lui rendre service 😉
Bonus :
Si vous voulez des exemples de procédures et checklists pour faciliter votre organisation personnelle au quotidien, téléchargez gratuitement le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes”.photo © evgenyatamanenko – Fotolia
À propos de l’auteur Clément
Clément est le créateur de Temps Action. L'ambition de ses contenus ? Vous aider à éliminer le superflu et faire ce qui compte vraiment.
