L'astuce pour rédiger des emails de pros 3 fois plus vite - Temps Action

L’astuce pour rédiger des emails de pros 3 fois plus vite

Dans l’article d’hier, je vous présentais 4 règles pour rédiger des emails courts et précis.

Je vous ai expliqué qu’il est bon de se limiter à 5 phrases et d’aborder tout de suite le cœur du sujet dans son message.

Le problème, c’est que dans certaines situations, on a besoin d’écrire plus long, de donner dans le détail comme on dit.

C’est précisément l’idée de l’article d’aujourd’hui.

rédiger des emails éclairs

Chouette, déjà une réponse !

PDF Bonus : Téléchargez le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes” qui vous montre comment gérer vos emails au quotidien (checklist inclue).

Nous allons voir comment faire en sorte d’envoyer des réponses détaillées de qualité professionnelle en y passant 3 fois moins de temps, voire moins encore…

Combien d’heures perdez-vous chaque semaine ?

Comme je vous le disais juste au dessus, certains mails demandent des réponses plus élaborées qu’un message qui va à l’essentiel.

Des réponses qui n’ont pas forcément leur place dans une foire aux questions. Qui ont besoin d’être plus travaillées, d’avoir une approche plus personnalisée, plus relationnelle.

Par exemple, lorsqu’un prospect ou un client vous écrit, que faites-vous ?

Vous expédiez un mail à la va vite, ou vous préférez lui apporter une réponse de qualité qui montre que vous êtes la bonne personne pour résoudre ses problèmes ?

Dans ce cas précis, on peux en profiter pour prouver son expertise et lui montrer que chez nous, c’est différent. On prend le temps pour lui répondre, et on lui apporte un service qu’il ne trouvera pas chez tous les concurrents.

Bref, un simple mail permet parfois de faire la différence.

Mais il n’y a pas que dans ce cas. Quand on travaille avec des partenaires, on a besoin d’apporter des explications précises.

Quand on délègue une partie de ses tâches, il faut également expliquer ce qu’on attend de la personne, et faire des points réguliers. Si tout cela se passe par mail, il va falloir y mettre toute son attention.

Et puis, il y a toutes ces questions qui reviennent souvent et auxquelles on doit répondre à chaque fois, encore et encore.

Le problème, c’est que tout ces messages prennent du temps à écrire. Alors souvent on laisse traîner, ou bien on prend des raccourcis, et on bâcle les choses.

Il est possible de faire la même chose, de prendre des raccourcis, tout en rédigeant des emails de qualité professionnelle.

Comment ?

En utilisant des réponses standards, qui sont déjà prêtes et n’attendent plus que d’être utilisées pour votre prochain message.

Automatisez la rédaction de vos emails

Avec une réponse standard, vous n’avez pas besoin de vous limiter, parce que vous prenez le temps qu’il faut une seule fois, lorsque vous la créez. Et vous pouvez la réutiliser ensuite à l’infini.

Vous utilisez surement des signatures automatiques quand vous envoyez un mail dans le cadre de votre travail.

L’idée, c’est d’étendre cette fonctionnalité pour répondre en un clin d’œil à toutes les demandes récurrentes.

La réponse sera déjà prête mais celui qui recevra le mail ne s’en rendra même pas compte vu le soin et le niveau de détails que vous y aurait apportée.

Je vais vous présenter 2 logiciels géniaux pour réaliser cela, que vous soyez sur PC, MAC, Iphone/Ipad ou Android.

Ainsi qu’une alternative si vous ne possédez pas les droits pour installer un logiciel sur votre ordinateur de bureau.

Mais d’abord, voici comment procéder :

  1. Listez toutes les situations pour lesquelles vous pouvez rédiger des messages standards. Il s’agit de toutes les demandes fréquentes que vous recevez, de la part de prospects, de clients, de fournisseurs, de partenaires, des prestataires extérieurs, de tâches déléguées…
  2. Pour chaque cas, prenez le temps de rédiger une réponse de qualité, en prenant soin de mettre tous les détails qu’il faut. Puis vous allez sauvegarder ce message.

Procédez de cette façon chaque fois qu’une nouvelle demande se présente.

Comme ça, dès que vous aurez à nouveau besoin de fournir une réponse, une demande ou une explication type, il vous suffira d’utiliser l’un de vos messages déjà prêts.

Et avec les outils que je vais vous présenter juste après, ça vous prendra à peine 10 secondes. Vraiment.

Après, il ne restera plus qu’à ajouter les éléments de personnalisation comme le nom du destinataire et d’adapter un peu le message si besoin. Mais le plus gros sera déjà fait par l’email tout prêt.

Alors, si vous souhaitez gagner du temps dans la rédaction de vos emails, installez dès maintenant un logiciel qui permet d’insérer des réponses déjà prêtes en un rien de temps.

Un logiciel pour Windows

Mise à jour : Phrase Express est désormais disponible pour Windows, Android, Iphone et Mac.

Comme je travaille sous Windows, le logiciel que j’utilise s’appelle Phrase Express.

Cliquez ici pour le télécharger.

Il est en anglais mais reste simple à utiliser et fonctionne avec n’importe quel éditeur de texte : dans un mail, dans Word, dans le bloc note, dans tout.

Ce logiciel permet d’associer un texte à une chaîne de caractère (un raccourci) que vous aurez choisi.

Vous pouvez aussi utiliser des abréviations pour insérer automatiquement des expressions ou des morceaux de phrases que vous utilisez souvent, des formules de politesse, etc.

Par exemple, vous pouvez taper “jvp” pour afficher “je vous prie d’agréer mes sincères salutations”, ou encore “br” pour afficher “nous avons bien reçu votre message et vous en remercions”.

C’est vous qui décidez des raccourcis dont vous avez besoin.

Pour l’utiliser, c’est simple :

Une fois installé, cliquez sur l’icône (point d’exclamation dans une bulle) dans votre barre de navigation puis sur Settings :

icone-phrase-express

L’icone de Phrase Express

Cliquez sur le bouton New folder (1) en bas pour créer un nouveau dossier et lui donner un nom, par exemple “Réponses emails” dans notre cas.

Cliquez sur New Phrase (2) pour entrer un nouveau message.

PhraseExpress

Le logiciel Phrase Express

Tapez le message que vous souhaitez dans Phrase content (4), associez lui un raccourci texte dans Autotext (5) et enfin cliquez sur Ok (6).

Voilà, votre message est prêt 🙂

Comment s’en servir ?

Il suffit d’écrire votre raccourci texte dans un mail et d’appuyer sur la barre espace ou la touche entrée.

Phrase Express remplacera automatiquement votre raccourci par le texte associé. Facile, non ?

Note : Vous pouvez activer ou désactiver les dossiers de Phrase Express par un clic droit sur un dossier, puis en cliquant sur Enable Autotext/Hotkeys.

En ce qui me concerne, j’ai désactivé le dossier AutoCorrect qui corrige automatiquement les fautes de frappe, les mots pré-configurés étant en anglais.

Un logiciel pour Mac (gratuit)

Pour ceux d’entre vous qui sont sur Mac, vous pouvez utiliser le logiciel ultra simple qui s’appelle Kissphrase.

Vous pouvez le télécharger ici.

Kissphrase

Le logiciel Kissphrase

Je n’ai pas pu le tester mais les critiques que j’ai pu lire à son sujet étaient vraiment bonnes.

D’autant plus qu’il est excessivement simple à utiliser.

Une alternative au cas où

Si vous n’avez pas la possibilité d’installer l’un ou l’autre de ces logiciels sur votre ordinateur de bureau, vous pouvez très bien utiliser les signatures de votre messagerie électronique.

La plupart des boites de réception vous permettent de créer plusieurs signatures.

Dans ce cas, profitez-en pour enregistrer vos messages comme signatures. Vous n’aurez plus qu’à choisir celle que vous voulez en 2 clics de souris.

Voilà, vous avez tout ce qu’il vous faut pour créer des réponses de qualité avec un niveau d’exigence qui dépasse les attentes de vos contacts… avec un simple raccourci !

Bonus :

Si vous voulez des exemples de procédures et checklists pour faciliter votre organisation personnelle au quotidien, téléchargez gratuitement le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes”.

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6 commentaires
cmdj dit

Bonjour
je viens d’essayer votre astuce. Super économe en temps et adaptable aussi. Un grand merci ! :mrgreen:
Christiane

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    Clément dit

    Bonjour Christiane,

    Merci pour ton commentaire 😉 et ravi que cet article te soit utile !

    Bonne journée

    Clément

    Répondre
TempsAction ( dit

L’astuce pour rédiger des emails de pros 3 fois plus vite http://t.co/IET1nyB3

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Pastille dit

Hmmm, je m’empresse de tester Kissphrase dès demain… Merci pour l’astuce ! 😉

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    Clément dit

    Bonjour Pastille,

    Y a pas de quoi 😉

    Et merci pour ton commentaire.

    Bonne journée.

    Clément

    Répondre
Temps Action (@TempsAction) dit

L’astuce pour rédiger des emails de pros 3 fois plus vite http://t.co/PWm5uo5BJp

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