Vous voulez déléguer mais vous ne savez pas comment vous y prendre ?
Vous êtes hanté par la peur de perdre le contrôle ou que le travail soit bâclé ?
Ou vous n’y avez tout simplement pas pensé ?
Dans un instant, vous saurez comment déléguer n’importe quelle tâche facilement, avec un plan précis en 7 étapes.
Mais avant cela, voici pourquoi il est essentiel pour vous de travailler avec les autres.
Savoir déléguer procure de nombreux avantages
Si vous êtes du genre à vouloir à tout prix tout faire vous même, répondez à cette simple question:
Préférez-vous faire le travail vous même, quitte à être débordé et vous forcer à la tâche, ou bien vous assurer que le travail soit fait ?
Ce qui est certain, c’est que votre temps est limité
Alors, autant en profiter pour vous concentrer sur les activités qui possèdent le plus de valeur. Les opérations qui vous apportent le plus de résultats.
Même si vous pouvez tout faire vous même et que vous savez le faire, il est inutile de vouloir tout garder pour soi. Car vous allez perdre un temps phénoménal, et bien plus encore.
Si vous êtes débordé de travail, la tête complètement dans le guidon et que vous ne trouvez plus une seule minute pour souffler, vous ne pourrez pas supporter cette situation indéfiniment.
Vous faites face à une bombe à retardement qui à la moindre étincelle, au moindre décalage dans votre agenda, risque de vous exploser en pleine figure.
Vous croulerez sous les complications. Et il vous sera alors encore plus difficile de vous maintenir à flot.
Vous allez apprendre une méthode concrète qui permet de vous libérer du temps pour les tâches essentielles.
De vous concentrer profondément sur votre travail.
Et de monter d’un cran votre productivité personnelle, ainsi que celle de l’entreprise.
La solution quand on est débordé
Pour faire face à une surcharge de travail, à des dossiers qui s’empilent, la plupart des gens travaillent encore plus dure, encore plus longtemps. Et s’épuisent littéralement à la tâche.
Ce qui les rend encore moins efficaces et renforce le sentiment de stress lié au retard accumulé.
Ils rentrent chez eux exténués, irrités. Ils n’ont pas le courage ni même le temps de se consacrer à leurs activités favorites, et sont moins disponibles pour leur entourage.
Au contraire, pour rétablir un rythme supportable, il est préférable de se concentrer sur ses fonctions stratégiques et de prendre des raccourcis.
Déléguer certaines tâches et en éliminer d’autres font partie des raccourcis.
En utilisant l’aide des autres, on libère de la place dans son esprit. Et on peut en tirer profit pour devenir plus performant.
Si vous travaillez avec une équipe ou des collaborateurs, cette technique vous permet de les motiver, de les stimuler et de favoriser l’esprit d’initiative.
De donner aux autres les moyens de développer de nouvelles compétences.
Voici comment s’y prendre concrètement :
1. Identifiez ce que vous pouvez déléguer
Vous devez déterminer quelles tâches vous pouvez confier à d’autres.
Pour cela, notez sur une feuille vos principales responsabilités. Les missions que vous devez accomplir dans le cadre de votre travail. Celles qui vous définissent au sein de votre entreprise.
Ces activités représentent le cœur de votre métier.
Cette simple action fait ressortir votre valeur ajoutée et vous recentre sur l’aspect principal de votre profession.
Tout ce qui n’entre pas dans ce champ peut être délégué.
Notez donc après cela toutes les tâches qui peuvent être réalisées par d’autres. Y compris celles que vous effectuez régulièrement. Assurez-vous que ces tâches ont un sens et sont utiles pour celui qui va les réaliser.
Si vous êtes indépendant, c’est un peu différent car vous pouvez faire appel à des prestataires extérieurs pour tout type de tâche.
Vous pouvez également solliciter les autres pour vous décharger des domaines que vous ne maîtrisez pas, et ainsi vous focalisez sur vos forces.
2. Choisissez la bonne personne
Si vous connaissez suffisamment bien les personnes de votre entreprise, que vous connaissez les domaines dans lesquels ils excellent et ceux qui les rebutent, vous trouverez sans trop d’efforts à qui confier le travail.
Si par contre, nous ne savez pas à qui déléguer, interrogez vos collègues. Demandez à ceux qui travaillent avec les personnes que vous convoitez de vous donner un avis éclairé.
Regardez si vous pouvez trouver quelqu’un qui a déjà réalisé un travail similaire par le passé.
Quand vous aurez choisi la personne, confiez lui un travail simple et rapide et pour la tester.
Si elle passe ce test avec succès, vous pourrez lui confier d’autres travaux.
Plus vous connaîtrez la personne, plus vous aurez confiance en elle et plus vous serez tolérant. La délégation n’en sera que meilleure.
Si vous êtes entrepreneur, la rentabilité de votre entreprise détient probablement la priorité la plus élevée. Dans ce cas, choisissez le prestataire le moins qualifié, mais qui possède les compétences requises pour accomplir le travail.
Et vérifiez qu’il est plus rentable pour vous de sous traiter, en comparant le temps passé sur ces tâches et votre coût horaire, à celui du prestataire.
Dans les 2 cas, si aucune personne ne correspond à ce que vous cherchez, n’hésitez pas à former quelqu’un. Surtout si vous devrez lui confier du travail régulièrement.
C’est un temps à prendre, c’est vrai. Mais cela vous en fera gagner largement par la suite.
3. Soyez très clair sur le résultat attendu
Expliquez précisément le résultat à atteindre.
Qu’attendez-vous concrètement de la personne à qui vous déléguez ? Donnez un objectif à atteindre. Un résultat concret, chiffrable, qu’elle peut visualiser dans son esprit.
Fixez aussi une date limite réaliste et raisonnable à laquelle le travail doit être terminé.
4. Donnez lui toutes les chances de réussir
Pour obtenir le résultat que vous attendez de la personne à qui vous déléguez, donnez lui tout ce dont elle a besoin.
Créez une procédure claire et détaillée du travail à accomplir. Listez point par point les choses qu’elle doit faire, et expliquez lui comment le faire de façon simple et facile à comprendre.
Remettez lui un document étape par étape grâce auquel elle saura exactement quoi faire dès qu’elle l’aura en main.
Si un jour, vous devez changer de prestataire, vous aurez la certitude que la procédure sera comprise par n’importe qui.
Incluez dans votre document les réponses aux problèmes les plus courants comme les plus rares. Et ajoutez systématiquement les solutions dès qu’un nouveau problème survient.
Préparez à l’avance les questions qu’on vous posera sûrement, ainsi que celles qu’on n’osera pas vous poser.
Si besoin, montrez-lui ce qu’elle doit faire. Assurez-vous que votre délégataire a bien compris ce que vous lui demandez.
Indiquez-lui si il devra travailler avec d’autres personnes. Faites les présentations si possible et facilitez les contacts et la communication.
Prévenez les personnes directement concernées par la mission par e-mail groupé, réunion, coup de fil ou physiquement pour qu’elles sachent qui s’occupe de quoi.
Donnez lui toutes les informations utiles et les ressources dont elle aura besoin, que ce soit des connaissances, des outils, des logiciels, du matériel ou des ressources financières.
Enfin, prévoyez un plan B au cas où la mission serait un échec. Cela peut arriver. Si vous l’anticipez, vous pourrez rebondir plus sereinement.
5. Mettez-le en confiance et accordez une grande liberté d’exécution
Une erreur commune consiste à brider de façon exagérée le champ d’action de la personne à qui on délègue.
Lorsque l’on fait appel aux autres, il faut accepter le fait que la tâche ne sera pas réalisée de la même façon que nous l’aurions fait.
Nous sommes tous différents, et nous possédons des façons de travailler différentes.
Vous avez fourni la notice, le plan d’exécution et les ressources. Vous avez défini avec elle les limites de sa responsabilité.
En gros, vous avez préparé le terrain, vous avez rendu la terre fertile. Mais vous ne pouvez pas vous glisser dans la graine pour la forcer à pousser.
Laissez votre délégataire travailler à sa façon. Donnez lui des responsabilités, et laissez-lui de la place pour qu’il les assume.
En donnant une liberté de décision importante, vous accordez votre confiance et vous motivez davantage les autres. Vous les rendez autonome.
N’intervenez que lorsqu’on vous le demande.
Si la personne a besoin de vous, ou qu’elle bloque sur quelque chose, demandez-lui de proposer systématiquement une solution.
6. Faites des points réguliers
Fixez à l’avance des points réguliers de suivi, chaque semaine ou chaque mois.
D’une part pour contrôler l’avancement de la mission. D’autre part pour apporter votre soutien.
Votre délégataire ne se sentira pas laisser à l’abandon et aura des objectifs intermédiaires précis sur lesquels se concentrer.
Profitez de ces rendez-vous pour évaluer le travail accompli et l’encourager.
7. Faites le bilan et préparez la suite
Une fois le travail terminé, faites un bilan général avec votre délégataire.
Les résultats attendus sont-ils atteints ? Comment a-t-il vécu la mission que vous lui avez confié ? Quels ont été les problèmes rencontrés ? Peut-on apporter des améliorations ?
Tirez parti de l’expérience, qu’elle soit bonne ou mauvaise.
Si tout s’est bien passé, félicitez la personne pour le travail accompli et récompensez-la si cela vous semble approprié.
Cette manière de fonctionner vous permettra d’être plus efficace dans votre travail, mais pas seulement.
Elle vous permet de vous recentrer sur l’essentiel et de progresser plus vite.
Dans la vie de tous les jours, cela vous permet de dépenser moins de temps pour des choses qui vous ennuient, ou que d’autres peuvent très bien faire à votre place, moyennant une compensation financière.
Vous faites les choses que vous aimez et partagez plus de moments de bonheur avec vos amis et votre famille. Vous profitez davantage de la vie.
Au bout du compte, vous êtes gagnant, tout simplement.
D’une manière générale, plus vous accordez de valeur à votre temps, plus vous devriez déléguer.
