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Le plan d’actions en 3 étapes pour reprendre le contrôle de vos journées
Chaque jour, c’est la même galère.
Vous avez des tonnes de choses à faire. Alors pris dans un tourbillon de tâches, vous perdez de vue vos priorités.
Vous journées défilent aux grès des heures et des circonstances. Et vous êtes submergé.
Si cette situation vous parle…
Vous allez voir dans les lignes qui suivent une solution simple pour vous aider à reprendre le contrôle de vos journées.
Et à ne plus perdre de vue vos objectifs et vos priorités.
Vous perdez-vous chaque jour à l’image d’une expédition dans la jungle ?
Le problème, c’est que chaque jour, c’est un peu comme si vous redémarriez de zéro.
Vous n’avez pas de fil conducteur. Pas de point d’étape. Ni dans vos journées. Ni dans vos semaines.
Au final, vous êtes assailli de tâches à faire, d’emails à traiter et de demandes à honorer.
Vous tentez de vous dépêtrer de cette toile d’araignée géante comme vous le pouvez.
Si seulement vous aviez une carte en main pour vous guider dans cette jungle. Tout deviendrait plus simple, plus clair et plus contrôlable.
C’est ce qu’on va voir tout de suite.
BONUS : Téléchargez le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes” (checklist inclue).
Un chemin tout tracé pour toute l’année
Pour reprendre le contrôle de ses journées, l’objectif consiste à créer des routines simples et efficaces :
- Qui supportent votre organisation
- Et vous assurent d’avancer constamment dans la bonne direction.
Ces routines prendront la forme de rendez-vous personnels que vous vous engagez à tenir coûte que coûte, comme si votre vie en dépendait.
Vous allez le voir, cela ne vous prendra qu’une poignée de minutes une fois mis en place.
Avec cette méthode, vous n’avez pas besoin de vous souvenir tout le temps de ce que vous devez faire.
Cela vous évite de vous poser 36 questions sur l’organisation de vos tâches et de trouver toutes les excuses du monde pour ne rien faire.
Vous avancez à un rythme progressif sur vos priorités. Et vous ne vous laissez pas submergé à la moindre occasion.
En résumé, vous gardez le contrôle de tous les aspects de vos journées
Pour ce faire, l’idée est de mettre en place des actions précises à répéter à intervalle régulier. De façon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et trimestrielle.
Et de planifier le tout en une fois, pour les 365 jours à venir.
Il vous suffira d’appliquer ce qu’il faut, quand il faut.
Au fil des semaines, avec du recul, vous pourrez améliorer vos routines. En simplifiant vos tâches. En trouvant des raccourcis. En éliminant les actions inutiles.
A force de répétition, ces rendez-vous deviendront des habitudes.
Le plan d’action en 3 étapes pour garder le contrôle de vos journées
Voici le plan que je vous invite à tester dès aujourd’hui pour bâtir votre propre système de routines. Avec le calendrier exact des actions à mener :
1. Définir les tâches récurrentes à mener
Pour commencer, prenez une feuille de papier. Et notez les tâches importantes que vous devez faire chaque jour, chaque semaine, chaque mois et chaque trimestre pour garder le contrôle de vos journées et faire avancer vos priorités.
Bien entendu, ces actions et leur fréquence varient suivant votre activité ou votre façon de travailler.
Néanmoins, pour vous aider, voici un exemple de tâches “universelles” que vous pouvez mettre en place pour commencer :
- Chaque jour : Définir les tâches du jour à réaliser, traiter les mails et les documents papiers
- Chaque semaine : Faire une revue de la semaine le vendredi après-midi ou le lundi matin (réviser sa semaine, voir ce qui a marché ou pas et préparer les 7 jours à venir). Eliminer les points de blocage.
- Chaque mois : Optimiser sa méthode d’organisation et simplifier ses routines
- Chaque trimestre : Prendre du recul et réviser ses priorités
Adaptez ces tâches avec votre cas précis. Ajoutez ce qui vous manque et supprimez ce qui ne vous correspond pas.
Avec ces routines, vous couvrez toute la palette des actions nécessaires pour être en mesure d’organiser votre travail de façon simple, sans vous prendre la tête.
2. Créer une feuille de route pour chaque routine
Il va maintenant s’agir de définir ce que vous devez faire concrètement pour chacune de vos routines.
Il vous suffit pour cela de créer une procédure simple ou une checklist en 1 page maximum pour réaliser ces tâches. Avec un détail des actions point par point.
Vous n’aurez plus qu’à sortir votre checklist ou votre procédure le moment voulu et suivre les quelques actions simples qui y sont détaillées.
Préparez une procédure ou checklist pour chaque tâche récurrente
Par exemple, pour la gestion quotidienne de vos emails, vous pourriez définir une procédure de ce genre :
- Action de moins de 2 minutes et réponse courte : répondre tout de suite, puis archiver
- Action de plus de 2 minutes : ajouter l’action concrète à faire à la liste de tâche, puis archiver
- Action à effectuer à un jour précis à venir : noter dans l’agenda, puis archiver ou supprimer
- Mail à conserver pour référence : archiver
- Mail inutile : supprimer tout de suite
Vous videz votre boite de réception à des horaires fixes définis à l’avance, par exemple à 8h, à 11h et à 16h. Et une fois que c’est fait, vous la refermez jusqu’à votre prochain rendez-vous mails.
Un autre exemple pour définir les tâches du jour à réaliser :
- Revoir mes objectifs de la semaine (ou mes projets en cours)
- Parcourir ma liste de tâches
- Définir les 3 tâches importantes du jour
En 2 minutes, vous avez défini les priorités de votre journée.
Cela peut-être aussi simple que ça. Pas besoin de faire dans le compliqué.
Le but est que vous puissiez suivre votre procédure à la lettre au moment que vous avez choisi, sans que cela vous ennuie.
Bref, faites dans la simplicité, surtout au début.
3. Planifier ces actions pour les 365 jours à venir
C’est la partie la plus simple.
Vous allez planifier vos tâches récurrentes une fois pour toute pour les 365 jours à venir.
Pour vous simplifier la vie, je vous invite à utiliser un agenda numérique.
Le grand intérêt, c’est qu’il suffit :
- De rentrer chaque tâche une fois dans son agenda.
- Puis de programmer d’un clic une récurrence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle à l’heure voulue.
Programmation d’une tâche hebdomadaire récurrente dans Google Agenda
Bref, c’est bien plus simple et rapide qu’avec un agenda papier.
A tester sans délai
Voilà, vous avez maintenant en place un système efficace pour gérer vos journées sans vous laisser balloter dans tous les sens par les évènements.
Alors c’est certain. Il se passera toujours des imprévus, des éléments perturbateurs qui viendront gripper la mécanique.
Mais vous aurez un guide qui vous permet à tout moment de vous y retrouver. De savoir où vous en êtes. De garder vos priorités en vue. De vous recentrer sur l’essentiel.
Et ça peut faire toute la différence.
Une dernière chose :
Chaque jour, pensez à vérifier votre agenda en premier pour visualiser les rendez-vous et les actions planifiées à mener.
Au fil du temps, ça deviendra un automatisme.
Mais au début, vous aurez besoin de le faire tous les jours, notamment pour vous rappeler de définir les tâches importantes du jour.
Pour vous faciliter un peu plus la mise en place, il existe un truc tout simple : programmer une alarme dans votre téléphone pour éviter de vous reposer sur votre mémoire.
C’est simple, pratique et ça marche.
Sortez enfin de la jungle du quotidien
Avec ce calendrier des actions à mener, planifiées une fois pour toute pour le reste de l’année, vous vous sentez davantage aux commandes.
Vous avez un sentiment de contrôle plus important. Avec seulement quelques rappels dans un agenda. Et des procédures claires et simples pour chaque action récurrente à mener.
Plus vous effectuerez ces actions, plus vous verrez ce que vous pouvez améliorer, ajouter, raccourcir, simplifier ou éliminer.
Encore une fois, ce système ne fonctionne qu’à la condition que vous preniez l’engagement ferme de vous y tenir.
Considérez ces rendez-vous comme un rendez-vous vital que vous auriez pris chez votre cardiologue.
Cela vaut le coup face à des journées passées à courir après le temps, perdu dans un amas de tâches, avançant aux grès des événements.
Partez avec un modèle simple, facile à reproduire, puis adaptez le à votre cas précis au fur et à mesure.
Testez le pendant un mois, et sortez enfin de cette jungle du quotidien 😉
Bonus :
Si vous voulez des exemples de procédures et checklists pour faciliter votre organisation personnelle au quotidien, téléchargez gratuitement le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes”.Photo © stokkete, lankogal – Fotolia
À propos de l’auteur Clément
Clément est le créateur de Temps Action. L'ambition de ses contenus ? Vous aider à éliminer le superflu et faire ce qui compte vraiment.
