Faire avancer les choses pour de bon : La Méthode - Temps Action

La pratique quotidienne à adopter pour faire avancer les choses pour de bon

La technique que je vais vous présenter aujourd’hui va vous permettre de faire avancer les choses de façon remarquable.

C’est un geste rapide, précis.

Une simple action en apparence. Mais cette action va vous assurer de ne pas bloquer les choses. De ne pas les entasser.

Qu’il s’agisse de vos emails, vos documents papiers ou de vos tâches à faire.

Si vous le faites sérieusement, ce sera une libération.

Après ça, vous aurez vraiment l’impression d’avoir avancé dans votre journée.

faire avancer les choses faire avancer les choses ou laisser courir ?

Bonus : Téléchargez ce guide pratique qui vous donne des procédures d’organisation détaillées et des check-listes prêts à l’emploi pour gérer vos emails, vos papiers et tout le reste.

Pourquoi accumulent-on autant de choses ?

De nombreuses personnes laissent les informations qui leur parviennent là où elles atterrissent. Sans les organiser.

Elles n’ont pas vraiment de méthode pour ça.

Pourquoi ? Parce ce que personne ne nous apprend à le faire.

Prenons le mail par exemple.

Combien d’entre-nous lisent un mail et pensent à ce qu’il faudrait faire à ce sujet. Puis referment le mail et passent au suivant. Et ainsi de suite.

On se dit qu’après tout, si on le laisse dans notre boite de réception, on pourra toujours le retrouver au moment où on décidera de s’en occuper.

Le problème, c’est qu’au fil de la journée, de nouveaux mails tombent dans la boite aux lettres.

Un à un , ils s’empilent. Poussant un peu plus celui qu’on a vaguement regardé tout à l’heure et qui se trouve maintenant noyé au milieu d’un tas d’autres messages.

Certaines messageries permettent de marquer ou d’épingler les mails importants en haut de l’écran. Mais toujours est-il que le reste de la boite demeure un chaos sans nom.

Au bout d’un moment, on finit par avoir tellement de retard dans ses mails qu’on les laisse croupir dans la boite de réception, avec les désagréments qui en découlent.

Il en va de même avec toute sorte d’information qui nous parvient :

  • les documents papiers qui s’entassent au bureau ou à la maison,
  • les choses à faire dont on n’a pas défini l’action précise pour les réaliser,
  • les objets qui s’accumulent ou qui ne trouvent plus leur place,
  • etc.

Difficile dans ces conditions de savoir où on en est.

Reprendre le contrôle

Toutes ces choses qui s’accumulent un peu partout nous travaillent un peu plus chaque jour. Elles pèsent sur notre énergie et notre efficacité.

Et un beau jour, on finit par craquer, et tout envoyer promener.

Au contraire, si on traite les informations qui nous arrivent de façon régulière, on garde le sentiment de contrôle.

En décidant d’une action à faire tout de suite, au moment où on traite ces éléments, on avance vraiment.

Cette simple décision ne représente qu’un petit pas vers ce à quoi on veut aboutir, mais au moins on avance.

L’idée n’est pas de tout résoudre d’un coup, mais de progresser un peu chaque jour pour arriver au bout du compte au résultat désiré.

On ne va pas exécuter tous ces éléments en attente dès qu’ils nous tombent dessus.

Il s’agit simplement de décider ce qu’on doit en faire.

Et l’idéal, c’est de réaliser cette petite gymnastique mentale à des moments précis dans la journée qu’on aura réservé à l’avance.

Comment faire en pratique ? Suivez ces 3 étapes pour commencer :

1. Réservez des moments dans votre journée pour traiter vos entrées

Qu’est-ce qu’une entrée ? Tout élément qui vous parvient : documents papiers, information orale, note manuscrite, mails, tâche à définir,  idée, projet.

L’idéal, c’est de le faire quotidiennement et de choisir chaque jour les mêmes horaires pour le faire.

Au fil du temps, ce rituel un peu pénible au début se transformera en routine. Vous le ferez donc naturellement.

Pour commencer, je vous suggère de traiter vos mails 3 fois par jour et d’organiser tout le reste (papiers, notes, tâches) une fois par jour, le matin ou en fin d’après- midi.

Il vous faudra expérimenter pour adapter ce rythme et trouver celui qui vous convient.

Certains devront le faire plus souvent, d’autres moins.

2. Munissez-vous d’outils pour collecter l’information, les idées et les tâches qui vous parviennent

L’idée consiste à :

  • Rassembler toutes ces données pour les gérer plus facilement
  • Toujours avoir un outil de capture d’information à portée de main.

Vous possédez déjà certains de ces outils, comme la boite mail par exemple.

Libre à vous ensuite d’utiliser un support papier comme un carnet ou un outil numérique (logiciel, application, fichier texte) pour prendre des notes et inscrire les tâches que vous reverrez plus tard.

Pour regrouper tous les documents papiers à traiter, une bannette à courrier fera parfaitement l’affaire.

3. Traitez toutes vos entrées

Traitez vos emails de façon à en sortir un maximum de votre boite de réception à chaque “rendez-vous mail.”

Vérifiez également toutes vos autres boites de collecte (bannette papier, carnet, outil numérique) au moment que vous avez choisi pour le faire.

Voici comment procéder :

Prenez le premier élément et décidez tout de suite d’une action.

Que devez-vous faire de cette note, cette idée, cette information, cette tâche ?

Si une action est nécessaire, faut-il la déléguer ou la faire vous même ?

Si vous devez réaliser la tâche, quelle est la première action concrète à exécuter ?

Doit-elle être faite à une date précise ou dès que possible ?

Et si cet élément ne demande aucune action particulière, faut-il le supprimer, le revoir plus tard ou le classer ?

Dès lors que vous saisissez un papier, que vous ouvrez un mail ou que vous traitez une information, vous devez décider de ce que vous allez en faire. Là maintenant.

Ce qui veut dire qu’une fois votre décision prise, vous devez sortir cet élément de sa boite de collecte :

  • un document papier traité sort de la bannette : il est jeté, classé ou rattaché à une tâche et placé dans un dossier ou une bannette “documents en cours”.
  • une note inscrite dans un carnet, l’ordinateur ou le téléphone est supprimée, classée ou transformée en action et placée dans la liste correspondante ou l’agenda une fois traitée.
  • un email traité sort de la boite de réception : il est supprimé, archivé ou bien transformé en tâche dans une liste externe ou l’agenda puis archivé.

Une fois le premier élément traité, passez au suivant et ainsi de suite.

Répétez l’opération 3 fois par jour pour les emails, et une fois pour le reste.

Une exception toutefois : si une action peut se faire en moins de 2 minutes, faites-la immédiatement. Qu’il s’agisse de lire une note, répondre à un mail, passer un coup de fil ou payer une facture.

Essayez-le

Dès aujourd’hui, regroupez à l’aide d’outils de capture tous vos éléments en attente.

Puis, videz régulièrement vos boites, un élément à la fois, en décidant d’une action à son sujet.

C’est ne pas si évident que ça au début, surtout quand on a l’habitude d’ouvrir un mail, de le lire puis de le refermer en le laissant dans la boite de réception.

Le simple fait d’agir de la sorte nous force à prendre des décisions sur les choses de façon systématique, au lieu de les laisser traîner.

On apprend donc peu à peu à faire des choix plus facilement.

Et ça permet aussi de se libérer du poids de certaines choses qui, aussi insignifiantes soient elles, traînent parfois pendant des jours ou des semaines sans ce genre d’habitude.

On avance de façon régulière, pas à pas. Et ce petit changement fait toute la différence.

Essayez, vous verrez !

Bonus :

Si vous voulez des exemples de procédures et checklists pour faciliter votre organisation personnelle au quotidien, téléchargez gratuitement le guide pratique “Gérer l’information qui nous parvient pour travailler mieux, en 4 étapes”.

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5 commentaires
Karine du blog Ecole du bien être dit

Juste merci pour cette piqure de rappel !

Ca fait du bien à l’approche des vacances pour mettre en place ces bonnes habitudes que tu cites et les automatiser à la rentrée.

A bientôt
Karine

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    Clément dit

    Bonjour Karine,

    Merci pour ton commentaire.

    Oui, c’est un bon moyen de prendre ses marques avant la rentrée prochaine.

    Et c’est pratique aussi pour mettre de l’ordre et clarifier les choses avant les vacances. On part l’esprit plus léger 😉

    Très bonne journée.

    Clément

    Répondre
Martine Ménard dit

Bonjour Clément,
Je suis d’accord avec toi sur cet article et sur la méthode proposée. J’utilise une méthode similaire pour le classement de mes papiers et courriels. Il est difficile pour moi de passer à côté de l’occasion de parler de mon guide ” Un esprit sain dans un espace sain” qui traite justement de l’organisation d’un bureau selon la méthode 5S qui pourrait régler pour toujours ce problème et bien d’autres.
Tout cela pour diminuer le stress tout en augmentant l’efficacité. Bonne lecture.

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    Clément dit

    Bonjour Martine,

    Merci pour ton commentaire !

    C’est une bonne idée d’avoir rédigé un guide spécialement sur le sujet, basé sur la méthode 5S.

    On oublie souvent qu’un bureau (ou tout espace de vie ou de travail) bien rangé permet de gagner en liberté d’esprit et en efficacité.

    Bonne fin de journée.

    Clément

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