Comment se prémunir des interruptions - Temps Action

Comment se prémunir des interruptions

Une étude américaine du Dr De Woot menée sur des cadres de hauts rangs a révélé qu’en moyenne, un cadre est interrompu toutes les 8 minutes, et l’interruption dure 3 minutes.

Cela peut être dû à un visiteur inattendu, un appel téléphonique, un email ou à quelque chose qui pose problème…

interruptions

En ajoutant qu’il faut quelques minutes pour retrouver sa concentration et se replonger dans son travail, on commence à percevoir la situation réelle.

Sur une période de 13 minutes, l’employé passe 5 minutes sur une activité inattendue et souvent non rentable, ce qui représente 40% de son temps.

On comprend mieux pourquoi certaines personnes avancent si vite, pendant que d’autres subissent ces aléas.

Simplement en gérant son temps et en limitant les interruptions, on peut économiser jusqu’à 40% de notre productivité.

C’est énorme !

Sur une base de 40 heures par semaine, cela donne 752 heures par an, ou encore 94 jours de travail !

Bon, vous n’êtes pas forcément cadre, ou sujet à autant d’interruptions.

Mais dites-vous qu’en appliquant juste quelques principes de gestion du temps, vous pouvez presque jusqu’à doubler votre efficacité.

Bien sûr, certaines interruptions sont justifiées et même profitables.

Le but n’est pas de les éliminer complètement, mais de les réduire, de les garder sous contrôle, et faire en sorte de profiter de plus d’heures de réflexions, de travail productif, créatif…

Voici comment faire.

3 moyens de limiter les interruptions

Les interruptions font tellement partie de notre routine quotidienne que souvent nous ne remarquons même pas que nous sommes interrompus des dizaines de fois.

Pour mieux se rendre compte de leur impact sur son efficacité personnelle, il existe une astuce simple.

1. Tenir un journal d’interruptions

Puisque vous ne pouvez pas éliminer toutes les interruptions au cours de la journée, il devient nécessaire d’identifier celles qui sont tolérées et celles qui sont à éliminer.

Prenez une journée normale de travail, et notez l’heure, la durée et l’objet de chaque interruption. Notez s’il s’agit d’un appel, d’une visite, d’un email ou d’autre chose.

Ensuite, pour simplifier, faites 2 catégories :

  1. Utile
  2. Inutile

Avec votre journal à portée de main, établissez la liste suivante :

  • Les interruptions les plus fréquentes (externe ou propre à vous-même)
  • Parmi elles, celles qui vous font perdre le plus de temps

Faites une distinction entre :

  • Les interruptions extérieures : visites imprévues, appels téléphoniques, secrétaire, collègues, etc.
  • Les « auto interruptions » : les distractions, une tâche soudainement abandonnée, rêvasser, passer un coup de fil au milieu d’un travail important, pauses cafés à rallonge…

Une fois ceci fait, vous pourrez prendre une nouvelle habitude qui évitera bien des pertes de temps.

2. Ne pas prendre n’importe qui sans rendez-vous

Peut être aurez-vous besoin d’y aller délicatement avec vos collègues, mais :

  1. Habituez-les peu à peu à prendre rendez-vous, par mail ou autre, lorsqu’ils veulent vous voir. Soyez ferme mais poli. Faites leur comprendre que vous avez un emploi du temps chargé, et que vous n’êtes tout simplement pas disponible à la demande.
  2. Si l’interruption est inévitable, réduisez la au maximum en expliquant à votre collègue que vous n’avez que 5 minutes à lui consacrer parce que vous êtes en train de travailler sur un dossier important.
  3. Une bonne façon de faire comprendre à quelqu’un que son temps est écoulé consiste tout simplement à se lever et à sourire. Un peu expéditif, mais ça vaut le coup d’essayer !
  4. Si un collègue arrive et vous dit qu’il a absolument besoin de vous voir tout de suite dans votre bureau, allez plutôt dans son bureau car il est plus facile de quitter le bureau de quelqu’un que de le faire sortir du vôtre.

Et enfin, la troisième astuce peut également vous sauver des heures de travail, mais aussi vous épargner d’une bonne dose de frustration !

3. Apprendre à dire non

Bien évidemment, on devrait être positif aussi souvent que possible. Mais cela ne veut pas dire que qu’on ne peut pas dire non.

Si :

  • Vous avez peur de décevoir quelqu’un qui a vraiment besoin d’aide,
  • Vous êtes inquiet au sujet du ressentiment qu’une personne peut avoir à votre égard si vous ne l’écoutez pas,
  • Vous pensez que votre refus résultera en un refus de sa part quand vous aurez besoin d’aide ou de conseil,

Dites vous que cela découle d’un manque de confiance en soi.

Apprenez à dire non !

Cela peut être vraiment difficile au début, mais il existe de nombreuses façons de dire non :

« Je suis désolé, je ne suis pas disponible pour le moment… »

« Je ne peux pas vous parler plus longtemps… »

«Pouvez-vous repasser à mon bureau en fin de journée ?»

Apprenez à utiliser ces refus polis plus souvent.

Ne donnez pas une réponse immédiatement lorsque vous êtes interrompu et demandé par quelqu’un. Dites que vous avez besoin de quelques minutes ou plus pour y réfléchir.

Puis rappelez-le ou envoyez un mail.

N’oubliez pas qu’une gestion du temps efficace demande de faire des choix en continu. Dire non, c’est aussi faire un choix.

En résumé :

  1. En général, seul 20% des interruptions sont réellement importantes et urgentes.
  2. Identifiez et éliminez vos « auto interruptions. »
  3. Combattez efficacement les interruptions peu utiles venant des clients, des fournisseurs, de visiteurs inattendus, de coups de fil, des emails, etc.
  4. Il est essentiel de se détendre, mais limitez le temps passé à discuter avec vos collègues ou à surfer sur internet.
  5. Donnez vous une heure de solitude chaque semaine afin de mieux organiser et planifier votre travail, et compléter vos projets en cours et affaires pressantes.

Cet article est inspiré du livre “The complete time management system” de Christian Godefroy et John Clark.

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13 commentaires
Janyxandre ( dit

RT @TempsAction: Comment se prémunir des interruptions http://t.co/FMDfu1uh

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    Clément dit

    Merci du partage.

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stephane dit

Et lorsque l’on gère bien son temps et les interruptions, les mêmes personnes qui viennent sans cesse distraire trouve que “tu as de la chance toi, on te laisse tranquille pour avancer. Moi on m’embête sans arrêt” 🙂

Merci pour l’article.

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    Clément dit

    Bonjour Stéphane,

    Merci pour ton commentaire 😀

    Oui, c’est une bonne remarque. Pour le coup, la chance, elle n’est pas venue toute seule. Tu l’a même plus que provoqué !

    Merci d’être passé.

    Bonne journée.

    Clément

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    Rémy Bacué dit

    Pourquoi ne pas passer par un logiciel web de gestion du temps ? Chaque employé est alors sur de travailler à son rythme avec ou sans interruptions grâce à une gestion des to-do list complète et une supervisation constante des supérieurs.

    Allez faire un tour sur http://www.opentime.fr pour découvrir les solutions qu’apporte ce logiciel en ligne.

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      Clément dit

      Bonjour Rémy,

      Merci de nous avoir fait découvrir ce web logiciel.

      Bonne journée.

      Clément

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Zen et Efficace ( dit

Comment se prémunir des interruptions | http://t.co/kB1vTLHN via @TempsAction

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    Clément dit

    Merci du partage.

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corinne dit

Bonjour
Excellent article !
J’ajouterais que lorsque je travaille sur un dossier ou un projet qui réclame une plage de temps de calme sans interruption, d’une part, je commence par éliminer toutes les distractions de type téléphone, internet … pour le téléphone soit je passe sur messagerie soit je délègue à un collaborateur quand j’en ai un. Ensuite, je trouve un moment dans la journée qui est plus propice à ne pas être dérangé par des collègues ou autres personnes. Comme par exemple, très tôt le matin avant que les autres n’arrivent ou en fin de journée. Ces moments sont d’une grande productivité et cela me permet d’être plus flexibles avec mes équipes.
très belle journée
corinne

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    Clément dit

    Bonjour Corinne,

    Merci pour ce commentaire sympa.

    Tout à fait, se ménager des plages horaires pour soi pendant lesquelles on peut focaliser toute son attention sur un groupe de tâches ou un projet est une méthode très efficace.

    De plus, si on le fait tôt le matin, on n’est moins perturbé par les les distractions et les urgences qui apparaissent au cours de la journée.

    Très bonne journée.

    Clément

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Peter dit

Bonjour , savoir bien gérer son temps c’est important pour soulager son stress et pour mieux travailler et être productif, il est important de limiter les interruptions qui ne sont pas utiles même si c’est un peu difficile de dire non. J’aimerais lire cette livre pour en avoir plus d’information.

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Christine dit

Bonjour, mon ami est Responsable des ressources humaines dans une grande entreprise et il est sans cesse dérangé malgré le fait de fermer sa porte et qui veut dire : Ne pas déranger. Rien n’y fait, du coup mon ami a essayé le feu signalétique a l’entrée de son bureau comme “Navaro” et ce n’est guère plus efficace. Connaissez-vous des methodes dures et efficaces pour les personnes qui ne veulent pas comprendre ? Merci.

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    Clément dit

    Bonjour Christine,

    L’idéal pour votre ami serait de définir des plages de “temps disponible” dans la journée et de communiquer ses disponibilités à son équipe, aux employés… En bref, aux personnes qui le dérange à tout bout de champ.

    Il doit réussir à faire comprendre qu’en tant de responsable RH, il doit se rendre disponible pour les autres, mais qu’il ne peut pas se permettre d’être disponible tout le temps.

    En planifiant des périodes de disponibilité (ET des périodes d’indisponibilité), il montre qu’il prend du temps pour les autres, mais que lui aussi doit consacrer du temps sans interruption pour s’impliquer dans les tâches qui incombe à son rôle de responsable.

    J’en parle plus en détails dans cet article (astuce n°3 de l’article) : https://temps-action.com/astuces-charge-de-travail

    Et vous pouvez également jeter un oeil à celui-ci qui donne des solutions assez “directes” : https://temps-action.com/3-activites-professionnelles-les-plus-chronophages

    Très bonne journée.

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