La moyenne est rarement la norme dans la vie.
Une infime partie des pages d’un journal contient les informations les plus importantes.
La plupart des richesses sont détenues par un minorité d’hommes et de femmes.
Une fraction de la population mondiale consomme 84% du papier produit.
C’est la même chose dans notre travail.
Une minorité de facteurs est à l’origine de nos plus grandes pertes de temps.
En changeant un seul aspect de son travail, celui qui nous empêche le plus d’avancer dans nos activités, on peut récupérer des heures chaque semaine.
C’est ce que je vous propose aujourd’hui.
Vous allez voir comment gagner en efficacité et en sérénité dans vos activités professionnelles en 3 étapes simples.
C’est parti.
Manque de temps ? Récupérez des heures cette semaine…
1. Identifier la source principale qui vous bloque le plus
En vous attaquant à la cause principale qui vous empêche de mener à bien votre travail, vous allez récupérer une bonne partie de votre temps, de votre énergie et de votre attention.
Pensez à une journée type et demandez-vous :
- Qu’est-ce qui me fait perdre le plus de temps dans ma journée ?
- Qu’est-ce qui m’empêche d’avancer dans mes tâches prioritaires ?
- Quel facteur m’empêche de me concentrer pleinement sur mon travail ?
Vous pouvez en lister plusieurs. Ceux qui vous viennent tout de suite à l’esprit.
Mais l’idée, c’est de s’occuper de la source qui vous bloque le plus.
Cela peut-être l’accès à internet, les emails, les appels téléphoniques, une personne qui vous coupe toutes les 10 minutes, des réunions quotidiennes qui n’en finissent plus, etc.
Bref, entourez sur votre feuille la raison principale qui vous fait perdre le plus de temps.
2. Trouver un moyen de contourner le problème
Vous avez identifier le problème. Bien.
Pour l’empêcher de vous nuire encore et encore, il vous faut trouver une parade. Un moyen de le contourner ou encore, de l’éliminer.
Bien souvent, les problèmes de perte de temps au bureau qui reviennent fréquemment sont dues :
- Aux mails
- Au téléphone
- Aux réunions
- Aux collègues
Pour cela, je vous renvoie vers cet article qui vous donne des remèdes efficaces pour parer à tous ces problèmes.
Un autre exemple qui touche les travailleurs indépendants : internet.
Que ce soit pour consulter ses mails ou naviguer de liens en liens, internet peut causer une énorme perte de temps. Et empêcher de se focaliser sur son travail.
Une parade simple pour s’en défaire, c’est de bloquer sa connexion entière ou l’accès aux sites les plus problématiques sur une période de temps précise. Par exemple, de 8h à 11h30.
Cela se fait très facilement avec un petit logiciel comme je l’expliquai dans cet article : Distractions en ligne : comment s’en défaire.
Enfin, votre source principale de distraction peut provenir d’un manque de concentration. Dans ce cas, les liens présentés ci-dessus pourront déjà vous aider à réduire les distractions venant des emails, des réseaux sociaux ou d’internet.
Mais si vous avez encore des difficultés à rester focalisé sur une tâche suffisamment longtemps pour produire un travail satisfaisant, cet article vous présente un moyen efficace pour améliorer votre concentration.
Rien qu’en bloquant, en évitant ou en éliminant votre source de perte de temps numéro un, vous allez récupérer des heures de travail chaque semaine.
Maintenant, il va falloir se mettre au boulot sans tergiverser.
3. Créer les conditions pour se mettre au travail de façon automatique
Avoir plus de temps, c’est bien. Mais si c’est pour le dilapider dans des activités mineures ou le perdre parce qu’on arrive pas à se mettre au boulot, cela ne sert pas à grand chose.
Pour vous faciliter la vie, l’idéal est de mettre en place des routines quotidiennes qui vous permettent de vous mettre au travail de façon quasi mécanique.
L’idée n’est pas de devenir un robot, mais bien de vous faciliter le passage à l’action.
Il n’y a rien de plus frustrant que de perdre son temps parce qu’on ne parvient pas à commencer.
Et pour ça, il existe des principes simples.
Le premier, c’est de créer une routine, une façon bien à vous de vous mettre au boulot, et de la répéter chaque jour jusqu’à ce qu’elle devienne naturelle et évidente pour vous.
Façonnez-vous un petit rituel qui vous place dans les conditions propices à l’exécution de vos tâches.
Vous le verrez très vite. Si votre blocage numéro 1 a été éliminé, il vous sera bien plus facile de vous y mettre.
Le deuxième, c’est de se donner un temps limité pour effectuer chaque tâche.
Utilisez un minuteur pour encore plus d’efficacité, et déclenchez le dès que vous êtes à votre bureau, où là où vous devez réaliser votre tâche.
Souvenez-vous : sans limite précise, toute tâche tend à s’étaler dans le temps.
Le troisième, c’est de préparer vos outils, vos modèles et tout ce dont vous avez besoin à l’avance.
Si il vous manque un élément essentiel pour mener à bien votre travail, vous allez perdre du temps et vous risquez de vous éparpiller dans des actions inutiles.
Créez des procédures simples et détaillées pour les tâches rébarbatives ou répétitives.
Bref, l’idée est de créer un environnement de travail propice qui vous permet de vous concentrer au maximum sur vos priorités et d’être serein dans votre travail.
Une fois que vous êtes prêt, démarrez, tout simplement.
Allez-y !
On peut passer des journées entières sans rien accomplir de précis. De significatif. De satisfaisant.
Vous avez peut-être simplement une ou deux habitudes de travail qui ne vous servent pas au mieux. Ou vous pouvez subir les interruptions ou les petit travers des autres.
Peu importe.
En identifiant votre cause numéro un de perte de temps. En trouvant un moyen de la contourner et en vous façonnant une routine de travail bien pensée, vous pouvez véritablement récupérer des heures chaque semaine et les utiliser au mieux.
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