L'art de l'efficacité selon votre facteur - Temps Action

Ce que votre facteur peut vous apprendre sur l’art de l’efficacité

Il existe des pratiques dont il serait dommage de se priver, tant elles sont faciles à mettre en place et empruntent les raccourcis avec astuce.

Celle dont je vais vous parler aujourd’hui en fait partie.

C’est une technique pratique qui vous fera gagner du temps, tout en économisant vos forces.

Mais avant d’entrer dans les détails, j’aimerai vous parler de votre facteur…

image facteurEssayez, vous verrez !

Votre facteur, vous le croisez tous les jours, ou presque. Pourtant, il ne vient pas tout spécialement pour vous, même si vous aimeriez bien !

Une tournée pas comme les autres

Chaque jour, il prend son sac rempli de courrier avant d’entamer sa tournée pour le distribuer dans nos charmantes boîtes aux lettres.

Maintenant, imaginez le pauvre facteur distribuant son courrier au compte goutte, obligé de retourner au dépôt après chaque lettre déposée.

Si notre postier doit distribuer 100 courriers dans la matinée, il devra alors se farcir 100 allers retours.

Un vrai marathon ! D’une part, il serait épuisé le pauvre homme. Et d’autre part, ce serait vraiment stupide.

Ça vous parait logique ? Et pourtant, nous n’utilisons pas toujours ces principes pour notre propre compte.

Vous l’aurez compris, le but de cette technique est de ne pas devoir refaire 50 fois la même opération dans la journée. Car vous allez gaspiller du temps et de l’énergie pour rien.

De plus, toutes les activités qui appellent au multitâche pourront être traitées bien plus efficacement avec cette même approche.

Multi perte de temps

J’en parlais déjà ici.

Certains sont prêts à faire 36 choses et demie en même temps car ils trouvent que c’est plus efficace ou que ça correspond mieux à leur nature ou leur façon de travailler.

D’accord, faire d’autres activités en plein milieu d’un tâche importante, c’est sympa. Ça fait du bien. Ça oxygène le cerveau.

Mais c’est tout sauf productif, et ce pour plusieurs raisons :

  • Vous ne pouvez pas vous concentrer efficacement sur 3 ou 4 activités conjuguées, du moins pas autant que si vous n’en faisiez qu’une seule. Vous mettez donc plus de temps pour faire la même chose pour un résultat souvent moins bon.
  • On a généralement besoin d’un temps de chauffe pour rentrer dans la tâche et être bien concentré sur ce qu’on fait.
  • En passant d’une activité à l’autre sans aucun rapport toutes les 5 minutes, on ne sera jamais vraiment concentré et on devra se remettre dans le bain à chaque fois.

Le problème, c’est que lorsqu’on se concentre à fond sur une tâche spécifique, il est difficile d’attaquer autre chose en même temps sans perdre sa concentration chèrement acquise.

C’est un phénomène souvent bien inconscient, mais c’est ce qui se produit malgré tout.

David Allen l’explique très bien dans son livre S’organiser pour Réussir :

« Il faut beaucoup plus d’énergie qu’on ne le pense pour s’arracher à une disposition d’esprit et à un rythme de travail et se lancer dans des activités d’une autre nature. »

La technique de la tournée du facteur

La solution, c’est de limiter les efforts pour gagner en productivité.

De grouper les tâches de même nature pour les exécuter les unes après les autres. De ne pas avoir à repasser par le temps de mise en température d’une tâche plusieurs fois par jour.

Comme le facteur qui remplit sa camionnette de lettres et de paquets pour les distribuer, vous allez créer vos propres sacs de courrier.

Cette technique est particulièrement efficace pour toutes les petites choses que l’on répète au quotidien, à la semaine et au mois.

C’est simple, il vous suffira de 4 étapes rapides pour la mettre en pratique.

Les voici :

1. Noter toutes les tâches que vous faites plusieurs fois par jour.

2. Grouper les tâches qui vont ensemble par contexte, sous forme de liste.

  • Vous avez 4 ou 5 courriers à envoyer ? Créer une liste “Courrier”
  • Vous devez effectuer plusieurs tâches sur votre ordinateur ? Créer une liste “Ordinateur” et groupez-y ces tâches
  • Vous devez passer des coups de fils à votre grand-mère, à votre tante, au salon de coiffure, à votre associé ? Placez les dans une liste “Appels”
  • Vous avez des lectures en retard ? Créez une liste “Lire”
  • Vous devez vous rendre à différents endroits avec votre voiture ? Créez une liste “Voiture” ou “Courses”
  • Etc. Faites cela dès que vous avez une activité qui se répète dans la journée ou dans la semaine.

Un peu comme quand on va faire ses courses avec sa liste. Sauf qu’ici, vous allez l’appliquer à davantage de domaines.

3. Choisissez le moment le plus adapté dans votre semaine pour traiter un groupe de tâche précis.

4. Une fois que votre liste est assez remplie, videz là en exécutant les tâches les unes après les autres, sans vous poser de questions.

Donnez-vous un temps précis, 30 minutes ou 60 minutes par exemple, et réalisez vos points à la suite.

Si vous n’avez pas le temps de faire tout ce qui est inscrit sur la liste, ce n’est pas grave. Le but, c’est de faire le maximum de tâches groupées à la suite sans les couper avec d’autres activités qui n’ont rien à voir.

En groupant ces tâches, on se facilite la vie. On gagne du temps et on économise de l’énergie.

Vous pouvez étendre ce principe aux tâches qui vous ennuient. Groupez-les au sein d’une même liste, dédiez un jour spécial pour les traiter et exécutez les sans traîner. Vous serez libéré !

Si vous avez des idées sur le type de tâches que l’on peut grouper, partagez les dans les commentaires.

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2 commentaires
TempsAction ( dit

Vous ne verrez plus votre facteur de la même façon après ça : http://t.co/Ku8p7SPk

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AVELINE Anne ( dit

Vous ne verrez plus votre facteur de la même façon après ça : http://t.co/zvBgmEPN via @TempsAction #gestiondutemps

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