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Comment finir ses tâches à temps ?
Il y a quelques temps, j’ai reçu une question de la part d’une lectrice du blog.
Sa question disait ceci :
“Je me trouve débordée chaque jour. Comment pourrais-je finir mes tâches dans le temps prévu ?”
Cette question est intéressante, d’autant que beaucoup d’entre nous connaissent cette situation.
C’est pourquoi je me suis dit qu’il serait sympa d’en faire un article à part entière.
Vous allez donc voir juste en dessous les 7 actions utiles et efficaces à mettre en place pour tenir les délais et faire en sorte que tout se passe pour le mieux.
Vous pourrez même télécharger une fiche PDF résumant les points essentiels.
Eh oh ! T’as vu l’heure !
Débordé, moi ?
Le fait de se sentir chaque jour débordé vient en général de 2 choses :
- On se fixe trop de choses à faire dans une seule et même journée,
- Et on perd du temps dans la réalisation de ces différentes tâches.
Le point de départ pour retrouver le chemin de la sérénité, c’est donc de tout mettre à plat.
Pour cela, vous pouvez vous aider de cet article qui vous explique par où commencer.
L’idée, c’est d’extraire de sa tête toutes les choses auxquelles on pense. Tout ce qu’on doit faire. Tout ce qui nous préoccupe. Et mettre tout ça par écrit, sur une feuille de papier ou dans un fichier informatique.
Faire des choix
Une journée ne contient que 24 heures. Et sur ces 24 heures, nous ne sommes réellement productif que quelques heures. C’est un détail qu’il ne faut pas oublier.
Pour organiser correctement ses journées, nous devons donc choisir parmi toutes les tâches à faire, lesquelles sont les plus importantes.
Comment faire ? Une fois que vous avez entièrement vidé votre tête de tout ce qu’elle contenait, posez-vous les questions suivantes :
- Quelles sont les tâches ou les activités qui ont le plus d’impact dans ma vie, dans mon emploi, dans ma carrière ?
- Quelles sont celles qui sont capitales pour mes activités professionnelles, personnelles et pour mes projets ?
Ces questions n’ont rien de “too much” malgré les apparences. C’est véritablement ce petit “tête à tête” avec vous même qui vous permettra de savoir vers où aller, sur quoi miser votre énergie et comment organiser vos journées au mieux.
Quand vous faites ça, il faut bien distinguer ce qui est urgent de ce qui est vraiment important.
La pomme empoisonnée
Une chose urgente n’est pas forcément importante et c’est le piège dans lequel beaucoup d’entre nous tombent.
Nous avons tendance à faire en priorité toutes les tâches qui paraissent urgentes au détriment de celles qui sont réellement importantes.
Les tâches urgentes, c’est un peu comme la pomme empoisonnée. Elles attirent plus facilement notre attention, laissant tout le reste en suspens. Et à la fin de la semaine, on se rend compte du temps gaspillé.
Donc, il est important de déterminer ses priorités. C’est précisément la dessus qu’il faut porter nos efforts.
Il faut bien comprendre qu’on ne peut pas tout pas tout faire. C’est physiquement impossible. Il y aura toujours plus de choses à faire que de temps disponible. Ce qui veut dire que nous devons choisir ce qui doit être fait et ce que nous devons laisser de côté.
Comme on dispose d’un temps limité, il faut être sélectif et décider quel est le plus important pour nous à faire maintenant.
je vous suggère de sélectionner 5 tâches par jour maximum à réaliser. Ce qui veut dire que ça peut être moins, 2 ou 3 par exemple. Cette sélection, bien entendu, sera faite à partir de vos priorités.
Et dès que vous avez une nouvelle chose à faire, ou une idée qui vous vient en tête pendant la journée, notez la pour ne pas l’oublier.
Le conseil de Parkinson
Ensuite, fixez un temps défini pour réaliser chacune de vos tâches importantes.
Sans limite de temps, on a tendance à laisser courir ce que l’on doit faire.
Avec une limite de temps, on se focalise davantage sur la tâche et on sait quand elle doit être terminée.
Alors, c’est sûr, il arrive de mettre plus de temps que prévu. Ce n’est pas très grave, car dans tous les cas, vous finirez votre tâche plus vite que si vous n’aviez fixé aucun délai.
Comment bien fixer un délai ?
Fiez-vous à votre expérience pour déterminer le temps limite adapté pour effectuer chaque tâche.
Faites un essai. Puis ajustez cette durée au mieux pour la prochaine fois, si vous devez répéter cette tâche à l’avenir.
L’idéal est d’utiliser un compte à rebours.
Et si vous devez réaliser un travail pour la première fois, aidez-vous de l’avis des autres. Sinon, prévoyez un temps à la louche et doublez le pour ne pas être pis au dépourvu.
Il faut bien se dire une chose. En général, on sous estime largement le temps nécessaire pour effectuer une tâche. On veut bien faire, certes, mais cela ne suffit pas pour tenir les délais.
Donc prenez bien en compte tous les aspects du travail à accomplir, mais aussi “la variabilité” de votre motivation qui peut changer du tout au tout selon les journées.
Une fois que vous connaissez à peu près le temps qu’il faut pour remplir vos tâches, il devient plus aisé de planifier vos journées sans tomber dans l’excès.
Faites simple
Essayez dans la mesure du possible de simplifier vos tâches au maximum. Ce qui compte, c’est le résultat, pas le temps que vous mettez pour y arriver.
Car si vous atteignez le résultat voulu, mais que vous avez perdu beaucoup de temps, que vous y avez mis trop d’efforts et d’énergie pour y parvenir, vous risquez de vous en vouloir, d’être épuisé et en retard !
Donc, dès que vous avez quelque chose à faire, demandez-vous quelle est la façon la plus simple, facile et rapide de la faire. Simplifiez et n’hésitez pas à éliminer ce qui n’est pas essentiel.
La clé, c’est la concentration
Quand vient le moment de réaliser vos tâches, faites les une par une.
Concentrez-vous sans interruption sur une tâche pendant une période de temps définie : 20 minutes, 45 minutes ou plus. Veillez à ne pas dépasser 90 minutes car pas au delà nous ne sommes plus efficaces.
Bien sûr, c’est à adapter en fonction de votre cas.
Tout le monde n’a pas la même capacité de concentration. Mais la limite moyenne pour profiter d’une concentration optimale se situe aux alentours de 60 minutes. Si vous vous demandez pourquoi, lisez cet article et les résultats de l’étude menée sur le sujet.
Si au contraire, votre esprit divague après seulement 20 minutes de travail, pas de panique. La concentration se travaille. Petit à petit, vous parviendrez à augmenter la durée de vos séances.
Et voici de quoi vous aider à améliorer tout ça :
Fermez votre messagerie électronique, les réseaux sociaux et désactivez les notifications instantanées. Faites attention à ne pas être dérangé pendant ce temps là, ou en tout cas le moins possible !
Vous pouvez également utiliser des outils pour bloquer les sites qui vous distraient.
Même chose pour le téléphone : mettez-le en veille, ou même sur répondeur s’il s’agit d’un fixe.
Vous verrez que vous serez plus efficace en travaillant de cette façon, par bloc de temps.
Entre chaque session de travail, prenez une petite pause pour vous détendre et faire ce que vous voulez.
Mais n’oubliez pas de revenir à vos tâches ensuite, avec la même façon de procéder.
En résumé
Voici un résumé des actions à mettre en place pour finir plus souvent dans les temps et faciliter vos tâches au quotidien :
- Notez tout ce qui encombre votre tête, y compris les tâches, les idées, les préoccupations.
- Priorisez vos tâches. Concentrez-vous sur l’essentiel, sur les tâches importantes et laissez de côté ou réduisez le reste. Vous le ferez après, si vous avez le temps.
- Préparez vos tâches à l’avance, en les découpant étape par étape si elles sont grosses ou complexes, et en vous donnant un temps limité pour les réaliser.
- Trouvez la façon la plus simple, facile et rapide de réaliser ces tâches. Éliminez tout ce qui est superflu.
- Chaque soir, préparez la liste des tâches importantes à faire pour le lendemain. Limitez vos journées à 5 tâches importantes maximum.
- Faites chaque chose une par une. Travaillez par bloc de temps sur une tâche sans interruption.
- Prenez une courte pause entre chaque session de travail.
Voilà, j’espère que cela vous aidera à finir vos tâches à temps et à vous sentir moins débordé.
Pour télécharger la fiche action PDF récapitulative, cliquez ici.
Et si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser en utilisant le formulaire de contact ici sur cette page.
Photo © Klaus Eppele – Fotolia.com
À propos de l’auteur Clément
Clément est le créateur de Temps Action. L'ambition de ses contenus ? Vous aider à éliminer le superflu et faire ce qui compte vraiment.
