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Comment s’organiser pour atteindre ses objectifs dans un quotidien surchargé : cas pratique
Dans cet article, vous allez découvrir comment Julien s’est organisé pour écrire son livre « 2h Chrono pour mieux m’organiser » paru aux éditions Dunod en septembre 2017 (en parallèle de son job).
Je lui cède à la place…
C
ertains font des enfants pour transmettre leurs connaissances et continuer d’influencer leurs semblables après leur mort… Ou pour donner un sens à leur vie.D’autres travaillent sur la cause trans-humaniste (à ce sujet, lisez la guerre des intelligences du docteur Laurent Alexandre).
Pour ma part, le fait de voir mes amis batailler avec leurs marmots m’a poussé à choisir l’option « écrire un livre ». Pour transmettre mon savoir et avoir l’impression de continuer d’exister après mon dernier souffle.
Mais voilà, écrire un livre en parallèle d’une activité professionnelle exigeante nécessite de se poser quelques questions (que vous serez amené à découvrir un peu plus bas).
Depuis que j’ai écrit un livre en 9192 minutes, j’entends beaucoup de gens me dire…
« Moi aussi, je rêve d’écrire un livre, je le ferai quand j’aurai le temps »
Mais deviner quoi ? Ce temps n’arrive jamais.
Dans les lignes qui viennent, je partage avec vous le système d’organisation que j’ai développé pour réussir à atteindre cet objectif en parallèle de mon travail dans un quotidien surchargé.
Les conseils qui s’y trouvent pourront être adaptés à d’autres types de projets et d’objectifs.
Pourquoi écrire un livre ?
La première étape sur laquelle il est important de se pencher, ce sont les raisons qui vous poussent à écrire un livre.
Détendez-vous : elles n’ont pas besoin d’être au même niveau d’ambition que « Supprimer le SIDA dans le monde. »
Vous n’avez pas besoin de mettre une photo d’Anthony Robbins sur votre miroir et de réciter ses mantras en dansant dans votre salon. Je sais que certains blogueurs recommandent ça, mais pas moi.
À mes yeux, la vitesse à laquelle on se remémore notre raison (notre pourquoi) est plus importante que la taille de la raison (relisez la phrase au besoin ;-))
Prendre le temps de se poser la question « pourquoi vais-je investir 153 heures dans la rédaction d’un livre, qui ne sortira peut-être jamais? » me semble important.
Car vous pouvez avoir les meilleurs coachs, prendre les meilleurs compléments alimentaires, utiliser les méthodes d’organisation les plus avancées, vous n’aurez jamais de garanties au succès.
Vous aurez uniquement une plus forte probabilité de réussir.
Clin Eastwood résume parfaitement mon idée lorsqu’il dit :
Si vous voulez des garanties dans la vie, achetez un grill pain.
Et ce qui fait la grande différence entre ceux qui accomplissent beaucoup et ceux qui accomplissent peu réside dans l’acceptation de cette incertitude.
Il est primordial d’accepter cette probabilité d’échec, car elle permet de se dissocier du seul résultat et de se poser la question :
« Qu’est-ce que j’y gagne à exécuter mon objectif ? » « Qu’est-ce que j’aurai appris même si je n’atteins pas mon objectif ? »
Si vous avez déjà un objectif en ligne de mire, prenez un moment pour répondre à ces deux questions.
Je vais être honnête avec vous et mon « pourquoi »
Replaçons le contexte : c’est la maison d’édition Dunod qui m’a contacté (sans ce contact initial, je n’aurai jamais écrit de livre, d’où le rôle caché de la chance dans la vie).
J’y ai vu la possibilité d’apprendre en travaillant dans un contexte différent de mon blog. Mais aussi de m’enrichir intellectuellement avant même de voir le livre dans les rayons de la FNAC.
J’ai également pensé à tous ces gens incrédules lorsque je leur dis que je « blogue » (ils pensent certainement que je poste une fois par mois des photos de mes soirées sur mon site).
Pour terminer, il persiste cette croyance selon laquelle « tu es quelqu’un de sérieux lorsque tu publies un livre. »
Des gens se sont subitement remis à me parler lorsqu’ils m’ont entendu à la radio en train de présenter mon livre (alors que les meilleurs concepts sont clairement accessibles gratuitement sur mon ancien blogue, et ceci depuis des années).
Et au final, il y a la question à 1’000’000 de francs suisse que Florence (ma chère collègue) m’a posé lorsque j’allais abandonner la rédaction de l’ouvrage :
Dans 10 ans, que regretteras-tu le plus : avoir écrit le livre ou ne pas l’avoir écrit ?
C’est grâce à elle que j’ai continué. Je le redis : la chance à son mot à dire, même avec le meilleur des systèmes d’organisations.
Vous avez uniquement de l’influence sur les probabilités. Si le sujet des probabilités vous intéresse, je vous recommande « Fooled by randomness » de Nassim Nicholas Taleb.
Donc définissez votre pourquoi, mais donnez-vous une durée pour le faire. Et foutez le feu aux excuses du genre « mon pourquoi n’est pas assez clair, mon pourquoi n’est pas assez ambitieux.»
Souvenez-vous de ceci : notre pourquoi se précise en avançant (mon nouveau site web n’a toujours pas de slogan… ce n’est pas pour rien).
2 mots sur l’exécution de la rédaction du livre
Pour beaucoup, l’exécution (le comment) aborde la notion de méthode (par exemple, quel logiciel as-tu utilisé pour classer tes différents chapitres ? Comment as-tu effectué tes recherches ?).
Pour moi il s’agit avant tout de calquer ma pratique sur mes principes / mes valeurs.
Comme le principe de commencer avant de se sentir prêt. Ou de ne pas chercher la perfection dans la rédaction de mes chapitres (je savais pertinemment que je n’allais pas pouvoir tout couvrir en profondeur).
Pour moi écrire un livre était avant tout une expérience. Une découverte. Et je souhaitais appliquer ce que je prêchais.
Le comment représente le respect de certaines valeurs. Et ce respect augmente l’engagement dans l’exécution.
Si vous vous sentez aligné avec votre pratique quotidienne (ou hebdomadaire), vous aurez plus de facilité à persévérer dans cette pratique.
Peut-être que ce n’est pas très clair pour vous… mais imaginez l’histoire suivante :
Vous avez un blog qui explique aux gens comment s’organiser dans un quotidien surchargé (le pourquoi). Et vous souhaitez les aider en créant des agendas au design ingénieux (le quoi).
Vous pouvez faire imprimer vos agendas en Chine ou en France (si vous habitez en France). Mais derrière cette décision, il y a des valeurs qui seront suivies ou non.
Si vous avez une fibre écolo, votre choix se portera probablement sur un imprimeur français. Au final, le client peu attentif n’y verra que du feu, mais c’est votre fierté qui est en jeu. Et votre identification au projet.
Lorsque vous êtes aligné et que votre « comment » respecte vos valeurs, quelque chose de magique se produit : votre engagement augmente. Vous n’avez aucune difficulté à vous regarder dans la glace le matin et à parler de votre projet.
Tout ça pour dire qu’il est plus facile de continuer d’exécuter ses objectifs lorsqu’on suit ses principes et ses valeurs. Sujet intéressant qui mérite plus qu’un article (partagez votre commentaire avec Clément et moi, pour ouvrir le débat ;-))
Si en ce moment, vous vous dites « mais qu’est-ce que cela vient foutre dans un article sur l’organisation de l’écriture d’un livre ? », souvenez-vous que l’organisation est histoire de comportement.
Changer d’organisation = changer de comportement.
Comment m’y suis-je pris pour organiser la rédaction du livre ?
Maintenant que vous savez où se situe votre nord et que vous avez une idée de la manière d’y arriver en terme de principes, vous serez probablement intéressé par la méthode que j’ai utilisée pour écrire le livre dans un quotidien tentant, distrayant et surchargé.
Cette méthode est fondée sur plusieurs livres (je n’ai aucun problème à voler les idées de ce qui existe pour en faire quelque chose de différent et adapté à mes besoins).
À commencer par : Les 4 disciplines de l’exécution de Chris McChesney, Sean Covey et Jim Huling
Puis en y ajoutant des concepts issus de :
- Stick with it de Sean D. Young
- Self-discipline in 10 day de Theodore Bryant
- The power of habit de Charles Duhigg
- Stratégie et esprit de finesse de Guy Chassang, Michel Moullet et Roland Reitter
(Entre parenthèses, je dis qu’il est temps que vous vous fassiez un beau cadeau ;))
Concrètement, cette méthode d’organisation repose sur plusieurs principes :
1. Commencez avant d’être prêt
Pas mal de gens m’ont demandé quel livre j’avais lu pour écrire un livre.
J’ai même rencontré des gens qui apprennent depuis des années à écrire un livre, mais qui n’ont pas encore bien saisi le truc (levez la main si vous voyez une excuse !)
Une personne qui a peur de nager va chercher à comprendre comment nager. Une personne qui veut nager va se jeter à l’eau (au pire avec un gilet de sauvetage).
Devinez qui arrivera plus rapidement à maîtriser la natation ?
Il est des activités dont l’apprentissage doit passer par la pratique.
Se cacher derrière le manque de savoir est une excellente excuse (et la recherche d’information est une activité chronophage). Mais croyez-moi, vous ne voulez pas être dans cette situation.
2. Un objectif à la fois
Durant toute la période d’écriture, je n’avais qu’un seul truc en tête, le livre. Toute mon attention étaient concentrée dessus et cela a fonctionné.
Mais sachez tout de même qu’il y a des risques à se focaliser sur un objectif.
Christopher Kayes a écrit un livre intitulé « Destructive Goal Pursuit » dans lequel il raconte la mort de montagnards expérimentés partis à la conquête du sommet de l’Everest. Ils étaient tellement focalisés sur leur objectif qu’ils ont omis de considérer certains risques.
Ce cas extrême met en avant l’effet tunnel provoqué par les objectifs ambitieux :
- On voit moins les dangers
- Il est plus difficile de se désengager
- On prend plus de risque
Et vous me direz que vous n’êtes pas un montagnard qui part à l’ascension de l’Everest.
Certes, mais les similarités avec les managers qui tirent un trait sur leur santé, leur sommeil, leur cercle social afin de continuer à accomplir les objectifs attribués par leur direction sont fortes. J’en connais quelques-uns.
Conséquence pour vous : Un objectif à la fois, car cela vous permet de vous focaliser et d’avancer plus rapidement. Mais il faut définir des garde-fou qui vous empêcheront de devenir trop con (ou de faire des bêtises…).
Vous vous demandez peut-être si vous pouvez avoir plusieurs objectifs en parallèle ?
Naturellement ! Mais vous devez savoir lequel est prioritaire. Vous devez savoir à tout moment lequel choisir si on vous le demande.
Avant de clore le sujet de l’objectif, je tenais juste à dire que celui-ci est défini de manière à pouvoir en faire des paliers.
Le but ? Réduire la paralysie face à l’immensité de certains projets.
Je n’avais pas 25 chapitres à écrire.
J’avais 1 chapitre par semaine durant 6 mois.
3. Définir une action clé à succès
Beaucoup de gens vous diront que définir un objectif est suffisant pour réussir.
Mauvaise nouvelle, définir un objectif fait partie de la stratégie. Et la stratégie (bien que ce soit un domaine occupant le 80% du temps d’enseignement dans les écoles de management) pose rarement problème.
C’est toujours l’exécution de la stratégie qui foire (et ça, on n’en parle jamais, car c’est compliqué et cela nécessite souvent d’être adapté au cas par cas).
Le problème d’avoir un objectif sans définir et mesurer une action clé, c’est qu’en cas d’avance ou de retard sur les paliers, je n’ai aucune idée des raisons qui provoquent cette différence.
Je peux certes avoir une idée (j’ai bien travaillé cette semaine), mais sur la durée je perds le fil et je risque d’oublier ce qui fonctionnait si bien (ou si mal). Sans action clé définie et mesurée, je suis dans l’incapacité d’optimiser mon exécution.
L’action clé me permet d’améliorer ma pratique
En gros pour écrire un livre, j’ai listé plusieurs actions qui allaient me permettre de produire un maximum de résultat en y passant un minimum de temps.
Pour moi, ce fut : travailler 30 minutes par jour de manière concentrée sur la rédaction du livre.
J’ai décidé de prendre un verbe généraliste (travailler plutôt qu’écrire) afin de pouvoir réaliser d’autres activités (comme chercher des témoignages ou lire certains passages de livre) sans culpabiliser…
Et pour me donner cette liberté de manœuvre permettant de m’adapter à mon environnement changeant. (Certains se contraignent en précisant leur verbe d’action : travailler devient écrire, par exemple).
J’ai constaté après un certain temps que mon estimation initiale n’allait pas suffire. J’ai donc monté la cadence à 60 minutes par jour.
Cette adaptation, grâce au système, s’est faite très tôt dans la rédaction du livre.
Si je n’avais pas pu visualiser ma progression, grâce au tableau qu’on va voir plus bas dans cet article, je n’aurai pas pu identifier le retard que je prenais. Je me serais probablement retrouvé à faire un burnout le dernier mois de la rédaction.
Alors que là, je n’ai jamais été dans le rouge.
Ah, et très important pour vous : cette action clé (le fait de travailler 30 minutes, puis 60 minutes par jour au minimum), je la réalisais avant de quitter mon appartement.
J’investissais ainsi mes meilleures heures sur mes projets. Je commençais mes journées par bosser sur moi.
Ce concept est tellement important que j’en ai consacré un chapitre dans mon livre.
Deux mots sur le fait de se lever tôt
Se lever tôt permet de regrouper au même moment du temps libre, de l’énergie et un environnement calme (peu de distractions).
La difficulté à priori est de se lever tôt. La majorité abandonne cette idée le matin suivant lorsqu’ils éprouvent de la difficulté à quitter leur lit.
Ils se disent « je serai fatigué aujourd’hui… ça va être dur ». En fait, ils ne comprennent pas que c’est une étape obligatoire pour pouvoir petit à petit changer leur rythme :
1. En étant fatigué la journée, le soir on va plus tôt au lit
2. Et donc on arrive à se lever plus tôt.
Sans oublier qu’à court terme, la fatigue, comme la faim, n’est pas dangereuse pour la santé.
« Mais Julien, tu es égoïste de faire passer tes priorités avant ton entourage ! »
Tous ceux qui vous traiteront d’égoïstes (car vous commencez vos journées par vous) seront soi :
- Jaloux
- Coupables de rester au lit alors qu’ils savent qu’ils devraient bosser sur leur projet
- Inconscients du fait qu’en faisant passer ses objectifs avant les autres, on accueille avec une plus grande bienveillance les imprévus de la journée.
On me demande souvent : « faut-il que je respecte mon rythme circadien (mon rythme biologique) ou au contraire, faut-il que je me force à me lever plus tôt ? »
C’est un faux débat, car vous pouvez respecter votre rythme tout en commençant vos journées par vous. Une personne qui se lève tôt se lèvera à 5h du mat (comme moi). Une personne du soir se lèvera à 9h.
À quoi ressemble mon système d’organisation ?
À présent, vous vous demandez peut-être quelle forme doit prendre l’organisation de la rédaction de votre livre ?
Si vous êtes de ceux qui se disent « tant que j’inscris les moments prévus à la rédaction de mon livre dans mon agenda, je suis bien organisé, ça va le faire », dites-vous bien que vous luttez contre un quotidien de plus en plus distrayant et souvent surchargé.
Vous devez être malin pour rendre votre organisation attractive. Pensez-y : votre attention est convoitée. Très convoitée.
Pour ma part, j’ai appris à ne pas faire confiance à ma motivation / ma volonté. Je suis moins souvent déçu.
Je fais donc mon possible pour travailler sur mon environnement lorsque j’ai de la motivation (en général au début du projet) pour que le système puisse ensuite fonctionner avec très peu motivation.
En amour, un dicton dit « loin des yeux, loin du cœur. »
Pour votre organisation c’est pareil :
« Loin des yeux, loin de votre objectif. »
- Plus vous voyez le déclencheur d’une action, plus vous y pensez et plus vous avez des chances d’agir.
- Et plus l’espace entre le moment où vous voyez le déclencheur et le moment où vous pouvez agir est faible, et plus vous agirez.
Réfléchissez bien à ces deux points.
C’est aussi con que ça. Et cela fonctionne autant pour les choses que vous voulez faire, que pour les choses que vous ne voulez pas faire :
- Si vous souhaitez réduire le chocolat -> rangez-le à la cave
- Si vous souhaitez réduire le temps passé sur votre smartphone -> rangez-le dans l’armoire derrière votre poste de travail
- Si vous souhaitez faire plus de kettlebell -> rangez-les à l’entrée de votre appartement.
Ceci est une kettlebell
Pour rendre visible et attirant mon système d’organisation (car celui-ci était en concurrence direct avec pas mal d’autres personnes et activités intéressantes), je mettais dans un même tableau les paliers de mes objectifs, avec :
- Sur un axe, le nombre de chapitres
- Sur l’autre, les dates
Ce qui nous donne un joli escalier, avec un trait bleu pour ce que je planifie de faire, et un trait rouge pour ce que je fais réellement.
Dans un deuxième tableau, j’inscris la quantité de mon action clé en bleu (planifié) et en rouge (ce que je fais réellement).
En comparant les informations qui venaient s’inscrire jour après jour (je travaillais tous les jours sur l’écriture du livre) je pouvais savoir si j’étais en bonne voie pour finir à la date prévue.
Ces tableaux étaient mis à jour sur la page d’accueil de mon site (consulté par des milliers de visiteurs quotidiennement) grâce à une application gratuite (Google Sheets) qui se trouvait sur le premier écran de mon smartphone.
Mais vous pouvez y aller comme à la bonne vieille école
En créant vos tableaux sur des flipchart que vous afficherez à un endroit bien visible, comme je l’ai fait dans une entreprise que j’ai accompagnée.
Pour terminer, je n’avais pas de problème à me concentrer vu que je suis du matin et que j’avais pas mal d’énergie (grâce à ce précieux breuvage).
Mais il existe des programmes qui verrouillent votre ordinateur jusqu’au moment où vous avez tapé un certain nombre de mots ou travaillé durant une certaine durée, comme Cold Turkey Writer.
Réfléchissez à cette option.
Si vous n’arrivez pas à gérer les réseaux sociaux, restez relax. Mon smartphone est une obsession et je n’ai pas confiance en ma capacité à gérer ce qu’une horde d’ingénieurs s’évertue à rendre le plus addictif possible.
J’ai donc mis des stratégies en place pour ne plus devoir lutter contre ma « machine à sous portative » comme je l’appelle.
À ce stade, vous vous demandez peut-être si vous seriez en mesure de travailler une heure par jour sur plusieurs mois en parallèle de votre travail ?
Honnêtement, ce sont des sacrifices à bien visualiser avant de commencer. Car vu le nombre limité d’heures dans une journée, chaque activité que l’on ajoute, c’est évidemment du temps qui est retiré ailleurs.
Et vous n’irez pas loin si vous ne gardez pas de temps pour vous détendre et profiter de la vie.
Une solution alternative serait d’envisager l’isolation.
C’est le fait de quitter son quotidien sur une plus on moins longue période afin de se concentrer pleinement sur un projet.
Libre à vous de voir si cela peut s’adapter à votre vie.
Vous savez vous concentrer ou vous êtes un « scrolleur » ?
Que vous ayez scrollé en voyant la barre de défilement du texte à droite, ou que vous ayez lu la totalité de l’article, mot pour mot, je vous propose un résumé à prendre avec :
1. Trouvez une raison de faire des sacrifices quotidiens ou hebdomadaires. Faites en sorte que cette raison vous vienne rapidement à l’esprit dans les moments où vous devrez choisir entre vous lever et rester au lit (même en étant fatigué).
2. Acceptez l’idée que votre organisation augmente vos probabilités de réussite (mais ne soit pas une garantie). L’incertitude et le risque d’échec demeurent intacts. Demandez-vous ce que vous gagnez en exécutant votre objectif.
3. Définissez des principes qui stimuleront votre engagement et que vous vous efforcerez de respecter. Cela augmentera votre identification à l’exécution de votre projet.
4. Commencez avant d’être prêt et faites attention à l’excuse de « je ne sais pas assez. » Aujourd’hui face à la déferlante internet, vous ne saurez jamais assez.
5. Définissez un objectif à la fois et surtout, des indicateurs qui vous informeront lorsque vous allez trop loin et qu’il faut prendre soin de vous.
6. Trouver votre action clé : cette activité qui vous permet avec peu d’efforts d’avoir beaucoup d’impact.
7. Commencez vos journées par bosser sur l’action qui apporte le plus de résultats dans la réalisation de votre objectif.
Ainsi, vous investirez vos meilleures heures sur vous et vous accueillerez avec bienveillance les gens qui viennent vous déranger. Cette seule technique apporte beaucoup de résultats, car elle agit avant le quotidien surchargé / distrayant.
8. Rendez visible votre progression en gardant en tête « loin des yeux, loin de votre objectif. »
Voici comment aller plus loin pour atteindre vos objectifs
Vous souhaitez accéder gratuitement à la vidéo de ma conférence « Atteindre ses objectifs dans un quotidien surchargé » ?
il vous suffit de commenter cet article (partagez avec nous votre objectif, votre citation favorite ou simplement votre avis sur l’article).
Vous serez alors redirigé sur la vidéo de la conférence (57 minutes).
À propos de l’auteur Julien Gueniat
Julien Gueniat est le fondateur de l’Organisologie et l’auteur du livre “2 heures chrono pour mieux m’organiser.” Il aide les entrepreneurs ambitieux à quitter l'opérationnel en 90 jours.
