Comment rester à jour dans son travail : La revue des 7 jours - Temps Action

Gérer l’information qui nous parvient – Etape 4 : La revue de la semaine

Cet article fait partie de la série « Comment gérer l’information qui nous parvient. »

Dans cette quatrième partie, nous allons pousser les choses un peu plus loin et prendre un peu de hauteur, en réalisant un point global des 7 jours passés.

La revue hebdomadaire

La revue hebdomadaire permet de faire le point sur son travail et ses projets, une fois par semaine. C’est un minimum pour se mettre à jour et garder la vue d’ensemble de son activité.

Cette revue est importante pour plusieurs raisons.

D’abord, cela vous permet de traiter les informations de la semaine passée qui restent dans vos points d’entrée.

Ensuite, vous faites le point sur tout ce que vous avez à faire. Vous pouvez vérifier si vous n’avez passé trop de temps sur des choses secondaires, au détriment de vos projets prioritaires et des actions importantes à réaliser.

Vous prenez le temps de préparer les 7 à 15 jours à venir. Vous ne passez pas à côté des rendez-vous importants, et vous restez souple en cas d’imprévus.

Étape 4 : La revue de la semaine

Important : ne vous prenez pas la tête à définir votre revue dans les moindres détails.

Au fil des semaines, avec la pratique, vous allez optimiser, simplifier et améliorer votre revue, pour qu’elle colle au mieux à vos attentes.

Voici donc les 7 étapes à suivre pour réaliser un tour d’horizon complet de vos activités :

4.1 Planifier votre revue

La revue des 7 jours est un rendez-vous récurrent. Vous allez la faire toutes les semaines.

Je vous encourage donc à la programmer dès maintenant pour le reste de l’année.

Comment ? Vous avez 3 possibilités.

Si vous utilisez un agenda électronique, créez une entrée appelée “revue du vendredi” par exemple, qui se répète automatiquement toutes les semaines.

Si vous utilisez un agenda papier, vous pouvez faire la même chose, mais ce sera plus long. Dans ce cas, créez une alerte récurrente dans votre téléphone portable.

Enfin, la troisième solution consiste à créer une liste de tâches récurrentes, en plus de votre todo liste classique. Appelez là “liste hebdomadaire” par exemple.

Cette liste contient uniquement les tâches qui reviennent souvent (tous les jours ou toutes les semaines).

L’idée, c’est de consulter en priorité votre liste récurrente avant de traiter vos autres tâches de la journée.

Choisissez le jour qui vous convient le mieux pour réaliser votre revue. En principe, le lundi matin ou le vendredi après midi.

4.2 Vider les points d’entrée

Si vous n’avez pas pu traiter tous vos papiers et vos courriers électroniques au cours de la semaine passée, pas de panique.

Vous allez profiter de votre revue pour terminer cette tâche.

Il peut y avoir un imprévu qui vous empêche de réaliser votre routine. Cela arrive. Mais lorsque vous la faites, donnez-vous comme règle de tout traiter.

Vous allez faire le grand ménage et vider tout, complètement.

Commencez votre revue par vider les points d’entrée, c’est à dire :

  • Vider la bannette d’entrée : celle qui regroupe tous les documents papiers en attente d’être traité
  • Vider la boite mail

Reportez-vous aux étapes 2 (traiter les documents papiers) et 3 (traiter les emails) pour revoir la démarche complète.

4.3 Mettre à jour les projets en cours

C’est le moment de revoir vos projets en cours.

Regardez où vous en êtes et assurez-vous d’inclure au moins une tâche par projets en cours dans votre liste de tâche ou votre agenda.

Pour les visualiser plus facilement, vous pouvez indiquer derrière la tâche et entre parenthèse () le nom du projet en question.

4.4 Mettre à jour les listes de tâches

Selon votre organisation personnelle, vous pouvez avoir une ou plusieurs listes de tâches.

Si à l’heure actuelle, vous n’en avez aucune je vous recommande de créer 2 pages ou 2 fichiers textes spécifiques et d’organiser vos tâches ainsi :

  1. Page 1 : les tâches à faire aujourd’hui (3 tâches maximum) + en dessous les tâches à faire dans les 8 jours à venir (à revoir tous les jours)
  2. Page 2 : les tâches à faire plus tard, au delà de 8 jours (à revoir une fois par semaine)

Lisez cet article pour plus de détails.

Voici ce que vous allez faire dans cette partie de votre revue :

  • Reformuler les tâches mal définies : si vous avez noté des tâches un peu vagues, réécrivez les clairement de façon à ce qu’on comprenne tout de suite l’action à réaliser.
  • Supprimer les tâches inutiles et celles déjà réalisées que vous avez oublié de barrer.
  • Éliminer les tâches en double : dans le feu de l’action, vous avez peut-être noté 2 fois la même tâche.
  • Réorganiser vos tâches : remontez les tâches à faire en priorité en haut de votre liste

4.5 Mettre à jour l’agenda

Une fois votre liste de tâches à jour, vous allez programmer les rendez-vous à date fixe.

Votre agenda devrait contenir uniquement des rendez-vous et des tâches à faire à une date précise. Tout le reste devra aller dans la liste de tâches.

Il se peut que votre agenda soit déjà à jour. Simplement, profitez de cette revue globale pour vérifier que c’est bien le cas.

C’est facile. Il vous suffit de :

  • Planifier les rendez-vous de votre vie personnelle
  • Planifier les rendez-vous professionnels

Vous pouvez également réserver des créneaux précis pendant lesquelles vous allez exécuter les tâches de votre liste.

Suivant votre activité, ce n’est pas forcément utile. Mais pour ceux qui sont souvent interrompus ou très sollicités, ces rendez-vous “liste de tâches” peuvent s’avérer nécessaire.

4.6 Classer ce qui reste

Videz la bannette de sortie. S’il vous reste des documents à classer, faites le.

4.7 Optimisez votre revue

Une fois passé par toutes ces étapes, vous aurez une vision plus claire des choses.

Avez-vous oublié certaines choses dans votre revue ? Quelles actions pouvez-vous ajouter pour la compléter ?

Ou au contraire, que pouvez-vous modifier, simplifier ou éliminer pour optimiser votre routine et aller à l’essentiel ?

Prenez quelques minutes pour analyser les choses à la fin de votre revue.

Au fil des semaines, vous verrez peu à peu comment rendre le tout plus simple et plus efficace.

Pour conclure

Avec cette quatrième étape, nous arrivons au bout de notre série.

Vous avez maintenant un système complet pour gérer les informations de toute sorte qui vous parviennent au quotidien, et vous savez comment les utiliser pour travailler mieux.

Il ne vous reste plus qu’à mettre ces étapes en pratique pour vos papiers, vos emails et tout le reste, et l’adapter à votre sauce.

Photo © rangizzz – Fotolia.com

Poster un commentaire :

4 commentaires
mustapha slimani (@slim_alger) dit

Gérer l’information qui nous parvient: La revue des 7 jours | http://t.co/GAnqQDGP27 via @TempsAction

Répondre
comparer les banques dit

Vraiment, merci pour cette série. Elle me sera un guide à partir d’aujourd’hui.

Répondre
anumbre dit

Merci

Répondre
Temps Action (@TempsAction) dit

Gérer l’information qui nous parvient – Etape 4 : La revue de la semaine http://t.co/3CbjayZ95q

Répondre
Ajoutez Votre Réponse