Comment gérer ses emails comme un pro (4 Etapes) - Temps Action

Gérer l’information qui nous parvient – Etape 3 : Les emails

A l’étape précédente, nous avons vu comment traiter les documents papiers et organiser les actions qui s’y rapportent.

Aujourd’hui, on va appliquer une méthode similaire pour traiter ses mails.

traiter ses emails

La gestion des emails

Si vous recevez des dizaines de messages par jour, il y a de grandes chances pour que votre boite de réception ressemble à un magma informe et indigeste.

il va donc s’agir de reprendre le contrôle de ce point d’entrée, en appliquant dès maintenant une nouvelle politique pour la gestion de vos emails.

Étape 3 : La gestion des emails

Juste avant d’attaquer, il est primordial de réaliser un petit changement dans la façon dont vous consultez vos messages.

Encore une fois, essayez simplement ce qui suit, et jugez des résultats.

3.1 Désactivez la notification instantanée

Stoppez la notification automatique pour l’arrivée des nouveaux messages. Ce système, en plus de distraire en permanence, cause une perte de temps énorme.

Encore une fois, l’idée est de ne pas chercher à vouloir réaliser une tâche à tout prix dès qu’un email nous parvient, mais de le traiter en premier lieu, de façon à pouvoir l’exécuter le moment voulu.

3.2 fixez des plages horaires pour traiter vos emails

A partir de maintenant, consultez vos emails à heure fixe, pendant un temps limité et défini à l’avance. Comme pour le traitement de vos autres points d’entrée.

Je vous suggère de traiter vos mails 2 à 4 fois par jour.

Choisissez des périodes comprimées pour un maximum d’efficacité, 20 minutes par exemple. Votre objectif sera de traiter un maximum de messages dans cette limite de temps.

Vous pouvez choisir de traiter vos emails à la suite de votre rendez-vous “papier”, ou à un autre moment de la journée.

Simplement, je vous recommande de ne pas commencer la journée en consultant vos mails.

Bien que certains le fassent sans problème, comme l’expliquait Éric en commentaire de cet article.

En traitant ses mails en premier, il est tranquille pour le reste de la journée et n’ouvre plus sa boite de réception jusqu’au soir. Bien vu, et nul doute que cela lui permet de gagner pas mal de temps.

Me connaissant, je préfère éviter de le faire. Pourquoi ?

C’est le meilleur moyen de partir dans des directions imprévues, ou de se retrouver coincé par des demandes de toute sortes, en apparence urgentes.

C’est si facile de se faire avoir. Autant ne pas se planter l’appât sous le nez.

Commencez plutôt la journée par une tâche importante. Vous aurez au moins la satisfaction d’avoir fait ça.

3.3 Choisissez une archive unique ou pas

Une bonne partie des messages que l’on reçoit est à garder pour référence.

Vous pouvez au choix :

  • les conserver dans une archive unique
  • les classer dans des dossiers thématiques

Certaines messageries, comme Gmail, permettent de créer des libellés pour marquer les messages et les retrouver plus facilement. Ce système est différent des dossiers dans le sens où l’on peut assigner plusieurs libellés à un même message.

En plus de gagner du temps lors du traitement, une archive unique simplifie grandement les choses. Et avec la recherche intégrée au logiciel de messagerie, vous pouvez retrouver facilement un message.

A ce stade, c’est à vous de choisir votre méthode d’archivage, en fonction de votre activité et de vos préférences.

3.4 Traitez vos emails

Traitez les messages un par un, en commençant par le haut.

Dès que vous ouvrez un email, décidez tout de suite d’une action. Cela doit devenir une
habitude :

  • Un email demande une action qui prend moins de 2 minutes : faites le tout de suite, puis archivez le.
  • Un email demande une réponse courte et rapide : répondez-y tout de suite, puis archivez le.
  • Un email comprend une tâche qui prend plus de 2 minutes : transformez cet email en tâche et ajouter là à votre liste de tâches. Puis archivez le message.
  • Un email demande une action à faire à un jour précis : inscrivez cette action dans votre agenda au jour correspondant, puis archivez ou supprimez l’email.
  • Un email contient de l’information à conserver pour référence : archivez le dans le dossier correspondant ou dans une archive référence unique.

Enfin, supprimez immédiatement les emails inutiles et désinscrivez-vous de tous ceux que vous ne lirez jamais en cliquant sur le lien de désinscription présent dans le message (en général tout en bas).

Chaque email ouvert et traité sort immédiatement de la boite de réception, de façon systématique.

Il n’y a que 2 choix possibles pour le sortir : archiver ou supprimer.

Traitez le maximum de mails par session.

Par la suite, purgez votre boite de tous les nouveaux messages inutiles de façon à ne plus les recevoir et ne plus l’encombrer pour rien. Lisez cet article pour en savoir plus.

A venir…

Après cela, il vous restera à voir une dernière étape pour sceller votre organisation et vous assurer de passer le plus gros de votre temps sur les choses importantes.

Nous verrons jeudi comme se déroule cette quatrième partie.

Je vous montrerai notamment :

  • L’étape indispensable par laquelle il vous faut passer si vous ne voulez pas voir votre organisation s’écrouler comme un château de carte du jour au lendemain
  • Les 2 jours de la semaine les plus adaptés pour mettre tout ça en pratique (vous n’aurez à en choisir qu’un seul)
  • Les 7 points précis à suivre pour rendre ce rendez-vous pratique et efficace, et vous assurer de toujours garder une vue globale de vos activités

Vous saurez tout, jeudi.

Photo © ra2 studio – Fotolia.com

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6 commentaires
Dev Perso (@dvperso) dit

[TempsAction] Gérer l’information qui nous parvient – Etape 3 : Les emails http://t.co/dSKcpfiKES via @TempsAction

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TempsAction (@TempsAction) dit

Gérer l’information qui nous parvient – Étape 3 : Les emails http://t.co/X0FkkK8wka

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demande de devis dit

Merci beaucoup pour tout ces conseils, tjrs intéressant de vous lire.

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comparer les banques dit

Pour la notification instantanée, je l’ai activée pour que dès le chef m’envoie un email, je le consulte. Est-ce que cela ne représente pas une raison pour ne plus désactiver cette fonctionnalité?

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    Clément dit

    Pour ma part, non. Parce que votre travail et votre concentration est aussi importante que celle de n’importe qui d’autre. Du moins, c’est mon point de vue…

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@e_influenceur dit

La gestion des emails en 4 étapes | http://t.co/Y6sqMYRBoI

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