Faites-vous cette erreur avec votre agenda ? - Temps Action

Faites-vous cette erreur qui vous pousse à ignorer les tâches de votre agenda ?

En surfant sur internet, un article de blog parlant d’efficacité m’a interpellé. Il présentait un moyen d’organiser ses tâches pour améliorer sa productivité.

Son principe ?

Noter toutes ses tâches dans son calendrier, de la plus simple à la plus grosse.

Si une tâche ne peut pas être faite le jour J, la reporter au lendemain et cela de façon indéfinie jusqu’à trouver le temps et la motivation pour la faire.

Même si le principe de base est très bon, à savoir noter tout ce que l’on doit faire, je ne suis pas vraiment d’accord avec la solution proposée.

Je vous explique pourquoi, quel doit être le rôle de l’agenda et une alternative pour gérer ses tâches de façon efficace.

agenda

L’agenda : un rôle bien défini

Bien des gens reportent sans arrêt leurs tâches à plus tard, y compris les plus importantes. Ça peut arriver à tout le monde.

Mais une fois l’habitude ancrée, c’est un vrai casse tête pour s’en sortir.

Et le fait de noter tout ce qu’on doit faire dans son agenda et de reporter ses tâches reste une solution limitée pour passer à l’action.

Si vous le faites, cette fausse bonne idée risque bien de se retourner contre vous et devenir un excellent moyen de procrastiner.

Une bonne intention qui se retourne contre vous

Dans tout ce que nous avons à faire chaque jour, peu de tâches possèdent une date résolument fixe pour les réaliser.

Quand on les met toutes dans son agenda, on donne à la plupart des dates artificielles. Cela part d’une bonne intention puisqu’on essaye de se pousser à les accomplir.

Le problème, c’est qu’on y croit pas, parce que ces dates sont fausses.

Comme on sait que c’est  faux, on se permet de remettre au lendemain tout ce qu’on a pas pu faire le jour même.

Puis, comme ça va pas nous tuer, on les repousse une fois de plus, jusqu’à les ignorer carrément pour certaines d’entre elles. De fil en aiguille, on répète le même processus indéfiniment.

On prend l’habitude de le faire, avec le risque de reporter des tâches vraiment importantes car les dates de son agenda ne sont pas prises au sérieux.

Redonner sa véritable place à l’agenda

Que faut-il faire à la place ?

Arrêter de noter toutes ses tâches dans son agenda ou son calendrier.

L’idée, c’est de séparer ce qui doit être fait à une date précise du reste des tâches.

Il ne faut pas se limiter à l’agenda pour s’organiser, mais l’intégrer à un système plus complet avec lequel on pourra organiser toutes ses activités en fonction de leur priorité.

Une solution globale pour gérer ses tâches

Voici comment faire en pratique :

1. Réservez l’agenda uniquement et totalement pour les tâches à faire à une date précise ou à une heure bien définie.

Un rendez-vous chez le coiffeur, un entretien avec un client, un appel téléphonique avec un partenaire disponible uniquement le jeudi matin, un anniversaire… Voilà le genre de choses à mettre dans son agenda.

Si vous n’utilisez pas du tout d’agenda mais que vous mettez systématiquement une date pour chaque tâche, évitez de le faire. Limitez les dates aux éléments qui en ont vraiment besoin.

2. Notez les autres tâches à part, dans une liste de choses à faire.

Je vous propose d’essayer un système pratique et efficace utilisant 2 listes :

  • La liste des tâches “du jour”

Indiquez dans cette liste les 3 ou 4 tâches qui doivent absolument être faites aujourd’hui. J’insiste sur le “absolument”.

Il est primordial de faire la distinction entre ce qui est vraiment prioritaire et ce qui ne l’est pas.

Dans votre agenda, vous pouvez planifier certaines tâches des semaines ou des mois à l’avance.

Par contre, votre liste du jour est à préparer le matin même, ou la veille au soir. C’est ce qui les différencie.

  • La liste pour les tâches à faire “plus tard”

Dans cette liste, vous allez mettre toutes les actions qui n’ont pas de dates précises de réalisation et que vous souhaitez faire dès que possible.

Ces tâches peuvent attendre, vous n’êtes pas obligé de les faire là maintenant.

Vous pouvez intituler cette liste “à faire plus tard” ou bien “tâches en réserve”.

L’avantage, c’est qu’elles sont notées quelque part, donc on ne les a pas à l’esprit sans arrêt.

Cette liste sert en quelque sorte de réserve de tâches.

Une fois fini ses actions du jour et celles de son agenda, si on a encore du temps, on peut jeter un œil à la liste “plus tard” pour voir si on peut réaliser une des tâches inscrites.

Mais comment faire pour ne pas oublier de réaliser ces tâches à faire plus tard ?

C’est simple, il faut juste revoir cette liste une fois par jour, ce qui ne vous prendra que quelques secondes.

Si un des éléments notés devient prioritaire, on le place dans sa liste du jour.

Au final, comment gère-t-on l’arrivée de nouvelles tâches ?

Dès qu’une nouvelle tâche se présente, il suffit de la noter :

  • Dans son agenda si c’est à faire à une date précise
  • Dans sa liste du jour si c’est pour aujourd’hui
  • Dans sa liste de “tâches en réserve” si c’est à faire dès que possible

C’est tout bête, mais ça permet de faire un tri dans son quotidien, de mettre en avant ce qui doit être fait en premier et de donner à chaque chose sa juste place.

Et ça évite de surcharger inutilement son emploi du temps et de se décourager avant même d’attaquer la journée.

Pour aller plus loin

Si vous avez beaucoup de tâches à gérer (c’est à dire plus de 20-25 tâches), ça peut-être utile de compléter votre système d’organisation avec une liste “semaine” pour plus de clarté.

Cette liste regroupera les choses à réaliser dans les 8 jours à venir. Les tâches qui peuvent attendre plus longtemps iront dans la liste “tâches en réserve”.

Je vous présenterai bientôt un système d’organisation dans le même ordre d’idée, encore plus complet et facile à mettre en place.

D’ici là, n’hésitez pas à tester celui-là Clignement d'œil

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11 commentaires
TempsAction ( dit

Faites-vous cette erreur qui vous pousse à ignorer les tâches de votre agenda ? http://t.co/qI0yudpe

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DuaelFr dit

Article intéressant comme souvent.
Comment géreriez-vous les tâches à faire “plus tard” mais “avant le XX/YY” ?

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    Clément dit

    Bonjour Duael,

    Merci pour ton commentaire.

    Bonne question à vrai dire 🙂

    Pour gérer ce genre de tâches, on peut se fixer un rappel qui nous alertera de cette tâche avant la date d’échéance.

    Par exemple, fixer une alerte si on utilise un logiciel ou application de gestion de tâches.

    En utilisant le système d’organisation vu dans l’article, on peut simplement mettre une date de rappel juste devant la tâche concernée.

    Par exemple, si dans la liste “plus tard”, tu as la tâche “Intégrer en PHP le header du site de Pascal” à faire avant le 30 octobre, tu peux noter dans ta liste :

    20 Octobre – Intégrer en PHP le header du site de Pascal

    Comme ça, tu peux garder un oeil dessus et être alerté avant l’échéance. Le jour du 20 Octobre, si la tâche n’a pas encore été faite, tu la transfère dans la liste du jour.

    On peut faire la même chose en mettant la date limite à la place du rappel, mais seulement si la tâche le nécessite.

    Tout dépend si on souhaite réaliser la tâche avant le jour J ou pas.

    Bonne fin de journée.

    Clément

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Virginie dit

Tout à fait d’accord ! Mettre des fausses dates butoir, c’est comme avancer sa montre de quelques minutes pour être à l’heure. Ça ne peut marcher que si on ne sait pas que c’est faux…

Par contre, mettre toutes ses tâches dans son agenda peut permettre de se rendre compte d’une éventuelle surcharge de travail. On voit le contenu de la journée s’allonger de jour en jour. Ca aide à identifier qu’il est temps de purger un peu sa liste 😉

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    Clément dit

    Bonjour Virginie,

    Merci pour ton commentaire.

    Oui, ça peut être utile comme tu dis pour détecter les moments où on à trop à faire et agir en conséquence.

    Après, chacun utilise la méthode d’utilisation qui lui convient, du moment qu’il en est satisfait. Pour moi, avoir tout dans l’agenda, ça marche pas 🙂

    Bonne journée.

    Clément

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Iforpro ( dit

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    Argancel dit

    Hello,

    Je crois en effet qu’il faut faire la différence entre les tâches “de réserve” et les tâches programmées. Les premières étant des “idées” de tâches, et les secondes dénotant un engagement véritable.

    Un fois qu’on a fait cette distinction, on peut vérifier périodiquement dans cette liste de tâches de réserve, si une des tâches est devenue pertinente.

    Dans ce cas de l’article que tu as lu, l’auteur a peut-être essayé de trouver un moyen simple pour que cette pratique se fasse chaque jour ?

    Evidemment il faut que cette liste de tâches “de réserve” soit placée en-dehors de la liste de tâches du jour.

    On peut par exemple créer un rituel matinal dans lequel on vérifie cette liste des projets remis à plus tard, ou bien de le faire chaque semaine comme le conseille un certain David Allen.

    La liste des 8 jours que tu décris peut aussi être remplie à cette occasion.

    Répondre
      Clément dit

      Hello Argancel,

      Merci pour ton commentaire pertinent 😉

      L’idée de l’article dont je parle au début était que même si une tâche est repoussée pour x raisons, on l’a pris en compte, elle est noté dans son agenda et donc on finira bien par la faire un jour ou l’autre.

      Dans le fond, c’est déjà un pas important par rapport à quelqu’un qui n’a aucune méthode pour s’organiser et qui finit par mettre au oubliettes les choses qu’il ou elle aimerait faire.

      Créer un rituel matinal est une très bonne chose, ainsi que la revue jour/semaine.

      Dans mon article, je propose de revoir cette liste “de réserve” une fois par jour. Cette règle peut être adaptée en fonction de ses besoins.

      Par exemple, si on ajoute une liste “semaine”, c’est plutôt celle-ci qu’on reverra une fois par jour.

      Dans ce cas, la liste “de réserve” ne sera revue qu’une fois par semaine, les choses qu’elle contient n’ayant pas besoin d’être traité dans les 8 jours à venir.

      J’en dirai davantage sur ce sujet dans un prochain article.

      Bonne fin de journée.

      Clément

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AVELINE Anne ( dit

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Dominique dit

Vous n’allez pas me croire, mais je n’ai pas d’agenda, chaque jour est une nouvelle journée ou j’improvise, j’ai cette chance, ou cette faculté ? de pouvoir me laisser voguer au grè du vent, et ce la me réussi plutôt bien en général.

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