7 principes clés pour apprendre à s’organiser et travailler mieux

A défaut de bien s’organiser, il est facile de perdre du temps pendant la journée.

Votre environnement, votre planification et votre façon de travailler ont une grande influence sur l’avancement de vos tâches.

Alors voici 7 astuces pour vous aider dans la réalisation de vos tâches quotidiennes. Et vous faire progresser à vive allure.

Apprendre à s’organiser, pour ne plus vivre ça…

1. Pas plus de 5 tâches importantes par jour

Pour un maximum d’efficacité, il vaut mieux ne pas programmer plus de 5 tâches importantes par jour.

Cependant, si vous gérez des activités très brèves (moins de 15 minutes), vous pouvez en ajouter plus sur votre liste. Mais gardez en tête de planifier vos plus importantes tâches de la journée en premier.

De cette façon, votre liste de tâches quotidienne est claire, courte et va à l’essentiel.

2. En faire un peu à la fois

Décomposez les activités exigeantes et complexes en petits éléments facilement réalisables.

Même si vous travaillez sur de gros projets, vos actions doivent être abordables si vous voulez que les choses avancent.

Ça peut sembler trivial comme ça, mais ces petites actions mises bout à bout conduisent à terme à de gros résultats.

N’en doutez pas. Avancer à petit pas est une excellente manière d’apprendre à s’organiser et de ne pas remettre à plus tard.

L’article « Quelle est la première action ? La question facile et rapide aux effets percutants » vous montre comment faire ça.

3. Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche

Pour avancer avec régularité dans vos projets, essayez d’estimer précisément combien de temps demande chacune de vos tâches.

C’est vraiment frustrant de mettre 3 heures à faire quelque chose que l’on pensait pouvoir faire en une 1/2 heure !

Prenez l’habitude de noter combien de temps vous prennent vos différentes activités.  Vous pourrez ainsi vous y référer plus tard, lorsqu’une situation similaire apparaît.

Pour les nouvelles tâches, regardez si vous avez déjà fait quelque chose de similaire, que vous pouvez utiliser comme référence.

Autrement, estimez une durée à la louche, et doublez là.

Si vous constatez un écart important entre l’estimation et le temps réel que vous avez mis, essayez de trouver ce qui cloche pour pouvoir faire mieux la prochaine fois.

Si vous manquez souvent de temps, demandez-vous si vous êtes assez stricte vis-à-vis des interruptions. Avez-vous bien évalué tous les éléments nécessaires pour accomplir la tâche ? Pouvez-vous utiliser des modèles ou des checklists pour vous faciliter le travail ?

Rappelez-vous aussi que plus il y a de personnes impliquées dans la réalisation d’une tâche, plus il y a de chances d’y avoir des retards.

Quand vous évaluez une tâche, gardez en tête la loi de Parkinson :

4. Être ambitieux, mais ne pas se surcharger

Tout le monde aimerait avoir des journées productives et bien remplies. Et quitter son travail avec la sensation d’avoir accompli des choses concrètes, d’avoir fait le nécessaire.

Mais n’en faites pas plus que ce que vous pouvez faire réellement. Quand on est en pleine forme, on a tendance à ajouter quelques extras dans son agenda pour tester ses limites.

Au lieu de cela, utilisez le temps qu’il vous reste pour savourer votre succès et faire ce que vous aimez !

Vous verrez, c’est l’une des « drogues » les plus motivantes.

5. Programmer seulement 60% de son temps

Si vous voulez accomplir tout ce que vous avez prévu de faire, ne programmez pas plus de 60 ou 70% de votre temps.

Car il arrive toujours des événements imprévisibles. Gardez le reste de votre journée pour gérer les urgences, les interruptions, le manque de concentration et la fatigue.

6. Faire une revue de son plan

Prenez l’habitude de revoir votre plan régulièrement, au moins une fois par semaine.

Avez-vous accompli tout ce qui était prévu ? Quelles activités n’avez-vous pas pu faire ? Pourquoi ?

Analysez votre semaine et tirez en des conclusions. Reportez au jour suivant ce que vous n’avez pas pu faire aujourd’hui. Ou bien déléguez-le ou éliminez-le si ce n’est plus significatif.

Voici un exemple de revue que vous pouvez mettre en place pour garder le contrôle de vos tâches et de vos projets :

• Liste de tâches du jour : à revoir autant de fois que nécessaire dans la journée.
• Liste de tâches de la semaine : à revoir une fois par jour
• Liste de projets en court : à revoir une fois par semaine

Une fois par semaine, le vendredi après midi ou le dimanche soir par exemple, préparez la semaine qui vient. Quelles tâches devez-vous accomplir ? Sur quel jalon de projet faut-il avancer ?

Bref, définissez les résultats que vous devez avoir atteints en fin de semaine prochaine.

7. Finir chaque tâche avant de passer à une autre

Autant que possible, finissez chaque tâche avant de passer à une autre. Car faire une chose à la fois est plus efficace que de faire du multitâche et de sauter d’une tâche l’autre.

Cela vous évitera de vous disperser.

Ça vous évitera aussi de devoir revenir à une tâche sur laquelle vous n’avez pas travaillé depuis longtemps.

Car il vous faudra retrouver les documents, vous familiariser avec, préparer tout ce dont vous avez besoin, et enfin commencer… Ce qui dévore pas mal de temps.

Des études ont montré qu’après une interruption, on peut mettre jusqu’à 20 minutes pour retrouver pleinement son efficacité. Ce qui montre le temps et l’énergie perdu chaque fois qu’on nous dérange ou qu’on arrête un travail.

Donc, pour gagner du temps, faites en sorte de terminer ce que vous commencez autant que possible.

Et si vous devez vous vraiment arrêter au milieu d’une tâche, bloquez dès maintenant dans votre agenda le moment où vous allez la reprendre.

A vous de jouer

S’organiser est une question d’habitude et de méthode.

En appliquant les bons principes, vous pouvez rapidement améliorer votre organisation. Et voir les résultats au quotidien.