Fiche action priorités 3 : la revue hebdomadaire - Temps Action

Boucler la boucle en 15 minutes
par semaine

À ce stade de la partie, vous disposez d’une méthode efficace pour vous organiser de façon pratique au quotidien, tout en passant davantage de temps sur les priorités dans votre travail et votre vie.

Mais il manque encore un petit quelque chose pour vous assurer de ne pas dérailler en cours de route et faire des progrès qui vous accompagne sur la durée.

Si vous réussissez à réaliser vos priorités cette semaine, c’est déjà bien.

Mais qu’en est-t-il de la semaine suivante ? Puis celle d’après ? Puis le mois prochain ?

Comment pouvez-vous faire pour ne pas retomber dans le tourbillon du quotidien ? Pour ne pas perdre de vue vos objectifs et vos priorités ?

Pour y parvenir, vous devez mettre en place des actions précises, que vous allez répéter à un moment précis, chaque semaine.

Ces tâches récurrentes jouent 2 rôles majeurs :

  1. Elles vous assurent de progresser à un rythme régulier sur vos priorités et vos projets
  2. Elles vous permettent de garder le contrôle de tous les aspects de votre travail et de votre vie

En effet, si vous ne revoyez pas régulièrement vos objectifs et les tâches que vous devez faire, vous allez vite vous retrouver dépassé. Et les outils d’organisation que vous utilisez perdront leur utilité.

Il vous faut donc un moyen pratique qui vous assure de rester à jour au fil du temps.

Vous allez connaître, grâce au plan ci-dessous, les actions que vous devez réaliser chaque semaine pour rendre votre travail et votre vie mieux ordonnée et plus pratique.

Voici donc l’élément majeur à ajouter à votre organisation, et comment le mettre en pratique :

La revue du vendredi

La revue du vendredi représente l’ossature de votre système.

Quand vous réalisez vos tâches chaque jour, vous êtes dans l’action. Dans l’opérationnel.

Pour faire votre revue, vous changez de costume. Vous prenez de la hauteur pour aligner vos actions à venir avec les objectifs que vous voulez atteindre.

La revue hebdomadaire permet de faire le point sur votre travail et vos projets, une fois par semaine. C’est un minimum pour se mettre à jour et garder la vue d’ensemble de son activité.

Concrètement, cela vous permet de traiter les informations de la semaine passée dont vous n’avez pas eu le temps de vous occuper : papiers, emails, etc.

Mais surtout, vous faites un tour d’horizon de tout ce que vous avez à faire.

Vous pouvez vérifier si vous n’avez passé trop de temps sur des choses secondaires, au détriment de vos projets prioritaires et des actions importantes à réaliser.

Vous prenez le temps de préparer les 7 à 10 jours à venir. Vous ne passez pas à côté des rendez-vous importants, et vous restez souple en cas d’imprévus.

Dans tous les cas, ne vous prenez pas la tête à définir votre revue dans les moindres détails. Commencez avec quelque chose de simple.

Au fil des semaines, avec la pratique, vous pourrez affiner votre revue, pour qu’elle colle au mieux à vos attentes.

Avant de commencer, voici ce que vous devez faire :

Planifier votre revue

La revue des 7 jours est un rendez-vous récurrent. Vous allez la faire chaque semaine. Je vous encourage donc à la programmer dès maintenant pour le reste de l’année.

Comment ?

Vous avez 2 options :

Si vous utilisez un agenda électronique, créez une entrée appelée “revue du vendredi” par exemple, qui se répète automatiquement toutes les semaines. C’est l’option la plus simple qui soit.

Si vous utilisez un agenda papier, vous pouvez faire la même chose, mais ce sera un peu plus long. Dans ce cas, vous pouvez également créer une alerte récurrente dans votre téléphone portable pour vous rappeler de la faire le moment voulu.

Ceci étant dit, voici les 5 étapes à suivre pour réaliser un tour d’horizon complet de vos activités :

1. Videz tout

Si vous n’avez pas pu traiter tous vos papiers et vos emails au cours de la semaine passée, profitez de votre revue pour terminer cette tâche et repartir la semaine suivante sur de bonnes bases.

Faites ce que j’appelle le grand ménage, et videz tout, complètement, c’est-à-dire votre boite de réception ainsi que votre bannette ou point de stockage « documents papiers ».

2. Mettez à jour vos projets

C’est le moment de revoir vos priorités du moment :

  1. Regardez où vous en êtes et définissez pour chaque projet en cours la prochaine action à réaliser.
  2. Choisissez la tâche importante à faire en priorité le lundi suivant, et notez la dès à présent dans votre liste de tâches journalière.
  3. Réservez dans votre agenda le nombre de créneaux nécessaires cette semaine pour faire avancer ces priorités.

3. Mettez à jour vos listes de tâches

Commencez par revoir la liste « à faire cette semaine » de cette façon :

  1. Reformulez les tâches mal définies : si vous avez noté des tâches un peu vagues, réécrivez les clairement de façon à ce qu’on comprenne tout de suite l’action à réaliser.
  2. Réorganisez vos tâches : remontez les tâches à faire en priorité en haut de la liste
  3. Enfin, relisez la liste “à faire plus tard” et placez les tâches à accomplir cette semaine dans la liste “à faire cette semaine”.

Cette étape ne vous prendra qu’une poignée de minutes et vous sera très utile.

4. Mettez à jour votre agenda

Une fois vos listes de tâches à jour, vous allez programmer les rendez-vous à date fixe.

Rappelez-vous. Votre agenda devrait contenir uniquement des rendez-vous et des tâches à faire à une date précise. Tout le reste devra aller dans la liste de tâches.

Le créneaux de la semaine vous servant à avancer sur vos priorités représentent eux aussi des rendez-vous.

Il se peut que votre agenda soit déjà à jour. Simplement, profitez de cette revue pour vérifier que c’est bien le cas.

C’est facile. Il vous suffit de :

  • Planifier les rendez-vous de votre vie personnelle
  • Planifier les rendez-vous professionnels

5. Classer ce qui reste

Si vous avez des documents à classer, faites le en dernier.

Avec ces 5 étapes, vous avez déjà en main une revue hebdomadaire efficace et qui vous sera d’une aide précieuse pour rester à jour, faire avancer vos priorités et chose importante, gagner en liberté d’esprit.

Vous aurez une vue claire de ce qui vous attend la semaine suivante et de la direction où vous allez.

Prenez le temps d’y passer au moins 10 à 15 minutes pour compléter votre tour d’horizon.

Vous verrez, en fonction de vos activités, certaines étapes peuvent être réalisées très rapidement.

Voici ce que j’ai pour vous

Avec cette dernière partie, nous arrivons au terme de votre système de gestion de tâches.

J’espère que vous avez pu entrevoir les changements que cela peut vous apporter dans votre quotidien, pour vous aider à avancer sur ce qui compte vraiment pour vous, en ayant la sérénité de ne rien laisser de côté.

Maintenant, vous pouvez utiliser ce que vous avez appris et vous débrouiller tout seul.

Ou je peux vous fournir un système étape par étape complet pour consacrer de plus en plus de temps à vos priorités au travail et dans la vie, qui vous montre notamment :

  • Les 3 piliers pour sortir de l’urgence perpétuelle en 7 jours ou moins… et pour longtemps
  • Comment clarifier vos « vraies » priorités au travail et dans votre vie personnelle
  • Les astuces de pro pour réduire de moitié les interruptions dues aux emails, au téléphone, aux collègues et à vous-même
  • La méthode pas à pas pour gérer vos emails en y passant 3 fois moins de temps
  • Les 4 techniques pour doubler votre efficacité au bureau sans devenir un bourreau de travail

Et beaucoup plus encore…

Cette méthode, livrée avec des modèles et des check listes à l’appui, vous montre comment vous organiser de la bonne façon… et dégager plus de temps pour profiter de ce que vous aimez.

Et voici le meilleur. Vous pouvez tester cette méthode aujourd’hui sans débourser un centime :

 

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