Gérer l'information qui nous parvient : Les points d'entrée - Temps Action

Gérer l’information qui nous parvient – Etape 1 : Les points d’entrée

Cet article est le premier de la série “comment gérer l’information qui nous parvient” présentée lundi.

Dans une même journée, vous recevez des tas d’information. Sous forme d’emails, de papiers, mais aussi des infos orales.

Il vous faut un moyen pratique de recueillir tout ça, afin de le gérer au mieux. Mais pas seulement.

gérer l'information

En procédant de façon systématique, vous aurez l’assurance de ne rien oublier d’important et de ne pas perdre des bouts d’information dont vous auriez besoin pour votre travail.

De plus, vos papiers ne seront plus éparpillés dans tous les sens. Du stress en moins et de la sérénité en plus.

Pour faire ça, vous allez utiliser des points d’entrée, c’est à dire des endroits précis où vous rassemblez tous ces bouts d’information, avant de les traiter.

C’est que nous allons voir tout de suite.

Étape 1 : Définir les points d’entrée

Voici les points d’entrée que vous propose d’utiliser pour commencer, libre à vous de l’adapter à votre situation :

  • La boite email pour tous les courriers électroniques
  • 3 bannettes ou 3 dossiers pour centraliser et gérer les documents papiers
  • 1 liste papier “pense-bête” pour noter toutes les demandes orales, les idées qui vous viennent pendant la journée, le rappel d’une tâche à faire, etc.

Par exemple, si vous êtes en train de travailler sur un projet et qu’une demande vous parvient, notez là sur votre liste “pense-bête”. Cela vous permet de continuer votre tâche en cours, tout en étant confiant de ne rien oublier.

Et bien sûr, la messagerie vocale de votre téléphone pour tous les messages reçus par ce biais.

Voilà, c’est simple.

Veillez à limiter le nombre de points d’entrée que vous utilisez. Sinon, au but de quelques jours, vous risquez de laisser tomber, devant la lourdeur de la tâche à accomplir.

Et à partir de maintenant, vous allez centraliser tous les documents papiers qui vous arrivent dans une bannette, ou un dossier dédié à ça si vous n’en n’avez pas sous la main.

Ce sera votre bannette d’entrée.

Une lettre, une facture, un rapport, un magazine, un post-it… Peu importe.

Rien ne doit errer sur votre bureau.

Vous recevez un papier, vous le mettez dedans.

Quand le facteur vous rend visite, il dépose votre courrier dans la boite aux lettres. Il ne s’amuse pas à en mettre un peu dans la boite, un peu dans le jardin et le reste dans les arbres.

Procédez de même avec vos papiers, ce sera bien plus facile.

Je vous expliquerai par la suite le rôle des 2 autres bannettes.

Pour l’heure, le fait de tout grouper de cette façon vous permettra de mieux gérer l’information qui vous arrive chaque jour.

La suite…

Une fois vos points de collecte clairement définis, vous êtes prêt pour attaquer le traitement.

On voit ça dès vendredi prochain.

Vous découvrirez notamment :

  • Les 2 parties de votre travail à séparer absolument pour gagner en efficacité et ne pas partir dans tous les sens
  • Les 4 étapes à suivre pour traiter tous vos documents papiers (et les demandes orales) et identifier les tâches à réaliser
  • Comment utiliser les 3 bannettes pour rendre ce traitement encore plus simple et plus rapide

A vendredi !

Photo © Franck Boston – Fotolia.com

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4 commentaires
TempsAction (@TempsAction) dit

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comparer les banques dit

Personnellement, j’utilise la “pense-bête” et elle me semble très utile.

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TempsAction (@TempsAction) dit

Gérer l’information qui nous parvient – Etape 1 : Les points d’entrée http://t.co/P7cqhZAwbY

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Temps Action (@TempsAction) dit

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